Conception À PDD et génération de DDP

Les étapes du processus Conception à venir et Architecte dans Cartographer, couvrant l’affectation du mode d’automatisation, la carte du processus futur et la génération du document de conception de processus.

La conception à venir désigne l’état futur de votre processus en plus de la carte TELLE QUELLE confirmée. Le processus Architecte combine les deux états dans un document de conception de processus (PDD) téléchargeable.

Prérequis

Votre carte de processus AS-IS est confirmée et verrouillée. Consultez la documentation AS-IS.

Démarrage de la conception à venir

La conception à venir prend généralement environ une heure. Vous pouvez faire une pause à tout moment et le reprendre dans une session ultérieure. Pour commencer, disons: "Continuer la conception à venir" ou « Crée l’état futur».

Affectation de modes d'automatisation

La première tâche de Conception à venir consiste à attribuer un mode d'automatisation à chaque étape de votre processus. Cartographer vous montre chaque étape et vous demande de sélectionner la façon dont elle sera gérée après l'automatisation.

Mode	Ce que cela signifie	Quand l’utiliser
Entièrement automatisé	S'exécute sans intervention humaine - basé sur des règles, système à système	Étapes avec des règles claires où une API ou un bot RPA gère tout
Assisté	S'exécute aux côtés d'une personne qui le déclenche ou le guide	Étapes où une personne doit initier ou examiner en temps réel
Agent (Agent)	Piloté par l'IA - gère la variation ou le jugement lors du runtime	Étapes avec des entrées variables, un langage naturel ou des décisions dynamiques
Examen par un intervenant humain	Automatisé avec une étape d'approbation humaine obligatoire	Étapes avec des exigences de conformité, financières ou de validation des exceptions
Manuel	Reste entièrement humain	Actions physiques, jugement stratégique ou étapes hors de l'étendue pour l'instant

Exemples d'affectations pour un processus de routage de frais de laboratoire :

• Recevoir un fichier de commande de LIS - Entièrement automatisé
• Valider les codes de facturation par rapport aux règles du payeur - Agent
• Itinéraire vers la file d'attente de facturation - Entièrement automatisé
• Approuver les frais d'exception au-dessus du seuil - Examen humain
• Réconcilier les écarts de fin de journée - Assisté

Astuce :

Si vous n'êtes pas sûr d'un mode, choisissez Manuel comme valeur par défaut conservatrice et marquez-le comme provisoire. Vous pouvez modifier n'importe quel mode avant ou après la génération d'un PDD.

Réponse aux questions de conception

Une fois le modèle de livraison défini, Cartographer pose un petit nombre de questions ciblées spécifiques à la conception de votre processus. Ce ne sont pas des listes de contrôle fixes - uniquement les questions qui sont réellement nécessaires :

• Déclencheur - le processus commence-t-il selon un calendrier ou lorsqu'un événement se produit ?
• Points d'examen humain - qui approuve les exceptions et comment reçoivent-ils des notifications ?
• Gestion des erreurs - que se passe-t-il si un système n'est pas disponible ou que les données sont manquantes ?

Répondez à ce que vous savez. Si quelque chose n'est pas encore décidé, dites-le - il est enregistré comme un élément ouvert dans le PDD.

Décisions de transformation

Cartographer présente une liste d'améliorations et de transformations proposées directement dans le volet Conversation. Examinez attentivement chaque recommandation et approuvez uniquement celles que vous souhaitez inclure dans la conception future.

Chaque décision de transformation est suivie dans la table des décisions de transformation , examinable à tout moment dans le volet de gauche, avec:

• La justification et les preuves qui le sous-tendent
• La modification proposée
• Son état d'approbation — accepté ou rejeté

Invitez l’agent à ajouter cette table au PDD.

Confirmation de la carte du processus à l'état futur

Une fois le modèle de livraison défini, Cartographer génère une carte du processus à l'état futur, codée en couleur par mode d'automatisation :

Couleur	Mode
Bleu	Entièrement automatisé
Bleu sarcelle	Assisté
Brun	Agent (Agent)
Rouge foncé	Examen par un intervenant humain
Vert	Manuel

Important :

La confirmation de la carte de l'état futur est un point de contrôle obligatoire. Cartographer ne rédige pas une documentation détaillée de l'étape TO-BE tant que vous n'avez pas confirmé la carte. Une modification de la forme de la carte après ce point nécessite la refonte des sections affectées, alors prenez le temps de bien faire.

