Tutorial: Preenchendo Formulários PDF no Acrobat Reader com Dados do Excel

Neste tutorial, criaremos uma automação que cria um formulário PDF de contrato de uso de equipamento para cada novo funcionário em uma empresa. A partir de um modelo de formulário, a automação cria um formulário para cada funcionário e o preenche com dados de um arquivo do Excel com informações sobre o equipamento recebido por cada funcionário.

We will start by adding a Create Folder activity to create a folder where to save the PDF files. We will then add a Use Application/Browser activity with a Use Excel File activity inside it. These add the template file opened in Acrobat Reader and the Excel file with equipment data to the automation. In Use Excel File, we will add a For Each Excel Row activity to process the file row by row. In For Each Excel Row, a series of Type Into activities copy the data from cells in each row to the PDF form, and then Keyboard Shortcuts, Click, and Type Into activities perform the tasks required to create a separate PDF in Acrobat Reader for each employee.

1. Configure o projeto e baixe os arquivos necessários.
   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Baixe e extraia o arquivo com o projeto de automação neste tutorial usando o botão na parte inferior desta página. Copie os arquivos AcordodeEquipamento.pdf e Funcionários.xlsx para a pasta do projeto e clique duas vezes no arquivo PDF para abri-lo no Acrobat Reader.
   3. No Acrobat Reader, defina o Layout da página como Página única e o Zoom como Padrão. Faça isso para garantir que, ao executar a automação, todo o formulário fique visível na tela para que o robô possa preenchê-lo. No Acrobat Reader DC, você pode alterar essas configurações selecionando Editar > Preferências > Exibição da página.
      Observação:

      If you encounter problems indicating elements in Acrobat Reader, update accessibility options for the document as described in Identifying UI Elements in PDF With Accessibility Options in the Studio Guide.

2. Crie uma pasta e adicione os arquivos ao projeto.

   1. Click Add Activity in the Designer panel, and then find the Create Folder activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter EquipmentAgreements.

      Você indicou que deseja criar uma pasta chamada AcordosdeEquipamentos na pasta do projeto.

   3. Click Add Activity below Create Folder, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. Na atividade Use Application/Browser:

      • Clique em Indicar Aplicativo e mova o ponteiro do mouse para a janela do Acrobat onde o PDF é aberto. Quando a janela estiver destacada em azul, clique em qualquer lugar dentro dela.

        A atividade Use Application/Browser é atualizada, uma captura de tela da janela aparece dentro da atividade e o caminho para o arquivo executável aparece no campo Caminho do aplicativo.

      • Click Plus on the right side of the Application Arguments field, and then select Text. In the Text Builder, enter EquipmentAgreement.pdf.

        Você indicou que deseja que a automação abra o arquivo EquipmentAgreement.pdf no Adobe Acrobat.

   5. Click Add Activity inside Use Application/Browser, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. Na atividade Use Excel File:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file Employees.xlsx.

      • No campo Referenciar como, insira EmployeeData.

        Você indicou que trabalhará com o arquivo Employees.xlsx que é conhecido em sua automação como EmployeeData.

        

3. Adicione atividades a serem repetidas para cada linha do arquivo Excel.

   1. Click Add Activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Na atividade For Each Excel Row:

      • Click Plus on the right side of the In range field, and then select EmployeeData > Sheet1 [Sheet]

      • No campo Para cada, insira Employee.

        Você indicou que deseja repetir atividades para cada linha na Planilha1 do arquivo de DadosdoFuncionário. Como cada linha contém dados sobre um funcionário, ela será conhecida na automação pelo nome de funcionário para facilitar a seleção de dados posteriormente na automação.

   3. Click Add Activity inside For Each Excel Row, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. Dentro da atividade Type Into:

      • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse no campo Primeiro Nome no arquivo ContratodeEquipamento.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como destino e o rótulo Primeiro Nome próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Employee > First Name.

        Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar o valor da coluna First Name e colá-lo no campo First Name do formulário PDF.

   5. Adicione mais quatro atividades Type Into abaixo da atividade Type Into anterior. Usando as instruções das etapas 3-4, configure as atividades para copiar o Last Name, Role in Company, Equipment Model e Equipment Serial No para cada funcionário e colar nos campos correspondentes no formulário PDF.

