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Task Capture
Best Practices
Task Capture ist ein vielseitiges aber einfach zu verwendendes Tool, das die besten Methoden zum Erfassen und Exportieren von Prozessplandiagrammen bietet. Um von der Verwendung dieses Tools vollständig zu profitieren, können Sie sich die folgenden Empfehlungen zu Best Practices beherzigen.
Um mit der Erfassung der Aktionen des Prozesses zu beginnen, wählen Sie zuerst eine geeignete Art und Weise aus, wie Sie die Prozessübersicht erstellen. Die folgenden Optionen können ausgewählt werden:
- Erstellen Sie den Prozess manuell mit der Option Diagramm erstellen und erfassen Sie dann die relevanten Aktionen.
- Erfassen Sie den Prozess automatisch, während Sie die Aufgaben ausführen, und lassen Sie Task Capture den Plan automatisch herstellen, indem Sie die Option Prozess erfassen auswählen.
Die Option Diagramm erstellen ist geeignet, wenn Sie mit dem Prozess auf hoher Ebene vertraut sind und Sie damit zurechtkommen, zuerst das Workflowdiagramm zu erstellen und es dann mit den erfassten Aktionen auszufüllen.
Beginnen Sie mit Diagramm erstellen, falls:
- Der Prozess, den Sie dokumentieren möchten, kann als komplex beschrieben werden.
- Sie sind mit den Schritten auf Geschäftsebene des Prozesses vertraut und können ihn in den Diagrammplan übersetzen.
- Sie möchten zuerst den Prozess und seine Variationen entwickeln und dann die erforderlichen Aktionen für jede der Sequences erfassen.
- Ihr Ziel ist es, ein verständliches und einsatzbereites Prozessplandiagramm (PDD) zu erstellen.
Vorteile:
- Eine schnell und einfach zu verwendende Methode, mit der Sie das Ergebnis von Anfang an steuern können.
- Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Refactoring des Prozessplans, nachdem er aufgezeichnet wurde.
- Wenn Sie den Prozess während der Aufzeichnung beobachten, können Sie andere Automatisierungsmöglichkeiten entdecken, die Sie möglicherweise noch gar nicht gekannt haben.
Durch den Zugriff auf den Prozess erfassen wird die Aufzeichnung sofort gestartet. Auf diese Weise können Sie den Prozess durchlaufen, während das Tool Screenshots eines jeden Ihrer Klick, Hotkeys und Tastatureingaben erfasst. Nachdem Sie den Prozess abgeschlossen haben, erstellt das Tool basierend auf den von Ihnen erfassten Aktionstypen und der Umgebung automatisch das Workflowdiagramm.
Beginnen Sie mit der Methode mit Prozess erfassen, wenn Folgendes zutrifft:
- Der Prozess, den Sie dokumentieren möchten, kann als linearbeschrieben werden.
- Sie möchten beim Erfassen den Fokus auf Prozessaktionen legen, die später zu Dokumentationszwecken anstelle von Automatisierungsinitiativen verwendet werden können.
Vorteile:
- Rufen Sie die für den Abschluss Ihres Prozesses benötigten Aktionen einfach und schnell ab.
- Ermöglicht es Ihnen, den Prozess schnell zu dokumentieren.
Da die Option zum Aufzeichnen von Aktionen sowohl für die Methode „Diagramm erstellen“ als auch „Prozess erfassen“ verwendet wird, gelten die folgenden Empfehlungen unabhängig von der gewählten Methode.
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Nutzen Sie stets die Schaltfläche Anhalten, um Aktionen auszulassen, die für Ihren Prozess nicht relevant sind, und nur die wichtigen zu erfassen. So können Sie ein klares und leicht verständliches Prozessdiagramm erstellen.
Die Schaltfläche ist immer verfügbar, wenn das Erfassungs-Widget aktiv ist.
- Um informative und leicht zu verwendende Prozesspläne zu generieren, empfehlen wir, weniger als 50 Aktionen pro Sequence zu erfassen.
- Die Anzahl der Aktionen, die erfasst werden können, ist auf bis zu 500 festgelegt. Bitte beachten Sie, dass diese Einschränkung Sie nicht daran hindert, Prozesse mit mehr als 500 Aktionen zu erstellen. Sie soll lediglich eine Orientierung bieten, welche Menge am besten für eine möglichst sinnvolle und produktive Arbeit mit Task Capture ist.
Die Aktionen, die Sie aufgezeichnet haben, um Ihren Prozess zu dokumentieren, sind die wichtigsten Bestandteile Ihres Workflows. Es ist sehr wichtig, einige einfache Regeln zu befolgen, um effizient mit ihnen zu arbeiten. Je nach der Methode, die Sie zum Erstellen der Prozessübersicht auswählen, gelten unterschiedliche Regeln:
Diagrammmethode erstellen
- Fügen Sie für jeden Schritt einen aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung hinzu. Geben Sie so viele kurze und knappe Details wie möglich ein.
- Bei Bedarf können jedem Screenshot mit der Option Text zusätzliche Informationen hinzugefügt werden.
Die Methode „Prozess erfassen“
- Sehen Sie sich den Titel und die Beschreibung an, die für Ihre Aktionen und Sequences aufgezeichnet wurden. Ändern Sie sie bei Bedarf. Ziel ist es, dass diese Informationen so klar wie möglich sind.
- Wenn Sie mehrere kontinuierliche Sequences aufgezeichnet haben, die dieselbe Geschäftsaktion darstellen, führen Sie sie mit der Option Sequences zusammenführen aus. Dies hilft Ihnen, das Diagramm klein und kompakt zu halten.
Wenn Sie vermuten, dass während des Prozesses möglicherweise vertrauliche Daten erfasst werden, empfehlen wir, die benötigten Informationen mit Blinddaten aufzuzeichnen.
Wenn das nicht möglich ist, können Sie den Recorder anhalten und dennoch vertrauliche Daten verarbeiten. Denken Sie daran, dass die Schritte, die Sie vornehmen, nicht im Diagramm verfügbar sein werden.
Wenn Sie alle ausgeführten Schritte genau erfassen möchten und keine Blinddaten während der Aufzeichnung verwenden können, nachdem das Diagramm in Task Capture erstellt wurde, überprüfen Sie es sorgfältig und verbergen Sie mit der Option Unschärfe alle vertraulichen Daten, die auf Ihren Screenshots möglicherweise erfasst werden.
Eine weitere Option besteht darin, erfasste Zeichenfolgen manuell aus der Eigenschaft „Aktionsbeschreibung“ zu entfernen, falls sie Kennwörter oder andere vertrauliche Informationen enthält.
