Añadir nuevos clientes a una lista de SharePoint

Acerca de

Resumen: agregar nuevos clientes a una lista de SharePoint y crear cuentas de Salesforce con sus datos.

Aplicaciones: Listas de SharePoint, Excel, Salesforce

Descripción: Este ejemplo explica cómo añadir todos los nuevos clientes de un nuevo archivo de Excel a una lista de SharePoint, para luego crear una nueva cuenta y contacto en Salesforce para cada uno de ellos. A continuación, actualiza los elementos de la lista de SharePoint con el ID de Salesforce y el estado Procesado. Finalmente, crea una nueva carpeta para archivos procesados y mueve el archivo de Excel.

This example presents Microsoft 365 activities such as File Created, Add List Item, Get List Items, as well as Salesforce activities such as Create Account and Create Contact.

Nota:

Las actividades de lista de SharePoint usan nombres de columna, pero la interfaz de usuario de Studio expone los nombres para mostrar de las columnas. Por ejemplo, si tienes una columna llamada ID de Salesforce, cuando recuperes este campo en una variable, la variable será [...]field_5, porque field_5 es el nombre de la columna en el backend.

Flujo de trabajo

1. Abre Studio Web y crea un nuevo proyecto.
2. For How to start the automation select Event based, then select the Microsoft 365 File Created trigger activity.
3. En la actividad Desencadenador:
   1. Configure su conexión de Microsoft OneDrive y SharePoint.
   2. Establece el campo Ubicación de entrada. Por ejemplo, seleccione una de sus carpetas de OneDrive.
      
      

      

      
      
4. Add a For Each Row in Workbook activity:
   1. En el campo Libro , selecciona la variable de salida de la actividad Desencadenador Archivo creado .
   2. Selecciona el Rango. Por ejemplo, la primera hoja del libro, Hoja1.
   3. Configure los demás campos para que se adapten a sus necesidades. Por ejemplo:
      1. Tiene encabezados : establecer en Verdadero.
      2. Si la fila está vacía : establecer para Omitir.
         
         

         

         
         
5. Inside the For Each Row activity, add a SharePoint Add List Item activity, to create new customers.
   1. Elija la lista de SharePoint que necesita.
      
      

      

      
      
6. A continuación, aún dentro de Para cada, agregue una actividad. Cámbiele el nombre a Escribir celda - Estado, para identificarla fácilmente más tarde y configúrela:
   1. En el campo Libro , selecciona la variable de salida de la actividad del desencadenador Archivo creado .
   2. Seleccione la Hoja / Rango con nombre.
   3. In the Cell field, select the CurrentRow variable of the For Each Row in Workbook activity and drill down to the Status_Address property.
   4. Para Qué escribir : tipo añadido en el campo.
      
      

      

      
      
7. Add a second Write Cell activity. Rename it to Write Cell - SharePoint List ID and configure it:
   1. En el campo Libro , selecciona la variable de salida de la actividad del desencadenador Archivo creado .
   2. Seleccione la Hoja / Rango con nombre.
   3. In the Cell field, select the CurrentRow variable of the For Each Row in Workbook activity and drill down to the SP_List_ID_Address property.
   4. For What to write - Select the output variable of the Add List Item activity and drill down to the ID property.
      
      

      

      
      
8. Next, outside the For Each Row activity, add a Get List Items activity. This retrieves the customer information.
   1. Seleccione la lista de SharePoint.
   2. En el campo Columnas por recuperar , selecciona todos los campos de clientes que necesitas. Por ejemplo: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, ID de Salesforce, ID y título.
      Nota: Estos son los nombres para mostrar de las columnas. Los títulos de las columnas en el backend serán distintos.
      
      

      

      
      
      
      

      

      
      
9. Añadir una actividad "Para cada ":
   1. Para el campo Lista de elementos , selecciona la variable de salida de la actividad Obtener elementos de lista anterior y profundiza hasta la propiedad Rows .
   2. El campo Elemento se establece automáticamente en currentDataRow.
      
      

      

      
      
10. Dentro de Para cada, añade una actividad Si . Esto establece qué hacer en caso de que el campo del ID de Salesforce esté vacío.
    1. Establece la Condición: si currentDataRow.field_5 (el ID de Salesforce de las Columnas a recuperar) es texto vacío. En el editor de expresiones, la condición es: string.IsNullOrEmpty(currentDataRow.field_5) = true
       Nota: ID de Salesforce es el nombre para mostrar, field_5 es el nombre de la columna de backend.

       
       

       

       
       
11. Establezca la rama Entonces , es decir, la actividad a ejecutar en caso de que la condición sea verdadera.
    1. Añade una actividad Registrar mensaje para registrar el título del elemento de la lista. En el campo Mensaje , selecciona la variable Para cada currentDataRow y profundiza en la propiedad Title . Esto corresponde al nombre del cliente (la columna Título en la lista de SharePoint).
12. Añade una actividad Crear cuenta de Salesforce.
    1. En Nombre de la cuenta, selecciona la variable currentDataRow.Title .
13. Añada un contacto Crear de Salesforce y configúrelo. Haga coincidir los campos de actividad con la información recuperada usando el campo Columnas a recuperar en la actividad Obtener elementos de la lista :
    1. Apellido : establecer en currentDataRow.Lastname variable. Mostrado como currentDataRow.field_2.
    2. Cuenta : selecciona la variable de salida de la actividad Crear cuenta .
    3. Correo electrónico : establecer en variable currentDataRow.Email . Mostrado como currentDataRow.field_3.
    4. Nombre : establecer en la variable currentDataRow.Firstname . Mostrado como currentDataRow.field_1.
    5. Teléfono : establecer en variable currentDataRow.Phone . Mostrado como variable currentDataRow.field_4 .
       
       

       

       
       
14. Next, add an Update Single List Item activity and configure it:
    1. Seleccione la lista de SharePoint.
    2. En "ID del elemento de la lista", selecciona la variable Para cada currentDataRow.ID .
    
    

    

    
    
15. No configure la rama Si no.
16. Next, add a Get File/Folder activity:
    1. URL de archivo o carpeta : selecciona la variable de salida de la actividad desencadenador Archivo creado y profundiza en su propiedad ParentUri .
       
       

       

       
       
17. Add a Create Folder activity and configure it:
    1. Nombre de la carpeta : por ejemplo, establece el nombre en Archivos procesados.
    2. Parent folder - Select the output variable of the Get File/Folder activity.
    3. Si la carpeta ya existe : establecer para Cambiar nombre automáticamente.
       
       

       

       
       
18. Add a Move File/Folder activity, to move the new file to the processed items folder.
    1. Archivo o carpeta a mover : selecciona la variable de salida de la actividad del desencadenador Archivo creado .
    2. Carpeta de destino : selecciona la variable de salida de la actividad Crear carpeta .
    3. Si el archivo / carpeta ya existe : establecer en Reemplazar.
       
       

       

       
       
19. ¡Ya ha terminado y está listo para ejecutar su proyecto!