   6. Adicione uma sexta atividade Type Into dentro de For Each Excel Row após a última atividade Type Into.

   7. Dentro da atividade Type Into:

      • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Nome Completo no arquivo ContratodeEquipamento.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como o destino e o rótulo Nome Completo próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Text.

        No Construtor de Texto, redija um texto que contenha o nome e o sobrenome de cada funcionário separados por um espaço a partir do arquivo do Excel:

        1. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.

        2. Adicione um espaço.

        3. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.

        4. Clique em Salvar.

           Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar os valores das colunas Nome e Sobrenome e colá-los no campo Nome Completo do formulário PDF.

      8. Adicione uma sétima atividade Type Into dentro de For Each Excel Row após a última atividade Type Into.

   8. Adicione uma sétima atividade Type Into dentro de For Each Excel Row após a última atividade Type Into.

   9. Dentro da atividade Type Into:

      • Clique em Indicate target on screen, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Date no arquivo EquipmentAgreement.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como o destino e o rótulo da Data próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Notebook > Date [Sheet] > Today [Cell].

        Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar a data de hoje de uma célula do Caderno do Projeto e colá-la no campo Data do formulário PDF.

   10. Click Add Activity below the last Type Into activity inside For Each Excel Row and then find the Keyboard Shortcuts activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   11. Na atividade Keyboard Shortcuts, clique em Gravar atalho e pressione a seguinte combinação de teclas no seu teclado: CTRL SHIFT S.

       Você indicou que deseja salvar o arquivo PDF pressionando CTRL + SHIFT + S. Quando a automação é executada, essa combinação abre a caixa de diálogo Salvar como no Acrobat Reader.

   12. Na janela do Acrobat Reader onde o arquivo é aberto, pressione CTRL SHIFT S no teclado para abrir a caixa de diálogo Salvar como.

   13. In StudioX, click Add Activity below the Keyboard Shortcuts activity inside For Each Excel Row, and then find the Click activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   14. Na atividade Click, clique em Indicate target on screen e, em seguida, mova o cursor do mouse até o botão Choose a different folder dentro da caixa de diálogo Salve e, assim que ela estiver realçada, clique no botão. O botão será identificado como o destino, e o botão Cancelar ao lado será identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e da âncora será exibida na atividade Click.

       You have indicated that you want to click Choose a different folder to open the Save as dialog in the file explorer. In the Acrobat Reader window where the file is opened, click Choose a different folder in the Save as dialog.

   15. Na faixa de opções do StudioX, selecione Projeto > Abrir a pasta do projeto para abrir a pasta do projeto no explorador de arquivos e então copie o caminho completo da pasta da barra de endereço (localização).

   16. In StudioX, click Add Activity below the Click activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   17. In the Use Application/Browser activity, click Indicate Application, and then move the mouse pointer to the Save as dialog in Acrobat. When the dialog box is highlighted in blue, click anywhere inside it.

       A atividade Use Application/Browser é atualizada, uma captura de tela da janela aparece dentro da atividade e o caminho para o arquivo executável aparece no campo Caminho do aplicativo.

   18. Click Add Activity inside the newly added Use Application/Browser, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

       Dentro da atividade Type Into:

       • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Nome do arquivo na caixa de diálogo Salvar como e, quando estiver realçado, clique no campo. O campo será identificado como o destino e o rótulo Nome do arquivo ao lado dele será identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

       • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Text.

         No Construtor de Texto:

         1. Cole o caminho copiado na etapa 16.

         2. Digite \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_.

         3. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.

         4. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.

         5. Click Plus on the right side, and then select Special Keys > Enter.

         6. Clique em Salvar.

            O texto deve ser semelhante à imagem a seguir:

            

            Você indicou que deseja salvar cada arquivo PDF na pasta EquipmentAgreements com um nome de arquivo que inclua o nome do funcionário.

            A atividade For Each Excel Row deve ser semelhante à imagem a seguir (para uma visão ampliada, clique com o botão direito do mouse na imagem e salve-a):

19. Click Save in the StudioX ribbon to save the automation. 20. To avoid any issues during execution, make sure no PDF files are open in Adobe Acrobat. and then click Run to execute the automation.The values are copied from the Excel file to the PDF form for each employee and each PDF is saved with the employee name in the newly created folder. Download example