Trabajar con automatizaciones existentes

Utiliza este flujo de trabajo para entrelazar los bots de RPA existentes en un proceso coordinado de extremo a extremo en lugar de reconstruirlos.

Utilice este flujo de trabajo cuando ya tenga automatizaciones en funcionamiento que realicen un trabajo valioso de forma aislada, y desee que Cartographer las integre en un único proceso coordinado de extremo a extremo con visibilidad, controles y SLA: las "islas de automatización" situación: bots de confianza, ningún proceso que los conecte. El objetivo es reutilizar lo que funciona, reemplazar solo el enlace manual entre los bots y añadir nueva capacidad solo donde los activos no pueden llegar.

Antes de comenzar

Recopilación de activos

Cartographer diseña mejor cuando puede leer tus automatizaciones, no solo escuchar sobre ellas. Para cada bot que quieras reutilizar, ten lista una descripción que cubra:

• Qué hace y qué lo desencadena (programación, cola, manual o API)
• Sus entradas y salidas: formatos de archivo, estructuras de artículos en cola, los campos exactos que lee y escribe
• Qué sistemas afecta y cómo (pantalla/IU frente a API), ya que eso determina lo reutilizable que es
• Cómo gestiona las excepciones y a quién pertenece
• Si es crítico para el negocio o de cumplimiento (por ejemplo, SoX)

Asigna a cada activo una referencia estable (por ejemplo, un código CoE) y pide a Cartographer que se refiera a él por ese código en todo momento. Ese único hábito mantiene el mapa de estado actual, el diseño futuro y el documento final apuntando al mismo objeto real.

Configurar el proceso empresarial

En las instrucciones de tu proyecto, indica explícitamente la intención de reutilización, por ejemplo: "Tengo varios bots de RPA existentes que quiero reutilizar. Documenta el proceso actual, realiza un seguimiento de los activos existentes y diseña una orquestación futura de extremo a extremo que los reutilice, reemplazando solo el pegamento manual." Ser explícito aquí es lo que pone a Cartographer en modo restringido de reutilización primero.

Flujo de trabajo

Capturar el estado actual de los activos

Abrir con algo como "Comenzar a documentar el proceso actual; realizar un seguimiento de los activos existentes y reutilizarlos." Cartographer lee las descripciones de tus activos y crea una imagen del estado actual: un mapa de procesos, los sistemas y datos que utiliza cada bot, las transferencias entre ellos y una lista de puntos débiles. Deja que termine antes de discutir el diseño futuro: el mapa de estado actual es el anclaje al que se remonta todo.

Corregir cómo encaja realmente cada activo

Cartographer hace su mejor conjetura sobre cómo se conectan los activos, y puede equivocarse. Corríjalo claramente: por ejemplo, "que el bot de aprobación sea un proceso posterior independiente; no afecta a las comisiones." Cartographer vuelve a dibujar el mapa y mantiene el activo corregido disponible para su reutilización en lugar de descartarlo.

Decidir qué activos pertenecen al proceso futuro

Indica a Cartographer qué activos reutilizar y dónde. Puede reutilizar un activo incluso si está separado hoy; solo tiene que decirlo: "Quiero que el bot de aprobación forme parte del futuro proceso automatizado; recomendar dónde colocarlo." Indique su objetivo general (por ejemplo, "automatizado de extremo a extremo con una evaluación humana mínima, excepto cuando un control es esencial"). Cartographer razona a partir de las entradas y salidas reales de los activos para encontrar una ubicación que los conecte sin una reconstrucción.

Comprobar los contratos de datos entre activos encadenados

Cuando un bot alimenta a otro, confirma que las salidas del activo ascendente realmente satisfacen las entradas del activo descendente: nombres de campo, formatos y estructuras. Las discrepancias aquí son la fuente más común de fallo silencioso en un proceso cosido.

Asignar un modo de automatización a cada unidad

Cartographer propone unidades de automatización (un bot o un clúster natural) y te pide que elijas un modo para cada una; consulta Asignar modos de automatización. Elija por la naturaleza del trabajo, no por un valor predeterminado general. Una buena señal de que el diseño es sólido: tus bots existentes siguen ejecutándose como tareas totalmente automatizadas, los puntos de contacto humanos solo existen donde un control real los requiere y las nuevas unidades de agente aparecen solo donde los bots realmente no pueden llegar.

Confirmar la forma futura antes del detalle

Cartographer presenta la forma del proceso futuro (por ejemplo, "cinco automatizados, una revisión humana, dos agentes: ¿qué debe cambiar?") y espera. Este punto de control es importante: un cambio en la forma después de escribir el detalle desperdicia trabajo. Revise el mapa, ajústelo y solo entonces confirme: un mensaje casual "se ve bien" se trata como aprobación, así que sé deliberado.

Consejo:

Forzar la pregunta de transferencia de datos. Solicita expresamente una tabla de disposición y pide a Cartographer que tenga en cuenta cómo se mueven los datos entre nodos. Ejemplo: "Genera un PDD e incluye una tabla de disposición sobre lo que ha sucedido con cada activo existente. Indica también cómo se pasan los datos de nodo a nodo, teniendo en cuenta las posibles diferencias en cómo se comunica cada RPA. Señale los huecos."

Revisar controles, excepciones y decisiones abiertas

Después de confirmar la forma, Cartographer escribe los detalles: reglas empresariales, gestión de excepciones, beneficios y una lista de decisiones abiertas que deliberadamente no adivinó (cosas como un umbral de tolerancia de aprobación, el canal del aprobador o el mecanismo de activación). Trata esa lista de decisiones abiertas como tu lista de acciones: cada elemento es una elección real que el equipo de creación necesitará responder.

Generar el documento de proceso

Cuando se confirme el diseño, pide a Cartographer que genere el PDD. Para un escenario de reutilización, el documento debe contener más que un PDD escrito desde cero: un inventario de los activos reutilizados, la decisión de reutilización para cada uno, los contratos de datos entre ellos, un mapa del estado actual al estado futuro y un plan por fases para llegar allí.

Consejos y errores comunes

• Alimenta los activos, no solo los describas. El diseño es tan bueno como el detalle del activo que Cartographer puede leer.
• Reutilizar primero, añadir después. Resista la reconstrucción de un bot en funcionamiento; deja que la orquestación lo envuelva y reemplace solo el pegamento a su alrededor.
• Cambia la intención libremente: se adaptará. Si reclasificas o reubicas un activo en mitad de la sesión, Cartographer reelabora el diseño en torno a la nueva intención.
• Esté atento al cambio de plataforma silencioso. Si la reutilización mueve datos de un sistema de registro a otro, trátalo como una decisión que necesita aprobación, no como un detalle.
• Confirme que los activos compartidos son suyos para reutilizarlos. Para un bot gestionado de forma centralizada o de terceros, comprueba que el equipo propietario esté de acuerdo y tenga capacidad antes de crear a partir de él.
• Considera una ruta por etapas. Orquestar los bots existentes y reemplazar el pegamento es una primera fase valiosa en sí misma, seguida de puntos de contacto humanos y modernización más adelante.

Próximos pasos

• Documentación AS-IS : las mecánicas de entrevista Descubrir y Definir tal cual, compartidas con el flujo de trabajo de inicio limpio
• Diseño futuro y generación de PDD : modos de automatización y generación de PDD, compartidos con el flujo de trabajo de inicio limpio
• Generar un SDD : especificación lista para compilar a partir del PDD confirmado