Trabajar con etiquetas de confidencialidad

Información general

Purview Information Protection de Microsoft es un servicio de control de datos centralizado que ayuda a las organizaciones a gestionar y controlar sus datos. Las etiquetas de confidencialidad en Microsoft Purview funcionan aplicando etiquetas a archivos y datos. Las etiquetas te permiten clasificar y proteger los datos de tu organización, al tiempo que te aseguras de que tu productividad y tu capacidad de colaboración no se vean obstaculizadas. Obtén más información en la documentación oficial de Microsoft: Más información sobre las etiquetas de confidencialidad.

En resumen, puedes utilizar etiquetas de confidencialidad para:

• Controla el acceso a archivos y carpetas.
• Define qué usuarios y grupos tienen permisos para realizar diferentes acciones (leer, escribir, modificar, compartir) en dichos archivos y carpetas.

Etiquetas de confidencialidad en las actividades de Office Desktop

Los siguientes paquetes y actividades ofrecen soporte para etiquetas de confidencialidad:

Excel:

• Ámbito de aplicación de Excel
• Utilice el archivo de Excel
• Obtener etiqueta de confidencialidad de Excel: recupera la etiqueta de confidencialidad del libro de Excel seleccionado.
• Añadir o actualizar la etiqueta de confidencialidad de Excel: añade o actualiza una etiqueta de confidencialidad del archivo seleccionado.

Word:

• Ámbito de aplicación de Word
• Obtener etiqueta de confidencialidad de Word: recupera la etiqueta de confidencialidad del archivo de documento seleccionado.
• Añadir o actualizar la etiqueta de confidencialidad de Word: añade o actualiza una etiqueta de confidencialidad del archivo seleccionado.

Presentaciones:

• Usar presentación de PowerPoint
• Obtener etiqueta de confidencialidad de PowerPoint: recupera la etiqueta de confidencialidad del archivo de presentación seleccionado.
• Añadir o actualizar la etiqueta de confidencialidad de PowerPoint: añade o actualiza una etiqueta de confidencialidad del archivo seleccionado.

Puedes usar el resto de las actividades de Office Desktop para trabajar con archivos que tienen etiquetas de confidencialidad aplicadas solo si configuras los permisos correctos. Por ejemplo, puedes recuperar archivos con una etiqueta de confidencialidad HR confidencial utilizando la actividad Obtener celda u Obtener rango de tabla si tu cuenta de usuario, la que ejecuta la automatización, tiene permiso para leer archivos etiquetados como Confidencial HR. Si la conexión no tiene acceso para leer o escribir un archivo, se lanza una excepción.

Etiquetas de confidencialidad en las actividades de Microsoft 365

El paquete de actividades de Microsoft 365 ofrece soporte para etiquetas de confidencialidad personalizadas con dos actividades:

• Obtener etiquetas de confidencialidad: recupera las etiquetas de confidencialidad de un archivo. Esto te permite comprobar si puedes trabajar con un archivo o no.
• Asignar etiqueta de confidencialidad: asigna una etiqueta de confidencialidad a un archivo especificado. Asegúrate de tener los permisos adecuados para trabajar con las etiquetas respectivas.

Puedes utilizar el resto de actividades de Microsoft 365 para trabajar con archivos que tienen etiquetas de confidencialidad aplicadas solo si configuras los permisos correctos. Por ejemplo, puedes recuperar archivos con una etiqueta de confidencialidad Confidencial RR. Si la conexión no tiene acceso para leer o escribir un archivo, se lanza una excepción.

Trabajar con etiquetas

El administrador de tu organización es responsable de definir y configurar las etiquetas. Cada etiqueta tiene un conjunto diferente de permisos, que van desde el menos restrictivo hasta el más restrictivo. Puedes obtener más información sobre este proceso en Crear y configurar etiquetas de confidencialidad.

Nota: Asignar etiqueta de confidencialidad funciona con ID de etiqueta. Póngase en contacto con su administrador para obtener la lista de ID de las etiquetas de confidencialidad utilizadas en su organización.

Limitaciones

• La API de Microsoft Graph y Outlook COM (aplicación de escritorio de Outlook) no admiten la adición de una etiqueta de confidencialidad a un correo electrónico cuando se utiliza la actividad Enviar correo/Enviar mensaje de correo de Outlook . Como solución alternativa, configura una política de organización de etiquetado automático para aplicar una etiqueta de forma predeterminada a todos los correos electrónicos. Además, no se admite la lectura de las etiquetas de confidencialidad de un correo electrónico.
• La API de Microsoft Graph no admite añadir una etiqueta de confidencialidad a un nuevo libro cuando se utiliza la actividad Crear libro. Primero debes crear el libro y luego utilizar la actividad Asignar etiqueta de confidencialidad para añadir una etiqueta.
• Se produce un error COM para los paquetes de Excel, Word y Presentaciones cuando una automatización intenta actualizar un archivo sin una etiqueta de confidencialidad requerida, según lo dispuesto por la política de la empresa.