Diseño TO-BE y generación de PDD

Las etapas del proceso Diseño y Arquitecto en Cartographer, que abarcan la asignación del modo de automatización, el mapa del proceso de estado futuro y la generación del documento de diseño del proceso.

El diseño futuro diseña el estado futuro de tu proceso sobre el mapa AS-IS confirmado. El proceso de arquitecto combina ambos estados en un documento de diseño de proceso (PDD) descargable.

Requisitos previos

Tu mapa de procesos AS-IS se confirma y se bloquea. Consulta la Documentación de AS-IS.

Iniciar diseño futuro

El diseño futuro suele tardar aproximadamente una hora. Puede pausar en cualquier punto y reanudar en una sesión posterior. Para comenzar, diga: "Continuar a diseño" o "Vamos a diseñar el estado futuro".

Asignar los modos de automatización

La primera tarea en el diseño futuro es asignar un modo de automatización a cada paso de tu proceso. Cartographer te muestra cada paso y te pide que selecciones cómo se manejará después de la automatización.

Mode	Qué significa	Cuando usarlo
Completamente automatizado	Se ejecuta sin intervención humana: conforme a reglas y de sistema a sistema	Pasos con reglas claras en los que una API o un Bot de RPA se encarga de todo
Asistido	Se ejecuta junto con una persona que lo inicia o guía	Pasos en los que una persona debe iniciar una acción o revisarla en tiempo real
Agente	Impulsado por IA: gestiona la variación o decisiones en runtime	Pasos con entradas variables, lenguaje natural o decisiones dinámicas
Revisión humana	Está automatizado, pero requiere obligatoriamente un paso de aprobación humana	Pasos con requisitos de cumplimiento, financieros o relacionados con excepciones
Manual	Sigue realizándolos íntegramente una persona	Acciones físicas, decisiones basadas en políticas o pasos que quedan fuera del ámbito por ahora

Ejemplo de asignación para un proceso de distribución de cargos de laboratorio:

• Recibir el archivo de pedidos del LIS: Completamente automatizado
• Validar códigos de cargo con las reglas de pagador: Agente
• Enviar a la cola de facturación: Completamente automatizado
• Aprobar cargos excepcionales que superen el umbral: Revisión humana
• Conciliar las discrepancias al final del día: Asistido

Consejo:

Si no estás seguro de qué modo elegir, selecciona Manual como predeterminado conservador y márcalo como provisional. Puedes cambiar cualquier modo antes o después de generar el PDD.

Responder a las preguntas de diseño

Después de establecer el modelo de entrega, Cartographer hace un pequeño número de preguntas específicas sobre el diseño de tu proceso. No se trata de una lista de verificación fija, solo preguntas que son realmente necesarias:

• Desencadenador: ¿el proceso se inicia en una programación o cuando se produce un evento?
• Puntos de revisión humana: ¿quién aprueba las excepciones y cómo recibe las notificaciones?
• Gestión de errores: ¿qué sucede si un sistema no está disponible o faltan datos?

Responde lo que sabes. Si algo aún no se ha decidido, dilo. Se registrará como un elemento abierto en el PDD.

Decisiones de transformación

Cartographer presenta una lista de mejoras y transformaciones propuestas directamente en el panel de conversación. Considera cada recomendación cuidadosamente y aprueba solo las que deseas incluir en el diseño futuro.

Cada decisión de transformación se rastrea en la tabla de decisiones de transformación , revisable en cualquier momento en el panel izquierdo, con:

• La justificación y la evidencia detrás de esto
• El cambio propuesto
• Su estado de aprobación: aceptado o rechazado

Solicita al agente que añada esta tabla al PDD.

Confirmar el mapa de procesos de estado futuro

Una vez configurado el modelo de entrega, Cartographer genera un mapa de procesos del estado futuro, codificado por colores según el modo de automatización:

Color	Mode
Azul	Completamente automatizado
Verde azulado	Asistido
Marrón	Agente
Rojo oscuro	Revisión humana
Verde	Manual

Importante:

Confirmar el mapa de estado futuro es un punto de control obligatorio. Cartographer no redacta la documentación detallada de los pasos TO-BE hasta que confirmes el mapa. Si después de este punto cambia en la estructura del mapa, tendrás que volver a redactar las secciones afectadas, así que tómate el tiempo necesario para hacerlo bien.

Itera sobre el mapa hasta que refleje con precisión tu diseño. Cuando estés satisfecho, di: "Confirmo el mapa del estado futuro".

