Administración de licencias de usuario

Nota:

La gestión de licencias de usuario se activa de manera predeterminada para todas las organizaciones creadas después del 1 de marzo de 2021.

Las licencias basadas en usuario dan una representación coherente entre el modelo comercial de UiPath® (SKU comprados) y las licencias disponibles para la distribución en una organización. Las licencias de usuario se gestionan por separado de las licencias de servicios/robots no asistidos, y no están vinculadas a un tenant específico; un usuario puede utilizar su licencia en varios tenants de la organización.

Este modelo te ayuda a asignar licencias en la organización proporcionando licencias a un solo usuario o a un grupo. El uso de grupos permite al administrador asignar un número de licencias a todos los miembros del grupo por orden de llegada, en lugar de tener que asignar las licencias una por una.

Habilitar la gestión de licencias de usuario

La gestión de licencias de usuario está disponible en la sección Administración de tu organización, accediendo al mosaico Configuración y eligiendo la pestaña Avanzado .

Una vez habilitas esta opción, todas tus licencias de Attended o Automation Developer se desasignan automáticamente de los tenants de Orchestrator, y las asignaciones de licencias se migran de Orchestrator a la página Licencias en Automation Cloud^TM.

Importante:

Después de habilitar la gestión de licencias de usuario, te recomendamos que no cambies ninguna asignación de licencias en Orchestrator hasta que finalice la migración, ya que es posible que esos cambios no se puedan migrar.

Dependiendo del número de asignaciones de licencias de usuarios y grupos que deban migrarse, este proceso puede tardar unos minutos.

Consideraciones de Orchestrator

Importante:

La gestión de licencias de usuario establece automáticamente la configuración de seguridad Aplicar autenticación de usuario, deshabilitar autenticación de clave de robot en Orchestrator. Los usuarios que utilicen la autenticación de clave de robot ya no podrán conectar sus robots a Orchestrator hasta que cambien a la autenticación interactiva. Esta configuración es incompatible con las carpetas clásicas.

Si vas a cambiar a la autenticación segura, es necesario volver a compilar los flujos de trabajo que utilizan actividades de Orchestrator o realizan llamadas HTTP directas a la API de Orchestrator utilizando paquetes de actividades 2020.10 o posteriores.

Migrar asignaciones de licencias de Orchestrator a tu organización

Estos son algunos escenarios comunes para migrar asignaciones de licencias de usuario o grupo desde Orchestrator a la página Licencias de Automation Cloud^TM .

Cuando se complete la migración, deberás volver a iniciar sesión en Studio o Assistant para adquirir la licencia.

Una vez que un usuario inicia sesión, puedes ver su última fecha de inicio de sesión marcando la columna Último en uso en las secciones Asignación de licencias a usuarios o Asignación de licencias a grupos de la página Licencias de Automation Cloud^{TM .}

Escenario 1

Context

Tienes:

• permisos en varios tenants de Orchestrator dentro de la misma organización de Automation Cloud^TM ,
• diferentes licencias asignadas en diferentes tenants de Orchestrator, ya sea explícitamente o como parte de un grupo de usuarios.

Resultado

Después de la migración, se te asigna una única licencia, es decir, la que se te asignó explícitamente, no la que recibiste a través del grupo.

Escenario 2

Context

Tienes:

• permisos en varios tenants de Orchestrator dentro de la misma organización de Automation Cloud^TM ,
• diferentes licencias asignadas en diferentes tenants de Orchestrator, solo como parte de grupos de usuarios.

Resultado

Después de la migración, se te asigna la licencia de grupo más potente, pero no tienes licencias asignadas explícitamente.

Escenario 3

Context

• Formas parte de varios tenants dentro de la misma organización de Automation Cloud^TM .
• Tienes diferentes licencias asignadas en diferentes tenants de Orchestrator, ya sea explícitamente o como parte de un grupo de usuarios.
• En uno de los tenants, tienes una licencia explícita asignada, con la opción Licencia externa habilitada.

Resultado

Después de la migración, la opción Licencia externa tiene prioridad, por lo que se habilita en la página Licencias de Automation Cloud^TM .

Separación de licencias entre tenants de Orchestrator

Una licencia de usuario está destinada a ser utilizada por un solo usuario en cualquier lugar dentro de la organización.

Con la gestión de licencias de usuario habilitada, un administrador primero asigna una licencia a un usuario o grupo, y luego otorga al usuario o grupo permisos en diferentes tenants de Orchestrator.

Los permisos son una forma granular de controlar las acciones que están disponibles para cada usuario. Las licencias no deben utilizarse en lugar de los permisos.

Por el contrario, sin la gestión de licencias de usuario habilitada, el mismo usuario necesitaría dos licencias en dos tenants diferentes, lo que proporcionaría una experiencia de gestión de licencias más pobre.

Si utilizas el modelo heredado para asignar licencias a tenants en función de las unidades de negocio internas, una vez que migres, deberás separar esas unidades de negocio mediante grupos y otorgar permisos a esos grupos a diferentes tenants.

Asignación de licencias de usuario

Asignación directa

La asignación de licencias directa se recomienda en los siguientes casos:

• para obtener control total sobre un conjunto limitado de licencias,
• Para lograr la granularidad de las licencias manteniendo la facilidad del control de acceso con grupos.

A: digamos que quiero mantener la administración del acceso fácil proporcionando permisos predefinidos para los escenarios típicos de mi empresa, mientras que la asignación de licencias particulares a unos pocos miembros seleccionados.

