Affiner votre DDP et la liste de contrôle de la qualité

Modèles d'affinement pour la mise à jour d'un Process Design Document (PDD) généré via une conversation et la liste de contrôle de qualité à terminer avant le transfert.

Une fois votre Process Design Document (PDD) généré, affinez-le via une conversation au lieu de modifier directement le fichier téléchargé et confirmez qu'il est terminé avant le transfert.

Comment fonctionne l'affinement

1. Dites à Cartographer ce qui doit changer, en langage simple.
2. Examinez la section mise à jour et confirmez.

Résultat : Cartographer met à jour les notes du processus sous-jacent et la section du PDD affectée est reprojetée automatiquement.

Astuce :

Utilisez le lien « Affiner la section » en bas de n'importe quelle section pour les mises à jour ciblées. Cela limite la mise à jour à cette section uniquement et est plus rapide que de demander une actualisation générale.

Préférez la modification dans le panneau de document plutôt que le fichier téléchargé — Cartographer se tient informé des modifications qui y sont apportées. Si vous modifiez le contenu directement dans le panneau, indiquez à l’agent, par exemple, "J’ai modifié le PDD à cet emplacement — mettre à jour vos notes" afin que les notes sources restent synchronisées.

Ne modifiez pas à la main le fichier .docx téléchargé et attendez-vous à ce qu’il soit resynchronisé. Les modifications apportées directement dans Word ne sont pas répercutées dans les notes sources.

Exemples d'affinement

Situation	Que dire
Cartographer définit une tâche trop large pour vos besoins - par exemple, « Approuver le fichier de réclamations»;	« Développez la tâche « Approuver le fichier de réclamation» à l’intérieur de l’étape « Traitement » pour inclure au moins 4 étapes mais pas plus de 7 étapes. Cartographer définit les sous-tâches.
Une tâche attribuée à un humain doit être divisée entre le travail de l’humain et de l’agent	« Dans la tâche « résoudre la variance et la récupération », passez d’une tâche humaine à une tâche d’agent, avec une vérification humaine uniquement lorsque la variance dépasse 25 % du coût total. »

Référence rapide de l'affinement

Situation	Que dire	Ce qui est mis à jour
Étape décrite incorrectement	« Étape N - la description doit être... »	Étape AS-IS et la section de l'étape dans le PDD
Règle métier manquante	« Nous avons manqué une règle : [condition/action]... »	Registre des règles métier et la section Règles métier
Mode d'automatisation incorrect	« Modifiez [étape] de [mode] à [mode] parce que... »	Modèle de livraison, étape TO-BE et la carte du processus à l'état futur
Chemin d'exception manquant	« Il y a une exception que nous n'avons pas capturée : [décrire]... »	Sections Gestion des exceptions (AS-IS et/ou TO-BE) dans le PDD
Lacune différée désormais résolue	« Nous avons une réponse pour [gap] : [réponse]... »	Registre des lacunes, étapes affectées et section Lacunes connues
Rôle ou système manquant	« Nous avons oublié d'inclure [nom] - ils font [décrire]... »	Fichier d'entité, étapes affectées et section Rôles
Les avantages ont besoin de plus de détails	« Veuillez développer les avantages avec ces détails : [détail]... »	Notes d'avantages et la section Avantages dans le PDD
Les métadonnées doivent être mises à jour	« Mettre à jour [version/auteur/nom de l'organisation] vers [valeur]... »	En-tête, pied de page et page de couverture du document

Remarque :

Les corrections s'ajoutent à la piste d'audit. Lorsque vous corrigez des informations, la version originale n'est pas supprimée ; la modification est journalisée avec le motif et la date. Cela est utile pour les examens de conformité où les auditeurs veulent voir ce qui a changé et pourquoi.

Liste de contrôle de qualité avant le transfert

Intégrité TELLE QUELLE (Processus actuel)

• Chaque étape a un rôle nommé ou une équipe responsable de celle-ci.
• Chaque étape nomme le système ou l'application utilisée, et non seulement « le système ».
• Tous les points de décision ont au moins deux chemins nommés.
• Chaque règle métier a une condition et une action résultante.
• Tous les chemins d'exception sont documentés avec une destination de routage.
• La carte du processus correspond à la présentation étape par étape.
• Toutes les lacunes sont soit résolues soit explicitement différées avec un propriétaire nommé.

Intégrité À PARAÎTRE (conception future)

• Chaque étape a un mode d'automatisation affecté.
• Les étapes d'examen humain nomment l'approbateur et le mécanisme de notification.
• Les étapes de l'agent décrivent quel type de jugement ou de variation l'IA gère.
• La table du modèle de livraison tient compte de chaque étape AS-IS.
• Les différences de gestion des exceptions entre AS-IS et TO-BE sont documentées.
• La carte du processus à l'état futur reflète exactement le modèle de livraison.

Qualité du document

• La version du document est correctement définie - 0.x pour le brouillon, 1.0 pour la version finale.
• Le nom de l'organisation est correct et cohérent dans tout le document.
• Les noms d'auteurs sont précis.
• Aucune section ne contient « à déterminer », « espace réservé » ou « illustration à ajouter ».
• L'attribution de la source est présente pour tous les faits clés.

Prochaines étapes

Passez à Générer un SDD une fois le PDD approuvé.