Dokumentieren des Prozesses

Um mit der Aufzeichnung des Prozesses zu beginnen und Ihre Automatisierungsideen zu dokumentieren, wählen Sie eine der drei Optionen aus:

Diagramm erstellen – Erstellen Sie Ihr eigenes Workflowdiagramm mit allen erforderlichen Aktionen und verwenden Sie dann Task Capture, um für jede Aktion Screenshots zu erstellen und automatisch die erforderlichen Daten zu erfassen.
Prozess erfassen – Durchlaufen Sie den Prozess, während das Tool Ihre Aktionen automatisch erfasst, mit jedem Mausklick einen Screenshot erstellt und ein Workflowdiagramm basierend auf den gesammelten Daten erstellt.
Datei auf PC öffnen Öffnen Sie gespeicherte Dateien, die mit Task Capture erstellt wurden, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen. Sie können Dateiformate .ssp oder .ssg öffnen.

Mit dem Erfassungs-Widget können Sie den Prozess erfassen. Es wird angezeigt, sobald Sie auf die Option Prozess erfassen klicken. Je nach Task Capture-Version gibt es verschiedene Optionen:

Abbildung 1. Version 2020.10.2 und älter.

Den Erfassungsprozess anhalten. Dies hilft Ihnen, irrelevante Daten zu vermeiden.
Den Dokumentationsprozess fertigstellen.

Abbildung 2. Version 2020.10.3. Sobald das Widget angezeigt wird, wird die Schaltfläche Erfassung starten verfügbar gemacht, mit der Sie den Beginn des Erfassungsprozesses steuern können. Bevor Sie auf die Schaltfläche Starten klicken, empfehlen wir Ihnen, alle relevanten Anwendungen vorzubereiten, die zum Ausführen des Prozesses verwendet werden.

Sobald Sie auf Erfassung starten klicken, beginnt die Erfassung und die folgenden Steueroptionen werden angezeigt:

Anhalten: Ermöglicht es Ihnen, die Erfassung irrelevanter Daten zu vermeiden.
Beenden: Ermöglicht es Ihnen, den Dokumentationsprozess abzuschließen.
Titel hinzufügen: Ermöglicht es Ihnen, jeder Aktion, die Sie erfassen, einen aussagekräftigen Titel zu geben.
Beschreibung hinzufügen; Ermöglicht es Ihnen, jeder Aktion, die Sie erfassen, eine aussagekräftige Beschreibung hinzuzufügen.

Es zeigt auch die Anzahl der erfassten Aktionen und die Anzahl der verbleibenden Aktionen an, bis der Grenzwert von 500 Aktionen erreicht ist. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unten im Abschnitt Grenzwert für Aktionen.

Prozesstitel

Standardmäßig erhalten erfasste Prozesse einen Titel, der das Datum, den Monat und die Stunde enthält, zu der die Erfassung des Prozesses begann.

Um den Titel eines erfassten Prozesses zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf das Symbol zum Bearbeiten in Form eines Bleistifts. Es ist im oberen Teil des Bildschirms in der Mitte des oberen Anwendungs-Panels zu finden.
Sobald das Popup-Fenster Prozessdokument umbenennen angezeigt wird, geben Sie den neuen Namen für Ihren Prozess ein und klicken auf Übermitteln.

Grenzwert für Aktionen

Die Anzahl der erfassten Aktionen in einem Prozessdokument wirkt sich auf die Leistung der Anwendung aus, einschließlich der Arbeit mit dem Diagramm-Editor, dem Bild-Editor, den Exportoptionen und dem Prozessdefinitionsdokument. Aus diesem Grund ist die Anzahl der Aktionen, die erfasst werden können, auf 500 festgelegt. Bitte beachten Sie, dass diese Einschränkung Sie nicht daran hindert, Prozesse mit mehr als 500 Aktionen zu erstellen. Sie soll lediglich eine Orientierung bieten, welche Menge am besten für eine möglichst sinnvolle und produktive Arbeit mit Task Capture ist.

In der rechten Ecke des Fensters „Diagrammgenerator“ können Sie jederzeit einen Aktionszähler anzeigen, mit dem Sie die Anzahl der Aktionen überwachen können, die dem gesamten Workflow hinzugefügt wurden. Ein **Informations**-Symbol, enthält Einzelheiten über die Einschränkung.

Darüber hinaus zeigt das Widget zur Erfassung von Aktionen, aus denen der Prozess besteht, die Anzahl der für die dokumentierte Sequence erfassten Aktionen und die Anzahl der verbleibenden Aktionen, bis die Begrenzung von 500 Aktionen erreicht ist.

Abbildung 3. Version 2020.10.2 und älter

Abbildung 4. Version 2020.10.3

Sobald mehr als 500 Aktionen pro Dokument erfasst sind, wird eine Popup-Nachricht angezeigt, mit der Sie die Erfassung fortsetzen oder die Erfassung beenden können.

Abbildung 5. Version 2020.10.2 und älter

Abbildung 6. Version 2020.10.3

Falls Sie den Erfassungsprozess fortsetzen möchten, zeigt das Erfassungs-Widget im unteren Teil des Pop-ups die Anzahl der Aktionen an, die das Limit von 500 überschreiten.

Abbildung 7. Version 2020.10.2 und älter

Abbildung 8. Version 2020.10.3

Wenn Sie Aktionen kopieren und einfügen bzw. duplizieren möchten und dadurch der Grenzwert überschritten werden würde, wird eine Popup-Meldung angezeigt, mit der Sie die Aktion Abbrechen oder Dennoch fortsetzen können.

Weitere Besonderheiten

Wenn Sie während des Erstellungs-/Erfassungsprozesses die Spracheinstellung ändern, werden nur die Aktionen, die nach der Umstellung auf die neue Sprache aufgezeichnet wurden, in der jeweiligen Sprache angezeigt.

Task Capture bestimmt die Tastatureingabe nicht, sodass vertrauliche Daten aufgezeichnet werden können. Diese Daten können manuell entfernt werden: Gehen Sie dazu beim Schritt, bei dem sie erfasst und gelöscht wurde, auf das Feld „Beschreibung des Schritts“. Zu Beginn des Erfassungsprozesses wird eine Popup-Benachrichtigung angezeigt, die Sie über dieses Verhalten informiert.

Um die Eigenschaften des Workflows zu bearbeiten, klicken Sie auf Datei, um ein bestimmtes Firmenbranding zu speichern, zu exportieren oder anzuwenden. Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie im Kapitel Datei-Menü.

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