Revisar el detalle redactado del estado futuro

Con el mapa confirmado, Cartographer redacta lo siguiente:

• Pasos del estado futuro: una entrada por paso con el desencadenador, las entradas, las salidas y el modo asignado
• Gestión de excepciones: documentada únicamente cuando tu gestión de TO-BE difiere de AS-IS
• Beneficios: una descripción cualitativa que cubre el tiempo de ciclo, la reducción de errores, la capacidad liberada y la auditabilidad

Nota:

La sección de beneficios solo describe resultados cualitativos. No incluye cálculos de ROI, ahorros de costes en dólares ni previsiones del plazo de amortización. Añade manualmente un caso de negocio cuantificado después de la descarga.

Revise el detalle redactado y solicite correcciones antes de confirmar que el diseño futuro está completo. Una vez que confirmes, di "El futuro diseño está completo" o "listo para generar el PDD" para pasar al proceso Arquitecto.

Generar el PDD

Metadatos del documento

Antes de generar el PDD, Cartographer resuelve cuatro valores de lo que ya conoce (el nombre de tu proceso, el nombre de la organización, el autor y la versión del documento) en lugar de hacer un conjunto fijo de preguntas:

Campo	Cómo se resuelve	Notas
Nombre del proceso	Del proceso que documentaste	Usa el nombre oficial tal como aparece en las portadas de los documentos
Nombre de la organización	Desde la wiki, la conversación o sus documentos de origen	Cartographer solo pregunta si realmente no puede determinar esto, por ejemplo: "¿Qué cliente u organización debe nombrar el documento en su portada?"
Autor	Desde el contexto o en blanco	Nombre o nombres que aparecerán en la portada y el encabezado
Versión del documento	El valor predeterminado es 1.0 o incrementa un borrador existente	Incrementa la versión 0.x durante los ciclos de revisión, y pásala a 1.0 cuando se apruebe definitivamente

Consejo:

Utiliza un número de versión 0.x durante la revisión de las partes interesadas. Promocionar a 1.0 solo cuando el documento haya recibido la aprobación final. Puedes cambiar cualquiera de estos valores más tarde desde Editar detalles del panel de documentos.

Elegir un formato de documento

Al inicio del proceso de Arquitecto, puedes elegir un formato de documento. Si omites este paso, Cartographer genera un PDD estándar.

Formato	Mejor para	Extensión habitual
PDD	Documentación completa de diseño de automatización para desarrolladores, arquitectos y centros de excelencia	30–50 páginas
Procedimiento operativo estándar (SOP)	Guía práctica del estado futuro para los equipos de operaciones y la formación	15–25 páginas
Resumen de transformación	Resumen ejecutivo del cambio del estado actual al futuro	3–5 páginas

Consejo:

Para utilizar la plantilla de su propia organización, genere un PDD en el formato predeterminado, luego adjunte o pegue su plantilla de destino y pregunte, por ejemplo: "Aquí hay una plantilla para un formato PDD diferente: escriba el contenido del PDD en este formato y dame la salida".

Qué contiene cada PDD

Contenido AS-IS (proceso actual), desde Definir tal cual:

• Información general y descripción del proceso del estado actual
• Mapa del proceso del estado actual: diagramas de flujo real insertado
• Flujo de trabajo actual paso a paso
• Entidades, roles y sistemas utilizados actualmente
• Reglas de negocio y puntos de decisión
• Puntos problemáticos y lagunas del estado actual

Contenido TO-BE (Future Design), de Design to-be:

• Información general del proceso de estado futuro
• Mapa de procesos del estado futuro, codificado por colores según el modo de automatización
• Flujo de trabajo futuro, paso a paso, con el modo asignado a cada paso
• Tabla de modelo de entrega: paso, modo actual y modo futuro
• Cambios en la gestión de excepciones
• Descripción cualitativa de los beneficios

Secciones complementarias, generadas automáticamente:

• Atribución de origen: de dónde proviene cada hecho
• Abrir huecos y elementos diferidos del registro Definir hueco actual
• Roles y responsabilidades
• Documentación de referencia

Revisar y descargar

Después de la generación, que suele tardar de dos a cinco minutos, el PDD aparece en el panel de documentos de Cartographer con:

• Una vista previa en directo de todas las secciones
• Enlaces de "Perfeccionar sección" en la parte inferior de cada sección para realizar actualizaciones específicas
• Marcadores de posición de captura de pantalla donde aparecerían capturas de pantalla del sistema, rellenadas a partir de cualquier grabación de pantalla que hayas adjuntado durante Definir tal cual

Resultado: cuando estás satisfecho con el contenido, selecciona Descargar para guardar un archivo de .docx. El archivo descargado siempre refleja tu borrador más reciente, incluidos los ajustes que hayas realizado en el panel.

Próximos pasos

Continúa con Ajustar el PDD y la lista de verificación de calidad.