Tutorial: Preenchendo Formulários PDF no Acrobat Reader com Dados do Excel

Neste tutorial, criaremos uma automação que cria um formulário PDF de contrato de uso de equipamento para cada novo funcionário em uma empresa. A partir de um modelo de formulário, a automação cria um formulário para cada funcionário e o preenche com dados de um arquivo do Excel com informações sobre o equipamento recebido por cada funcionário.

Começamos adicionando uma atividade Create Folder para criar uma pasta onde salvar os arquivos PDF. Em seguida, adicionaremos uma atividade Use Application/Browser com uma atividade Use Excel File dentro. Elas adicionam à automação o modelo de arquivo aberto no Acrobat Reader e o arquivo do Excel com os dados dos equipamentos. Em Use Excel File, adicionaremos uma atividade For Each Excel Row para processar o arquivo linha por linha. Na atividade For Each Excel Row, uma série de atividades Type Into copia os dados de células em cada linha para o formulário PDF e as atividades Keyboard Shortcuts, Click e Type Into executam as tarefas necessárias para criar um PDF separado no Acrobat Reader para cada empregado.

1. Etapa 1: Configure o projeto e baixe os arquivos necessários.
   1. Crie um novo projeto em branco usando as configurações padrão.
   2. Baixe e extraia o arquivo com o projeto de automação neste tutorial usando o botão na parte inferior desta página. Copie os arquivos AcordodeEquipamento.pdf e Funcionários.xlsx para a pasta do projeto e clique duas vezes no arquivo PDF para abri-lo no Acrobat Reader.
   3. No Acrobat Reader, defina o Layout da página como Página única e o Zoom como Padrão. Faça isso para garantir que, ao executar a automação, todo o formulário fique visível na tela para que o robô possa preenchê-lo. No Acrobat Reader DC, você pode alterar essas configurações selecionando Editar > Preferências > Exibição da página.
      Observação: Observação: se você encontrar problemas para indicar elementos no Acrobat Reader, atualize as opções de acessibilidade do documento, conforme descrito em Identificação de elementos de UI no PDF com opções de acessibilidade no Guia do Studio.
2. Etapa 2: Criar uma pasta e adicionar os arquivos ao projeto.
   1. Clique em Adicionar atividade no painel Designer, em seguida localize a atividade Create Folder na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel Designer.
   2. Na atividade Create Folder, clique em Mais no lado direito do campo Nome da pasta e selecione Texto. No Construtor de Texto, insira EquipmentAgreements.

      Você indicou que deseja criar uma pasta chamada AcordosdeEquipamentos na pasta do projeto.

   3. Clique em Adicionar atividade abaixo da atividade Creater Folder, então localize a atividade Use Application/Browser na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel Designer.
   4. Na atividade Use Application/Browser:

      • Clique em Indicar Aplicativo e mova o ponteiro do mouse para a janela do Acrobat onde o PDF é aberto. Quando a janela estiver destacada em azul, clique em qualquer lugar dentro dela.

        A atividade Use Application/Browser é atualizada, uma captura de tela da janela aparece dentro da atividade e o caminho para o arquivo executável aparece no campo Caminho do aplicativo.

      • Clique em Adicionar no lado do direito do campo Argumentos de Aplicativo e selecione Texto. No Construtor de Texto, insira EquipmentAgreement.pdf.

        Você indicou que deseja que a automação abra o arquivo EquipmentAgreement.pdf no Adobe Acrobat.

   5. Clique em Adicionar Atividade dentro da atividade Application/Browser e localize Use Excel File na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   6. Na atividade Use Excel File:
      • Clique em Procurar ao lado do campo Arquivo do Excel e, em seguida, procure e selecione o arquivo Employees.xlsx.
      • No campo Referenciar como, insira EmployeeData.

        Você indicou que trabalhará com o arquivo Employees.xlsx que é conhecido em sua automação como EmployeeData.

        
        

        

        
        
3. Etapa 3: adicione atividade a serem repetidas para cada linha do arquivo Excel.
   1. Clique em Adicionar Atividade dentro da atividade Use Excel File e localize a atividade For Each Excel Row na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   2. Na atividade For Each Excel Row:
      • Clique em Mais no lado direito do campo In range e, em seguida, selecione EmployeeData > Sheet1 [Sheet]
      • No campo Para cada, insira Employee.

        Você indicou que deseja repetir atividades para cada linha na Planilha1 do arquivo de DadosdoFuncionário. Como cada linha contém dados sobre um funcionário, ela será conhecida na automação pelo nome de funcionário para facilitar a seleção de dados posteriormente na automação.

   3. Clique em Adicionar atividade dentro de For Each Excel Row e, em seguida, localize a atividade Type Into na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   4. Dentro da atividade Type Into:
      • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse no campo Primeiro Nome no arquivo ContratodeEquipamento.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como destino e o rótulo Primeiro Nome próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Type this e, em seguida, selecione Employee > First Name

        Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar o valor da coluna First Name e colá-lo no campo First Name do formulário PDF.

   5. Adicione mais quatro atividades Type Into abaixo da atividade Type Into anterior. Usando as instruções das etapas 3-4, configure as atividades para copiar o Last Name, Role in Company, Equipment Model e Equipment Serial No para cada funcionário e colar nos campos correspondentes no formulário PDF.
   6. Adicione uma sexta atividade Type Into dentro de For Each Excel Row após a última atividade Type Into.
   7. Dentro da atividade Type Into:
      • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Nome Completo no arquivo ContratodeEquipamento.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como o destino e o rótulo Nome Completo próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Digite este e selecione Texto.

