Documentación AS-IS (proceso actual)

Las etapas Descubrir y Definir as-is en Cartographer, que cubren la estructura de la entrevista, confirman el mapa del proceso y generan un documento AS-IS.

Las etapas Descubrir y Definir tal cual capturan el estado actual de tu proceso a través de una entrevista conversacional. Cartographer describe lo que está creando, hace preguntas de seguimiento específicas y confirma un mapa de proceso AS-IS bloqueado antes de que comience el diseño .

Qué sucede durante el descubrimiento y la definición actual

La entrevista es conversacional: describe el proceso con sus propias palabras y Cartographer hace preguntas de seguimiento específicas, centradas en lo que aún necesita el documento AS-IS. Los chips de sugerencias ofrecen una siguiente respuesta que puedes elegir en lugar de escribir una. Nunca se te entrega un formulario en blanco para rellenar.

Paso	Área	Qué está creando Cartographer
1	Definición del proceso	Nombre del proceso, objetivo, desencadenador, frecuencia, volumen y límites del ámbito
2	Roles y sistemas	Cada equipo, persona y aplicación que interviene, así como su relación con cada paso
3	Tutorial por pasos	Una descripción paso a paso del proceso, desde el desencadenador hasta su finalización
4	Reglas y decisiones de negocio	Condiciones, umbrales, aprobaciones y rutas de excepción
5	Lagunas y ambigüedades	Preguntas que el material de origen no puede responder, y elementos aplazados marcados para más adelante

Nota:

No necesitas tratar estas áreas en un orden estricto. Cartographer se adapta a la forma en que describes naturalmente el proceso: si explicas las reglas antes que los pasos, se reorganiza automáticamente.

Cómo proporcionar respuestas útiles

Tema	Respuesta poco útil	Respuesta útil
Desencadenador	"Comienza cuando recibimos una factura".	"Llega un PDF de factura al buzón de cuentas a pagar. El sistema lo comprueba cada 30 minutos en los días laborables".
System	"Utilizamos SAP".	"Utilizamos SAP S/4HANA. La transacción relevante es Miro para la contabilización de facturas y ME23N para la consulta de pedidos de compra".
Regla	"Las facturas de alto valor tienen que ser aprobadas".	"Las facturas de más de 50 000 $ requieren una aprobación doble, del director de finanzas y del vicepresidente de Finanzas, antes de contabilizarlas".
Excepción	"A veces hay errores".	"Si falta el número de la PO, la factura se dirige al empleado de cuentas a pagar (AP) para que lo investigue. El objetivo es resolverlo en 48 horas".

Consejo:

Si no puedes responder a una pregunta, di explícitamente, por ejemplo, "No lo sé, marca eso como una laguna". Cartographer lo registra y sigue adelante. Hacer suposiciones produce documentación inexacta que es más difícil de corregir más tarde.

Saber cuándo se completa Definir tal cual

Revisa la lista de pasos capturados, rastreados en el grupo HECHOS (TAL CUAL) del panel Lista de verificación , y el diagrama TAL CUAL del estado actual propuesto. Corrige cualquier error antes de confirmar el mapa: una vez confirmado, el mapa se bloquea y se utiliza como base para el documento del proceso de Arquitecto . El mapa nunca es un marcador de posición; es tu diagrama de flujo confirmado real, incrustado en el documento de diseño de proceso (PDD).

Puedes cambiar la captura AS-IS de tres maneras:

• Indicar a Cartographer que añada algo o realice un cambio directamente, por ejemplo: "Cambia el nombre del paso 2 a «Comparación del paciente con el registro del patrocinador del empleado»"
• Proporciona un archivo nuevo que añada información, por ejemplo: "He adjuntado páginas de la agencia reguladora estatal que contienen las reglas de negocio que debemos cumplir. Consulta los párrafos 5.6 a 5.8".
• Edita el conocimiento subyacente directamente desde la sección Conocimiento en la barra lateral.

Importante:

"Se ve bien" no es una confirmación. Diga explícitamente: "Confirmo el mapa de procesos" o "el mapa es correcto" para bloquearlo y completar Definir tal cual.

Generar un documento AS-IS

No necesitas generar un documento AS-IS independiente para continuar con el diseño futuro: el mapa confirmado se traslada automáticamente. Genera uno cuando:

• Necesites un documento de referencia para cumplimiento normativo o auditoría.
• Estés creando una guía de formación para las operaciones actuales.
• Quieres que las partes interesadas aprueben el estado TAL CUAL (proceso actual) antes de diseñar el estado TO-BE (diseño futuro).
• Aún no estés listo para diseñar el estado futuro.

El PDD es el formato predeterminado, normalmente de 30 a 50 páginas. También hay otros dos formatos disponibles: un Procedimiento operativo estándar (SOP, 15-25 páginas) y un Resumen de transformación (3-5 páginas, para ejecutivos). Las plantillas específicas de la organización totalmente personalizadas están en la hoja de ruta: consulta la solución de plantilla personalizada en Generar el PDD.

Todos los documentos de AS-IS contienen lo siguiente:

• Descripción general del proceso: qué hace el proceso y por qué es importante
• Mapa del proceso confirmado: el diagrama de flujo real insertado, nunca un elemento provisional
• Tutorial paso a paso: descripción detallada de cada paso
• Reglas de negocio: condiciones, umbrales y requisitos de aprobación
• Roles y sistemas: quién hace qué y qué herramientas utiliza
• Puntos problemáticos: desafíos y cuellos de botella actuales identificados durante la entrevista
• Lagunas conocidas: preguntas aplazadas para resolverlas más adelante
• Atribución de origen: de qué documento de origen proviene cada hecho

Consejo:

Añadir puntos de referencia (opcional): el atlas de procesos, una base de conocimientos de procesos integrada y organizada, incluye puntos de referencia documentados para la mayoría de los procesos. Solicite al agente: "Buscar e incluir puntos de referencia del proceso a partir del conocimiento del proceso que sean relevantes para este proceso en la documentación AS-IS (proceso actual). Anote cada punto de referencia con un origen cuando esté disponible."

Próximos pasos

Continúa con Delegar una Tarea si necesitas información de otros miembros del equipo, o pasa directamente a Diseño de TO-BE y Generación de PDD.