Ejemplo

Mary es miembro del grupo Automation Developers. Hay una regla de asignación para este grupo, que le asigna 10 licencias de Automation Developer . Como miembro del grupo Automation Developers, Mary heredaría una licencia de Automation Developer . Sin embargo, como administrador, quiero que a María se le asigne una de las licencias de Citizen Developer disponibles en la organización. Para mantener intactos los derechos de acceso de Mary y darle una licencia más potente, la dejaré en el grupo Automation Developers y le asignaré directamente una licencia de Citizen Developer .

B: Digamos que quiero controlar a qué usuarios de un grupo se les asigna una licencia particular cuando tengo un grupo de licencias limitado y un número mucho mayor de miembros del grupo que compiten por ellos.

Ejemplo

Hay 5 licencias Test Developer Pro asignadas al grupo de Desarrolladores de Automatización que consta de unos 100 miembros. Para evitar confiar en el principio de asignación por orden de llegada y garantizar el emparejamiento correcto entre licencia y usuario, asignaré manualmente la licencia a los 5 usuarios que quiero.

Importante: La asignación directa no es compatible con la asignación de grupos. Si haces uso de la asignación directa, el usuario dejará de beneficiarse de cualquier licencia heredada a través de la asignación de grupos.Otros ajustes heredados de los grupos no se verán afectados.

Asignación de grupo

Las licencias basadas en grupos son la ruta recomendada para las empresas porque la asignación de licencias se realiza automáticamente a través de reglas de asignación de grupos. La asignación de licencias a nivel de usuario individual puede dificultar la administración a gran escala.

Para hacer frente a esos desafíos, las licencias basadas en grupos te permiten asignar una o más licencias a un grupo. El grupo de licencias asignadas al grupo estará disponible para todos los miembros del grupo. Cualquier nuevo miembro añadido al grupo puede hacer uso de esas licencias.

Del mismo modo, al ser eliminado del grupo, un usuario pierde la posibilidad de utilizar dicha licencia.

Esto elimina la necesidad de gestionar las licencias por usuario.

Las reglas de asignación de grupos las configura un administrador. A diferencia de la asignación explícita de licencias por usuario, la asignación de grupos no consume licencias, sino que pone el grupo de licencias a disposición de los miembros del grupo. Los usuarios consumen licencias por orden de llegada dentro de los límites del número de licencias disponibles para el grupo.

Asignar licencias a un grupo

1. Asegúrate de haber iniciado sesión en tu organización de UiPath como administrador de la organización.
2. En la sección Administración de tu organización, accede al mosaico Licencias y selecciona la pestaña Usuarios .
3. Amplíe la sección Asignación de licencias a grupos.

   Se muestra una lista de grupos locales predeterminados . Estos grupos ya tienen asignadas las licencias correspondientes. Puedes añadir usuarios a esos grupos y mantener la asignación de licencias predeterminada, o cambiar la asignación de licencias de los grupos predeterminados si es necesario.

Ejemplos

Ejemplo A: digamos que quiero mantener la administración de acceso fácil proporcionando permisos predefinidos para escenarios típicos en mi empresa al tiempo que asigna licencias particulares a unos pocos miembros seleccionados.

María es miembro del grupo de desarrolladores de automatización. Existe una regla de asignación para este grupo que le asigna 10 licencias de Automation Developer. Como miembro del grupo Automation Developers, Mary heredaría una licencia de Automation Developer. Sin embargo, como administrador, quiero que se le asigne a Mary una de las licencias de Citizen Developer disponibles en la organización. Para mantener intactos los derechos de acceso de Mary y darles una licencia más potente, la dejaré en el grupo de Automation Developers y asignaré directamente una licencia de Citizen Developer.

Ejemplo B: digamos que quiero controlar a qué usuarios de un grupo se les asigna una licencia particular cuando tengo un grupo de licencias limitado y un número mucho mayor de miembros del grupo que compiten por ellos.

Hay 5 licencias de Automation Developer asignadas al grupo Automation Developers que consta de aproximadamente 100 miembros. Para evitar depender del principio de asignación por orden de llegada y garantizar el correcto emparejamiento licencia-usuario, asignaré manualmente la licencia a los 5 usuarios que quiero.

Múltiples licencias por usuario

Es posible que un usuario herede varias licencias por las pertenencias a grupos. En este caso, el usuario solo consumirá una de las licencias: la de mayor poder. Si ese tipo de licencia no está disponible, el usuario consumirá la segunda más potente.

Nota: Poder de licencia

El poder de las licencias es el siguiente, de mayor a menor poder:

Automation Developer > Citizen Developer > Attended > Action Center

Ejemplo: John Smith hereda una licencia Automation Developer y una licencia Action Center por pertenencia a un grupo. John consume la licencia Automation Developer, que es más potente que la licencia Action Center.

Nota:

Si un usuario hereda una licencia por pertenencia a un grupo y obtiene una asignada explícitamente, la licencia asignada explícitamente tiene prioridad y sobrescribe la licencia del grupo.

Si un administrador de la organización asigna explícitamente varias licencias a un usuario, este las consume todas.

Licencias externas o de socios

Los socios que utilizan la misma licencia en varias organizaciones de clientes pueden solicitar la habilitación de la funcionalidad de Licencia externa en la Organización de clientes. De esta manera, los socios pueden traer su propia licencia y conectarse a los servicios de Orchestrator del cliente sin utilizar del grupo de licencias del cliente.

Esto solo es posible para las SKU de desarrollador y requiere que Studio se active con una clave de licencia independiente. Por favor, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte o con tu contacto de UiPath para obtener más detalles sobre cómo activar esta funcionalidad.