Documentation TELLE QUELLE (Processus actuel)

Les étapes Découvrir et Définir tel quel dans Cartographer, couvrant la structure des entretiens, confirmant la carte de processus et générant un document TEL QUEL.

Les étapes Découvrir et Définir tel quel capturent l'état actuel de votre processus par le biais d'un entretien conversationnel. Cartographer décrit ce qu'il construit, pose des questions de suivi ciblées et confirme une carte de processus AS-IS verrouillée avant le début de la conception à venir.

Que se passe-t-il pendant la découverte et la définition telle quelle

L'entretien est conversationnel ; vous décrivez le processus avec vos propres mots et Cartographer pose des questions de suivi ciblées. Vous ne recevez jamais un formulaire vide à remplir.

Étape	Area	Ce que Cartographer est en train de créer
1	Cadre du processus	Nom du processus, objectif, déclencheur, fréquence, volume et limites de l'étendue
2	Rôles et systèmes	Chaque équipe, personne et application impliquées et leur relation avec chaque étape
3	Présentation de l'étape	Une description étape par étape du processus, du déclencheur à l'achèvement
4	Règles métier et décisions	Conditions, seuils, approbations et chemins d'exception
5	Lacunes et ambiguïtés	Questions auxquelles le matériel source ne peut pas répondre et éléments différés marqués pour une date ultérieure

Remarque :

Vous n'avez pas besoin de couvrir ces domaines dans un ordre strict. Cartographer s'adapte à la façon dont vous décrivez naturellement le processus ; si vous couvrez les règles avant les étapes, il se réorganise automatiquement.

Comment donner des réponses utiles

Sujet	Réponse faible	Réponse forte
Déclencheur	« Il commence lorsque nous obtenons une facture. »	« Un PDF de facture arrive dans la boîte de réception AP. Le système le recherche toutes les 30 minutes les jours ouvrables. »
Système	« Nous utilisons SAP. »	« Nous utilisons SAP S/4HANA. La transaction pertinente est MIRO pour la publication de factures et ME23N pour la recherche des bons de commande. »
Règles	« Les factures de haute valeur ont besoin d'une approbation. »	« Les factures de plus de 50 000 $ nécessitent une double approbation, Finance Manager et VP of Finance, avant d'être publiées. »
Exception	« Parfois, il y a des erreurs. »	« Si le numéro du bon de commande est manquant, la facture est acheminée vers l'AP Clerk pour une recherche manuelle. La résolution cible est 48 heures. »

Astuce :

Si vous ne pouvez pas répondre à une question, dites-le explicitement, par exemple, « Je ne sais pas, marquez cela comme une lacune ». Cartographer l'enregistre et passe à autre chose. Faire des suppositions produit une documentation inexacte qui est plus difficile à corriger plus tard.

Savoir quand Définir tel quel est terminé

Examinez la liste des étapes capturées, suivies dans le groupe Factures (AS-IS) du panneau Liste de contrôle , et le diagramme AS-IS de l'état actuel proposé. Corrigez tout ce qui est inexact avant de confirmer la carte - une fois confirmée, la carte est verrouillée et utilisée comme base pour le document du processus Architecte . La carte n'est jamais un espace réservé; il s'agit de votre organigramme confirmé, intégré dans le Process Design Document (PDD).

Vous pouvez modifier la capture AS-IS de trois manières :

• Demandez à Cartographer d'ajouter ou d'apporter une modification directement, par exemple : « Renommez l'Étape 2 en 'Correspondance du patient à l'enregistrement du parrain de l'employé' ».
• Fournissez un nouveau fichier qui ajoute des informations, par exemple : « J'ai joint des pages de l'organisme de réglementation de l'État contenant des règles métier auxquelles nous devons nous conformer. Consultez les paragraphes 5.6 à 5.8. »
• Modifiez les connaissances sous-jacentes directement à partir de la section Connaissances dans la barre latérale.

Important :

&guillem; n'est pas confirmé. Dites explicitement: « Je confirme la carte de processus » ou "la carte est correcte" pour le verrouiller et terminer la définition définie telle quelle.

Génération d'un document AS-IS

Il n'est pas nécessaire de générer un document en l’état autonome pour continuer la conception à venir, la carte confirmée est reportée automatiquement. Générez-en un lorsque:

• Vous avez besoin d'un document de référence pour la conformité ou l'audit.
• Vous créez un guide de formation pour les opérations à l'état actuel.
• Vous souhaitez l'approbation des parties prenantes sur l'état TELLE QUELLE (Processus actuel) avant de concevoir l'état À PARAÎTRE.
• Vous n'êtes pas encore prêt à concevoir l'état futur.

Le PDD est le format par défaut, généralement 30 à 50 pages. Deux autres formats sont également disponibles: une procédure opérationnelle standard (SOP, 15 à 25 pages) et un résumé de la transformation (3 à 5 pages, pour les responsables). Les modèles entièrement personnalisés et spécifiques à l'organisation sont sur la feuille de route - voir la solution de contournement personnalisée pour les modèles dans Génération du PDD.

Chaque document AS-IS contient :

• Vue d'ensemble du processus - ce que fait le processus et pourquoi il est important
• Carte du processus confirmée - le flowchart intégré réel, jamais un espace réservé
• Procédure pas à pas - une description détaillée de chaque étape
• Règles métier - conditions, seuils et exigences d'approbation
• Rôles et systèmes - qui fait quoi et quels outils sont utilisés
• Points sensibles - défis actuels et goulots d'étranglement identifiés pendant l'entretien
• Lacunes connues - questions reportées pour la résolution
• Attribution de la source — de quel document source provient chaque fait

Astuce :

Ajout de points de référence (facultatif): l'Atlas de processus — une base de connaissances de processus intégrée et sélectionnée — inclut des points de référence documentés pour la plupart des processus. Invitez l’agent: « Rechercher et inclure des points de référence de processus basés sur les connaissances pertinentes pour ce processus dans la documentation AS-IS (Processus actuel) ». Annotez chaque point de référence avec une source lorsqu'elle est disponible.

Prochaines étapes

Continuez vers la délégation d'une tâche si vous avez besoin d'une contribution d'autres membres de l'équipe ou continuez directement vers la conception TO-BE et la génération d'un PDD.