        No Construtor de Texto, redija um texto que contenha o nome e o sobrenome de cada funcionário separados por um espaço a partir do arquivo do Excel:

        1. Clique em Mais no lado direito e, então, selecione Funcionário > Nome.
        2. Adicione um espaço.
        3. Clique em Mais no lado direito e, então, selecione Funcionário > Sobrenome.
        4. Clique em Salvar.

      Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar os valores das colunas Nome e Sobrenome e colá-los no campo Nome Completo do formulário PDF.

      8. Adicione uma sétima atividade Type Into dentro de Para Cada Linha do Excel após a última atividade Type Into.

   8. Adicione uma sétima atividade Type Into dentro de For Each Excel Row após a última atividade Type Into.
   9. Dentro da atividade Type Into:
      • Clique em Indicate target on screen, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Date no arquivo EquipmentAgreement.pdf e, quando estiver destacado, clique no campo. O campo de texto é identificado como o destino e o rótulo da Data próximo a ele é identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Type this e, em seguida, selecione Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell].

      Você indicou que, para cada funcionário, deseja copiar a data de hoje de uma célula do Caderno do Projeto e colá-la no campo Data do formulário PDF.

   10. Clique em Adicionar Atividade abaixo da última atividade Type Into, dentro da atividade For Each Excel Row, e localize a atividade Keyboard Shortcuts na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   11. Na atividade Keyboard Shortcuts, clique em Gravar atalho e pressione a seguinte combinação de teclas no seu teclado: CTRL SHIFT S.
       Você indicou que deseja salvar o arquivo PDF pressionando CTRL + SHIFT + S. Quando a automação é executada, essa combinação abre a caixa de diálogo Salvar como no Acrobat Reader.
   12. Na janela do Acrobat Reader onde o arquivo é aberto, pressione CTRL SHIFT S no teclado para abrir a caixa de diálogo Salvar como.
   13. No StudioX, clique em Adicionar atividade abaixo da atividade Keyboard Shortcuts, dentro de For Each Excel Row, em seguida, localize a atividade Click na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   14. Na atividade Click, clique em Indicate target on screen e, em seguida, mova o cursor do mouse até o botão Choose a different folder dentro da caixa de diálogo Salve e, assim que ela estiver realçada, clique no botão. O botão será identificado como o destino, e o botão Cancelar ao lado será identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e da âncora será exibida na atividade Click.
       Você indicou que deseja clicar em Escolher uma pasta diferente para abrir a caixa de diálogo Salvar como no explorador de arquivos. 15. Na janela do Acrobat Reader onde o arquivo está aberto, clique em Escolher outra Pasta no mesmo diálogo Salvar Como.
   15. Na faixa de opções do StudioX, selecione Projeto > Abrir a Pasta do Projeto para abrir a pasta do projeto no explorador de arquivos e então copie o caminho completo da pasta da barra de endereço (localização).
   16. No StudioX, clique em Adicionar atividade abaixo da atividade Click dentro da atividade For Each Excel Row, em seguida localize a atividade Use Application/Browser na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.
   17. Na atividade Use Application/Browser, clique em Indicar aplicativo e, então, mova o ponteiro do mouse para a caixa de diálogo Salvar como no Acrobat. Quando a caixa de diálogo estiver destacada em azul, clique em qualquer lugar dentro dela.
       A atividade Use Application/Browser é atualizada, uma captura de tela da janela aparece dentro da atividade e o caminho para o arquivo executável aparece no campo Caminho do aplicativo.
   18. Clique em Adicionar Atividade dentro da recém-adicionada atividade Use Application/Browser e localize a atividade Type Into na caixa de pesquisa na parte superior da tela e selecione-a. A atividade será adicionada ao painel do designer.

       Dentro da atividade Type Into:

       • Clique em Indicar destino na tela, mova o ponteiro do mouse sobre o campo Nome do arquivo na caixa de diálogo Salvar como e, quando estiver realçado, clique no campo. O campo será identificado como o destino e o rótulo Nome do arquivo ao lado dele será identificado como uma âncora. Clique em Confirmar na janela Opções de Seleção para salvar a seleção. Uma imagem do destino e a âncora serão exibidas na atividade Type Into.

       • Clique em Mais no lado direito do campo Digite este e selecione Texto.

         No Construtor de Texto:

         1. Cole o caminho copiado na etapa 16.
         2. Digite \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_.
         3. Clique em Mais no lado direito e, então, selecione Funcionário > Nome.
         4. Clique em Mais no lado direito e, então, selecione Funcionário > Sobrenome.
         5. Clique em Mais no lado direito e, então, selecione Teclas especiais > Enter.
         6. Clique em Salvar.

         O texto deve ser semelhante à imagem a seguir:

         
         

         

         
         

       Você indicou que deseja salvar cada arquivo PDF na pasta EquipmentAgreements com um nome de arquivo que inclua o nome do funcionário.

       A atividade For Each Excel Row deve ser semelhante à imagem a seguir (para uma visão ampliada, clique com o botão direito do mouse na imagem e salve-a):

       
       

       

       
       
   19. Clique em Salvar na faixa de opções do StudioX para salvar a automação.
   20. Para evitar problemas durante a execução, certifique-se de que nenhum arquivo PDF esteja aberto no Adobe Acrobat. e clique em Executar para executar a automação.

   Os valores são copiados do arquivo Excel para o formulário PDF de cada funcionário e cada PDF é salvo com o nome do funcionário na pasta recém-criada.

   Baixe o exemplo