Verwalten von Word-Vorlagen

Sie können Ihr Workflowdiagramm im Word-Format exportieren und ein Prozessdefinitionsdokument (PDD) erstellen. Dazu dienen die Word-Vorlagen unter Datei > Exportieren > Word-Dokument > Vorlagenansicht. Um diese Vorlagen zu verwalten, verwenden Sie die folgenden Optionen:

Wenn die erforderliche Vorlage bereits hinzugefügt wurde, sollte sie in der Vorlagenansicht angezeigt werden. Wählen Sie sie aus. Die ausgewählte Vorlage hat einen blauen Rahmen (1), ihr Name erscheint oben im Panel. (2).

Greifen Sie auf das Kontextmenü zu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage klicken oder mit der Maus darauf zeigen, um die folgenden Optionen anzuzeigen:

• Umbenennen einer Vorlage
• Vorlage bearbeiten
• Speichern

• Entfernen

  
  

  

  
  

Umbenennen einer Vorlage

Zeigen Sie mit der Maus auf die Vorlage, um über das Drei-Punkte-Symbol auf das Kontextmenü zuzugreifen, oder klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf.

1. Wählen Sie die Option Vorlage umbenennen aus, wenn Sie den Namen davon ändern möchten.

   Hinweis: Die Option Umbenennen ist für die Standardvorlage nicht verfügbar.
   
   

   

   
   

2. Geben Sie den Dateinamen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

   
   

   

   
   

Bearbeiten einer Vorlage

Hinweis: Standardvorlagen können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie es versuchen, wird eine Kopie davon generiert, sodass Sie die Kopie bearbeiten können.

Zeigen Sie mit der Maus auf die Vorlage, um über das Drei-Punkte-Symbol auf das Kontextmenü zuzugreifen, oder klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf.

1. Wählen Sie die Option Vorlage bearbeiten aus, wenn Sie den Inhalt der Vorlage ändern möchten.

   
   

   

   
   

2. Siehe die Vorlagendatei im Format DOCX, die automatisch geöffnet wird. Treffen Sie die gewünschten Änderungen, speichern Sie die Datei und kehren Sie zu Task Capture zurück, um sie für Ihr PDD zu verwenden.

   Wichtig:

   Standardvorlagen können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie es versuchen, wird eine Kopie davon generiert, sodass Sie die Kopie bearbeiten können.

   Sie können das Design und die Struktur entsprechend Ihrem Branding und Ihren Anforderungen anhand einer Standardvorlage anpassen.

   Sie können die Standardvorlage als Grundlage verwenden. Damit lässt sich besser sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Platzhalter hinzugefügt haben.

Speichern

Zeigen Sie mit der Maus auf die Vorlage, um über das Drei-Punkte-Symbol auf das Kontextmenü zuzugreifen, oder klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf.

1. Wählen Sie die Option Speichern aus, wenn Sie die Vorlage für Ihre Teammitglieder freigeben möchten.
2. Das Popup Speichern unter wird angezeigt. Wählen Sie den Speicherort aus und passen Sie ggf. den Dateinamen an.

3. Klicken Sie auf Speichern.

   
   

   

   
   

4. Das Dokument wird im Format SSWORD gespeichert. Dies ist das Format der Word-Vorlagendatei, die von Task Capture unterstützt wird.

   
   

   

   
   

Entfernen einer Vorlage

Hinweis: Standardvorlagen können nicht entfernt werden.

Zeigen Sie mit der Maus auf die Vorlage, um über das Drei-Punkte-Symbol auf das Kontextmenü zuzugreifen, oder klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf.

1. Wählen Sie die Option Entfernen aus, wenn Sie eine Vorlage löschen möchten.

   
   

   

   
   

2. Bestätigen Sie die Aktion.

   
   

   

   
   

Hinzufügen einer Vorlage

Hinweis: Weitere Informationen zum Erstellen Ihrer Vorlage bevor Sie sie der Liste hinzufügen finden Sie unter Erstellen Ihrer eigenen Vorlage.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage hinzufügen.

   
   

   

   
   

2. Wählen Sie die Datei aus (1) und klicken Sie auf Öffnen (2).

   
   

   

   
   

   Vorlagen werden in zwei Formaten unterstützt:

   • DOCX – Die Vorlage wird der Liste aller Vorlagen hinzugefügt; das Vorschaubild ist ein neutrales.

   • SSWORD – Die Vorlage wird der Liste aller Vorlagen hinzugefügt; das Vorschaubild stammt von der eingefügten Datei.

     Hinweis: Falls Sie versuchen, eine ungültige Vorlage hinzuzufügen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie auffordert, die Vorlage mithilfe der Informationen aus Fehlerbehebung bei einer fehlerhaften Vorlage zu beheben oder sich an unseren technischen Support zu wenden.
3. Die Vorlage wird in Task Capture hinzugefügt und kann für den Export Ihres Workflowdiagramms in ein PDD ausgewählt werden.