Melhores práticas

O Task Capture é uma ferramenta versátil e simples de usar que fornece os melhores métodos para capturar e exportar diagramas de mapas de processos. Para se beneficiar totalmente do uso dessa ferramenta, você pode seguir as recomendações de melhores práticas abaixo.

Para começar a capturar as ações do processo, primeiro escolha a forma adequada que deseja criar o mapa do processo. As opções abaixo estão disponíveis:

• Crie o processo manualmente usando a opção Criar diagrama e, em seguida, capture as ações relevantes.
• Capture automaticamente o processo enquanto você executa as tarefas e deixe que o Task Capture crie o mapa automaticamente escolhendo a opção Capturar processo.

Escolha o método de criação de processo adequado

Criar Diagrama

A opção Criar diagrama é adequada caso você esteja familiarizado com o processo de alto nível e se sinta à vontade para criar o diagrama de fluxo de trabalho primeiro e depois preenchê-lo com as ações capturadas.

Comece com a abordagem Criar diagrama caso:

• O processo que você deseja documentar pode ser descrito como complexo.
• Você está familiarizado com as etapas de nível de negócios do processo e pode traduzi-las no plano do diagrama.
• Você primeiro deseja desenvolver o processo e suas variações e, em seguida, capturar as ações necessárias para cada uma das sequências.
• Seu objetivo é criar um diagrama de mapa de processo (PDD) compreensível e pronto para uso.

Vantagens:

• Método rápido e fácil de usar que permite controlar o resultado desde o início.
• Gaste menos tempo refatorando o mapa do processo depois de gravá-lo.
• Ao observar o processo ao longo da gravação, você pode descobrir outras oportunidades de automação que pode ter ignorado.

Capturar Processo

Ao acessar o Capturar processo o gravador é imediatamente iniciado. Isso permite que você passe pelo processo, enquanto a ferramenta faz capturas de tela de cada clique, tecla de atalho e entrada do teclado. Depois de concluir o processo, com base no tipo de ações capturadas e no ambiente, a ferramenta cria automaticamente o diagrama de fluxo de trabalho.

Comece com a abordagem Capturar processo caso:

• O processo que você deseja documentar pode ser descrito como linear .
• Seu objetivo é capturar um foco nas ações do processo que podem ser usadas posteriormente para fins de documentação em vez de iniciativas de automação.

Vantagens:

• Recupere de forma fácil e rápida as ações necessárias para a conclusão do seu processo.
• Permite que você documente o processo rapidamente.

Registrando as Ações e Documentando as Sequências

Como a opção de registrar ações é usada para os métodos Criar Diagrama e Capturar Processo, as recomendações abaixo são aplicáveis independentemente do método escolhido.

• Sempre use o botão Pausar para omitir ações que não são relevantes para o seu processo e capturar apenas as que são importantes. Dessa forma, você pode criar um diagrama de processo limpo e fácil de seguir.

  O botão está sempre disponível quando o widget de captura está ativo.

• Para gerar mapas de processo informativos e fáceis de usar, recomendamos capturar menos de 50 ações por sequência.
• O número de ações que podem ser capturadas é configurado para 500. Observe que essa limitação não impede que você crie processos com mais de 500 ações. O objetivo é fornecer orientações de práticas recomendadas para ter a melhor experiência ao usar o Task Capture.

Gerencie com eficiência as ações registradas

As ações que você registrou para documentar seu processo são o ingrediente chave do seu fluxo de trabalho e é muito importante seguir algumas regras simples para trabalhar com elas de forma eficiente. Dependendo do método escolhido para criar o mapa de processos, regras diferentes se aplicam:

Método de criar diagrama

• Para cada etapa, adicione título e descrição claros. Inclua o máximo de detalhes possível, mas ao mesmo tempo seja breve.
• Se necessário, informações adicionais podem ser adicionadas a cada captura de tela usando a opção Texto.

Método de capturar processo

• Verifique o título e a descrição gravados para suas ações e sequências. Atualize-o se necessário.O objetivo é ter essa informação o mais clara possível.
• Se você gravou várias sequências contínuas que representam a mesma ação, mescle-as usando a opção Mesclar sequências. Isso ajuda a manter o diagrama curto e abrangente.

Tratamento de dados confidenciais

Se você acha que dados confidenciais podem ser capturados durante o processo, recomendamos que você tente registrar as informações necessárias usando dados fictícios.

Se isso não for possível, você pode Pausar o gravador enquanto ainda manipula dados confidenciais. Lembre-se de que as etapas que você fizer não estarão disponíveis no diagrama.

Você também pode selecionar o modo de captura adequado para evitar a captura de dados confidenciais.