Itérez sur la carte jusqu'à ce qu'elle reflète avec précision votre conception. Lorsque vous êtes satisfait, dites : « Je confirme la carte de l'état futur. »

Examen du détail de l'état futur ébauché

Avec la carte confirmée, Cartographer rédige :

• Étapes d'état futur - une entrée par étape avec déclencheur, entrées, sorties et mode affecté
• Gestion des exceptions - documentée uniquement lorsque votre gestion TO-BE diffère d'AS-IS
• Avantages - une description qualitative couvrant la durée de cycle, la réduction des erreurs, la capacité libérée et l'auditabilité

Remarque :

La section des avantages décrit uniquement les résultats qualitatifs. Elle n'inclut pas les calculs du ROI, les économies de coûts en dollars ou les projections de la période d'amortissement. Ajoutez un cas métier quantifié manuellement après le téléchargement.

Examinez les détails du brouillon et demandez des corrections avant de confirmer que la conception à venir est terminée. Une fois que vous avez confirmé, indiquez "La conception à venir est terminée". ou « prêt à générer le PDD » pour passer au processus Architecte.

Génération du DDP

Métadonnées de document

Avant de générer le PDD, Cartographer résout quatre valeurs de ce qu'il connaît déjà - le nom de votre processus, le nom de l'organisation, l'auteur et la version du document — plutôt que de poser une série de questions fixes:

Champ	Comment cela est-il résolu?	Remarques
Nom du processus	À partir du processus que vous avez documenté	Utilisez le nom officiel tel qu'il apparaît sur les couvertures de documents
Nom de l'organisation	À partir du wiki, de la conversation ou de vos documents sources	Cartographer demande seulement si elle ne peut pas réellement le déterminer, par exemple: « Quel client ou organisation doit le nom du document sur sa couverture?»
Auteur	À partir du contexte ou laissé vide	Nom ou noms à faire apparaître sur la couverture et dans l'en-tête
Version du document	La valeur par défaut est 1,0 ou incrémente un brouillon existant	Passez à la version 0.x pendant les cycles d'examen, puis passez à la version 1.0 lors de la validation finale

Astuce :

Utilisez un numéro de version 0.x lors de l’examen par les parties prenantes. Promouvoir vers 1.0 uniquement lorsque le document a reçu l'approbation finale. Vous pouvez modifier l’une de ces valeurs ultérieurement à partir des options de modification du panneau de document.

Choix d'un format de document

Au début du processus Architecte, vous pouvez choisir un format de document. Si vous ignorez cette étape, Cartographer génère un PDD standard.

Format	Idéal pour	Longueur typique
PDD	Documentation complète de la conception d'automatisation pour les développeurs, les architectes et les centres d'excellence	30 à 50 pages
Procédure opérationnelle standard	Guide pratique de l'état futur pour les équipes d'opérations et la formation	15 à 25 pages
Présentation de la transformation	Résumé exécutif de la transition de l'état actuel vers l'état futur	3 à 5 pages

Astuce :

Pour utiliser le modèle de votre propre organisation, générez un PDD dans le format par défaut, puis joignez ou collez votre modèle cible et demandez, par exemple, « Voici un modèle pour un format PDD différent — écrivez le contenu du PDD dans ce format et donnez-moi la sortie.

Ce que chaque PDD contient

Contenu en l’état (processus actuel), depuis Définir tel quel:

• Vue d'ensemble et description du processus à l'état actuel
• Carte du processus dans l'état actuel - Flowchart intégré réel
• Workflow actuel étape par étape
• Entités, rôles et systèmes utilisés aujourd'hui
• Règles métier et points de décision
• Points sensibles et lacunes de l'état actuel

Contenu À PARAÎTRE, depuis la conception à venir:

• Vue d'ensemble du processus à l'état futur
• Carte du processus à l'état futur, codée en couleur par mode d'automatisation
• Workflow futur étape par étape avec mode par étape
• Table du modèle de livraison - étape, mode actuel, mode futur
• Modifications de la gestion des exceptions
• Description qualitative des avantages

Sections complémentaires, générées automatiquement :

• Attribution de la source - l'origine de chaque fait
• Écarts ouverts et éléments différés du registre Définir l’écart tel quel
• Rôles et responsabilités
• Documentation référencée

Examen et téléchargement

Après la génération, qui prend généralement deux à cinq minutes, le PDD apparaît dans le panneau de document Cartographer avec:

• Un aperçu en direct de toutes les sections
• Liens « Affiner la section » en bas de chaque section pour les mises à jour ciblées
• Espaces réservés de capture d'écran où les captures d'écran système apparaîtront, remplies à partir de tous les enregistrements d'écran que vous avez joints lors de la définition

Résultat : lorsque vous êtes satisfait du contenu, sélectionnez Télécharger pour enregistrer un fichier .docx. Le fichier téléchargé reflète toujours votre brouillon le plus récent, y compris toutes les améliorations que vous avez apportées dans le panneau.

Prochaines étapes

Continuez vers l'affinement de votre PDD et de la liste de contrôle de qualité.