Práticas recomendadas de anotação

Antes de começar o processo de anotação, é importante criar uma lista abrangente de todos os campos necessários para o tipo específico de documento. Defina cada campo claramente para evitar qualquer confusão. Dependendo de sua preferência, você pode usar um documento de amostra e anotá-lo como um exemplo ou pode criar uma tabela detalhada que explica cada campo.

Diretrizes gerais

O processo de anotação envolve uma compreensão clara de dois tipos de campos principais:

• Campos de coluna
• Campos regulares

Os campos de coluna são projetados para capturar informações que estão presentes especificamente na área da tabela, enquanto os campos regulares coletam informações do restante do documento.

Se você notar um campo que aparece várias vezes no mesmo documento e com o mesmo valor, certifique-se de anotar cada instância desse campo. Por exemplo, se o número da fatura aparecer na parte superior e na parte inferior do documento, você deve anotar ambas as instâncias.

Nos casos em que os valores diferem, você deve anotar apenas o valor correto. Isso também pode se aplicar a instâncias em que o valor varia em diferentes documentos do mesmo fornecedor ou variação. Nessas situações, sempre priorizar a consistência do fornecedor é fundamental, mesmo que isso signifique ignorar valores que ocasionalmente diferem.

Um princípio importante é manter a consistência ao anotar em layouts semelhantes. Isso garante dados limpos e uniformes.

Além disso, certifique-se de que todos os dados anotados estejam completos. Verifique duas vezes para evitar palavras ausentes em endereços ou outras informações críticas.

Por fim, mantenha apenas as caixas de anotação necessárias nos campos. Por exemplo, se você tiver anotado Date: 28-11-2022 como a data, certifique-se de remover Date:. Isso mantém suas informações sucintas e precisas.

Diretrizes para tabelas

Se você estiver trabalhando com várias tabelas, lembre-se de que cada coluna em cada tabela precisa de seu próprio campo de coluna. Esse processo é importante para capturar dados de forma precisa e eficaz.

Figura 1. Campos de coluna associados a cada coluna da tabela

Quando você anotar tabelas, certifique-se de agrupar as linhas da tabela. Você pode fazer isso selecionando a linha inteira e usando a tecla de atalho /. Isso vinculará os campos e permitirá o processamento mais eficiente da tabela.

Se você tiver linhas de tabela divididas em várias páginas, você ainda pode agrupar todas as células em uma única linha. Basta selecionar todos os campos pertencentes a uma linha usando CTRL+Left Click e selecionar / para alcançar esse grupo. Isso permite que o sistema leia linhas sem problemas, mesmo quando elas abrangem várias páginas.

Figura 2. Linha da tabela dividida em várias páginas