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Guía de usuario de Automation Hub para el sector público
Última actualización 8 de abr. de 2024

Importar tu proceso

Al acceder a la página Importar proceso, el administrador de sistema del tenant, así como otros usuarios con roles que tengan permisos de acceso a esa opción podrán migrar ideas de automatización registradas en otras soluciones de software en Automation Hub para crear y mantener un proceso centralizado.

Para acceder a ella, ve a Consola de administración > Configuración de la plataforma > Importar proceso.

Al acceder a la página Importar proceso por primera vez, encontrarás lo siguiente:

  • La sección Configuración que contiene los botones Descargar plantilla CSV y Cargar CSV, que te permiten descargar la plantilla CSV específica de Automation Hub, completarla con los detalles de tus ideas y cargarla de nuevo a Automation Hub.
  • Las secciones Notas proporcionan más explicaciones para ayudarte a importar tus ideas.



Para empezar a importar tus ideas a Automation Hub, sigue los siguientes pasos:

  1. Haz clic en Descargar plantilla CSV para descargar la plantilla CSV. Esta plantilla contiene la estructura y campos específicos de Automation Hub.

  2. Aplica las actualizaciones.

    Para poder cargar el archivo CSV en Automation Hub, sigue los siguientes pasos:

    • No cambies el encabezado.

    • Utiliza solo el separador aceptado del formato CSV, que es la coma.

    • El símbolo de asterisco (*) marca los campos obligatorios.

    • La segunda fila de la plantilla contiene la forma adecuada de añadir tu información, además de consejos prácticos. Léelos con detenimiento antes de cargar tus datos.

      Para que la plantilla se sincronice con éxito, los siguientes campos obligatorios deben completarse con información.

Columna obligatoria de la plantilla

Descripción

Nombre de la automatización

Las ideas de automatización se insertan aquí. Es un campo obligatorio con un máximo de 100 caracteres,

caracteres alfanuméricos en idiomas extranjeros

y se aceptan algunos caracteres especiales: -, # , ( , ) , _

Dirección de correo electrónico del remitente (campo obligatorio)

El usuario debe insertar los correos electrónicos de los remitentes; el registrado en su cuenta de Automation Hub y el disponible en la página Asignar roles. El usuario debe tener el estado "Activo" o "Pendiente" en la página Asignar roles.

Descripción

El usuario debe añadir detalles y la descripción sobre la idea de automatización que se importará.

Categoría 1

El usuario debe añadir un área que exista en las

categorías de Automation Hub en el primer nivel,

por ejemplo, Finanzas y contabilidad, Legal y RR. HH.

Las decisiones tienen reglas directas

El usuario debe seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Totalmente en desacuerdo
  • No estoy de acuerdo
  • Ni Estoy de acuerdo ni No estoy de acuerdo
  • De acuerdo
  • Totalmente de acuerdo
  • No sé

Se accede a los datos de entrada digitalmente

El usuario debe seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Totalmente en desacuerdo
  • No estoy de acuerdo
  • Ni Estoy de acuerdo ni No estoy de acuerdo
  • De acuerdo
  • Totalmente de acuerdo
  • No sé

Los datos son estructurados

El usuario debe seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Totalmente en desacuerdo
  • No estoy de acuerdo
  • Ni Estoy de acuerdo ni No estoy de acuerdo
  • De acuerdo
  • Totalmente de acuerdo
  • No sé

No hay cambios previstos para este proceso en los próximos 6 meses

El usuario debe seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Totalmente en desacuerdo
  • No estoy de acuerdo
  • Ni Estoy de acuerdo ni No estoy de acuerdo
  • De acuerdo
  • Totalmente de acuerdo
  • No sé

¿Alguno de estos documentos de proceso está disponible?

El usuario debe seleccionar varias respuestas (separadas por comas) de entre las siguientes opciones:

  • Instrucciones de trabajo detalladas
  • Procedimiento operativo estándar
  • Mapas o diagramas de flujo de tareas o procesos
  • Archivos de entrada
  • Archivo de salida
  • Archivos varios
  • No hay archivos afiliados a este proceso
  • No lo sé
  • Comience a agregar la información de su idea en la fila 3, columna A.

  • Asegúrate de añadir en las columnas de categorías (G->K) los nombres exactos de las categorías ya definidas en la lista Categorías en Configuración de la plataforma > Categorías. Te recomendamos que copies las categorías de la lista CSV Categorías, que puedes descargar en Configuración de la plataforma > Categorías.

  • Si los campos "Fase" y "Estado" quedan vacíos, se rellenarán automáticamente con "Idea" y "Esperando revisión". Ten en cuenta que la fase y el estado que introduzcas deben ser los mismos que los que ya están establecidos para la plataforma Automation Hub. Por favor, compruébalos . No se aceptan otras fases y estados o formatos diferentes al mencionado.

3. Carga el archivo CSV actualizado haciendo clic en el botón Cargar CSV disponible en la sección Configuración, así como en la parte superior de la tabla en caso de que decidieras ocultar la sección Configuración.



Nota: Migrar datos existentes de un archivo CSV a una nueva instancia de Automation Hub no activa las notificaciones de correo electrónico para las ideas ya presentadas.

4. Consulta los detalles para las ideas recién añadidas en la página de vista previa.



  • Para aplicar actualizaciones a la información, selecciona el campo correspondiente haciendo clic en él e introduce la nueva información en el cuadro emergente.



  • Haz clic en Sincronizar actualizaciones para almacenar los cambios en la base de datos o Cancelar para eliminarlos.



Importante: si el archivo CSV cargado contiene información que falta o es incoherente, se mostrará un icono de advertencia y una descripción emergente con detalles sobre el error. Debes actualizar todos los campos marcados como tales para sincronizar el archivo CSV.

La dirección de correo electrónico del remitente y el propietario del proceso distingue entre mayúsculas y minúsculas. Cargar un archivo con uno de esos elementos genera un error.

Nota: al utilizar Automation Hub en otro idioma, la plantilla CSV seguirá estando en inglés y las respuestas añadidas al CSV en un idioma diferente no serán reconocidas por el sistema.
Consejo:

Quiero importar mis ideas existentes (almacenadas en csv), pero la característica de proceso de importación de AH solo admite las preguntas de la evaluación de alto nivel predeterminada.

He aquí una buena solución:
  1. Crea una versión de la evaluación de alto nivel para añadir todas las preguntas que quieres importar.
  2. Establece esa evaluación como activa.
  3. Descarga la plantilla de proceso de importación (que contendrá las preguntas actualizadas).
  4. Realiza la importación del proceso.
  5. Vuelve a la evaluación predeterminada original.

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