Refinar tu PDD y la lista de verificación de calidad

Patrones de ajuste para actualizar un Process Design Document (PDD) generado a través de una conversación, y la lista de verificación de calidad que se debe completar antes de entregarlo.

Después de generar el PDD, ajústalo a través de una conversación en lugar de editar directamente el archivo descargado, y confirma que esté completo antes de entregarlo.

Cómo funciona el ajuste

1. Di a Cartographer qué necesitas cambiar, en un lenguaje sencillo.
2. Revisa la sección actualizada y confírmala.

Resultado: Cartographer actualiza las notas del proceso subyacente, y la sección afectada del PDD se vuelve a proyectar automáticamente.

Consejo:

Usa el enlace "Ajustar sección" de la parte inferior de cualquier sección para realizar actualizaciones específicas. Esto limita la actualización a esa sección y es más rápido que solicitar una actualización general.

Prefiere editar dentro del panel de documentos sobre el archivo descargado: Cartographer se mantiene al tanto de los cambios realizados allí. Si editas contenido directamente en el panel, dile al agente, por ejemplo, "Edité el PDD en esta ubicación: actualiza tus notas" para que las notas de origen permanezcan sincronizadas.

No edites manualmente el archivo .docx descargado esperando que se vuelva a sincronizar. Los cambios realizados directamente en Word no se reflejan en las notas de origen.

Ejemplos de refinamiento

Situación	Qué decir
Cartographer define una tarea de forma demasiado amplia para tus propósitos, por ejemplo, "Aprobar archivo de reclamaciones"	"Expanda la tarea 'Aprobar archivo de reclamaciones' dentro de la etapa 'Procesamiento' para incluir al menos 4 pero no más de 7 pasos." Cartographer define las subtareas.
Una tarea asignada a un humano debe dividirse entre el trabajo humano y el de agente	"En la tarea 'resolver varianza y recuperación', cambia esto de una tarea humana a una tarea de agente, con verificación humana solo cuando la varianza supera el 25 % del coste total."

Referencia rápida del ajuste

Situación	Qué decir	Qué se actualiza
Un paso se ha descrito incorrectamente	"La descripción del paso N debe ser..."	El paso AS-IS y la sección correspondiente en el PDD
Falta una regla de negocio	"Hemos omitido una regla: [Condición/acción]..."	El registro de las reglas de negocio y la sección de reglas de negocio
El modo de automatización es incorrecto	"Cambia [paso] de [Modo] a [Modo] porque..."	Modelo de entrega, paso TO-BE y mapa de procesos de estado futuro
Falta la ruta de excepción	"Hay una excepción que no capturamos: [describir]..."	Las secciones de gestión de excepciones (AS-IS y TO-BE) en el PDD
Una laguna aplazada ya está resuelta	"Ya tenemos una respuesta para [laguna]: [respuesta]..."	El registro de lagunas, pasos afectados y la sección Lagunas conocidas
Falta un rol o sistema	"Hemos olvidado incluir [Nombre]. Se encarga de [describir]..."	El archivo de entidades, los pasos afectados y la sección Roles
La sección Beneficios necesita más detalles	"Amplia los beneficios con estos datos: [detalle]..."	Las notas de beneficios y la sección de beneficios del PDD
Hay que actualizar los metadatos	"Actualiza [Versión/autor/nombre de la organización] a [valor]..."	El encabezado, el pie de página y la página de portada del documento

Nota:

Las correcciones se añaden al seguimiento de auditoría. Cuando se corrige la información, la versión original no se elimina: el cambio se registra con la razón y la fecha. Esto es útil para las revisiones de cumplimiento normativo en las que los auditores quieren ver qué cambió y por qué.

Lista de verificación de calidad antes de la entrega

Completitud del estado en que se encuentra (proceso actual)

• Cada paso tiene asignado un rol o equipo responsable de él.
• Cada paso da un nombre al sistema o a la aplicación utilizados, no solo "el sistema".
• Todos los puntos de decisión tienen al menos dos rutas con nombre.
• Cada regla de negocio tiene una condición y una acción resultante.
• Todas las rutas de excepción están documentadas e incluyen un destino de la distribución.
• El mapa de procesos coincide con el tutorial paso a paso.
• Todos las lagunas se resuelven o aplazan explícitamente y tienen asignado un propietario.

Completitud de TO-BE (diseño futuro)

• Cada paso tiene asignado un modo de automatización.
• Los pasos de Revisión humana indican quién aprueba y cuál es el mecanismo de notificación.
• Los pasos del agente describen el tipo de juicio o la variación que gestiona la IA.
• La tabla del modelo de entrega incluye todos los pasos AS-IS.
• Las diferencias en la gestión de excepciones entre AS-IS y TO-BE están documentadas.
• El mapa de procesos del estado futuro refleja exactamente el modelo de entrega.

Calidad del documento

• La versión del documento se establece correctamente: 0.x para el borrador, 1.0 para la versión final.
• El nombre de la organización es correcto y coherente en todo momento.
• Los nombres de los autor son precisos.
• Ninguna sección contiene "TBD", "marcador de posición" o "imagen a añadir".
• La atribución de origen está presente para todos los datos clave.

Próximos pasos

Continúa con Generar un SDD una vez que se apruebe el PDD.