Manuel utilisateur de StudioX

Dernière mise à jour 7 août 2024

Tutoriel : Travailler avec l’automatisation Word

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation qui génère un document Word d’examen des performances individuelles pour chaque membre d’une équipe en utilisant un modèle Word et les données recueillies dans plusieurs fichiers Excel et texte. Le fichier modèle contient du texte d'espace réservé et des signets qui peuvent être remplis à l'aide de valeurs utilisant des activités Word. Les noms des fichiers Excel et texte dont les données sont copiées suivent un modèle spécifique incluant le nom de l’employé.

Nous commencerons par ajouter une activité Utiliser un fichier Excel (Use Excel File) pour indiquer un fichier Excel contenant des informations sur les employés devant être ajouté à l’automatisation. À l’intérieur, nous ajouterons une activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row) pour parcourir les lignes contenant les données des employés. À l’intérieur de l'activité Pour chaque ligne Excel, nous ajouterons une activité Utiliser un fichier word (Use Word File) pour ajouter le document modèle à l’automatisation, puis une série d'activités Remplacer le texte (Replace Text), Définir le contenu du signet (Set Bookmark Content) et Insérer une table de données dans le document (Insert DataTable in Document) ajoutera à chaque fichier Word les informations nécessaires pour chaque employé récupérées dans un fichier Excel et un fichier texte. Enfin, nous ajouterons une activité Enregistrer le fichier Word en tant que (Save Word File As) pour enregistrer le document modèle sous forme de fichier distinct pour chaque employé.

Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.
1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez le dossier Fichiers vers le dossier de votre projet.
3. Créez un dossier nommé Sortie dans le dossier de votre projet.
Étape 2 : ajouter le fichier Excel avec les données des employés au projet et parcourir les lignes du fichier.
1. Dans StudioX, cliquez sur Ajouter une activité dans le panneau Concepteur, puis recherchez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité :
  - Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier Employees.xlsx et sélectionnez-le.
  - Dans le champ Référencer en tant que, entrez EmployeeData.
    
    Vous avez indiqué que vous travaillerez avec le fichier Employés.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom DonnéesEmployé.
3. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis recherchez l’activité Pour chaque ligne Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel.
4. Dans l’activité Pour chaque ligne Excel :
  - Dans la zone de texte Pour chaque, remplacez CurrentRow par Employee.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans la plage , puis sélectionnez DonnéesEmployés > Feuil1 [Feuille].
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez parcourir les lignes de la Feuil1 à partir de la feuille de calcul Employés. Comme chaque ligne contient des informations sur un employé, la ligne actuelle dans l’itération a été rebaptisée Employé afin de faciliter l’identification des informations de la ligne pour les étapes ultérieures de l’automatisation.
Étape 3 : ajouter le fichier du modèle Word à l’automatisation.
1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel, puis trouvez l’activité Utiliser un fichier Word dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Utiliser un fichier Word :
  - Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Word, puis naviguez vers le dossier Fichiers et sélectionnez le fichier AnalysePerformancesDoc_modèle.docx.
  - Décochez la case Enregistrement automatique pour garantir que le fichier modèle n’est pas enregistré avec les données ajoutées pour chaque employé.
    
    Vous avez indiqué que vous travaillerez avec le fichier AnalysePerformancesDoc_modèle.docx.
Étape 4 : ajouter au fichier Word les informations du fichier Excel contenant les données sur les employés.
1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Remplacer le texte dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Remplacer le texte :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Rechercher (Search for), puis sélectionnez Texte (Text). Dans le générateur de texte, entrez <<NomComplet>>.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Remplacer par, puis sélectionnez Employé > Nom complet.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez remplacer le texte d'espace réservé <<NomComplet>> dans le fichier Word par le nom complet copié pour chaque employé provenant de la cellule vers la colonne Nom Complet du fichier Excel Employés.
3. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Remplacer le texte, puis trouvez l’activité Définir le contenu du signet dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
4. Dans l’activité Définir le contenu du signet :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du signet, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez DirectManager.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte du signet, puis sélectionnez Employé > Responsable direct.
    
    Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez ajouter le nom du responsable direct au fichier Word en copiant le contenu de la cellule de la colonne Responsable direct du fichier Excel Employés et en le collant vers l’emplacement du signet ResponsableDirect dans le fichier Word.
5. Répétez trois fois les étapes 3 et 4 pour ajouter au fichier Word des activités Définir le contenu du signet supplémentaires afin d’ajouter le nom complet, l’emplacement et le poste de chaque employé. Configurez chaque activité comme suit :
  - Nom du signet FullName, texte du signet Employé > Nom complet
  - Nom du signet Location, texte du signet Employé > Emplacement
  - Nom du signet PositionTitle, texte du signet Employé > Poste
Étape 5 : ajouter au fichier Word des informations du fichier Excel contenant des données sur les projets.
1. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de la dernière activité Définir le contenu du signet, puis recherchez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Utiliser un fichier Excel :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Fichier Excel, puis sélectionnez Texte.
    
    Dans le générateur de texte :
    1. Entrez le texte Files\.
    2. Cliquez sur Plus sur le côté droit du générateur de texte, puis sélectionnez Employé (Employee) > Nom complet (Full Name).
    3. Entrez le texte _Projects.xlsx.
      Le texte doit ressembler à ceci : Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.
    4. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez ajouter le fichier Excel des projets à l’automatisation. Comme la sélection Fichier Excel est un chemin dynamique d'accès au fichier et que vous souhaitez être en mesure de sélectionner les données des activités qui utilisent les fichiers des projets, vous avez indiqué que l’un des fichiers est un fichier modèle.
3. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de la nouvelle activité ajoutée Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Insérer une table de données dans le document dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
4. Dans l’activité Insérer une table de données dans le document :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Table à insérer, puis sélectionnez Projets > Feuil1 [Feuille] > Table1 [Table].
  - Dans le menu déroulant Insérer par rapport à, sélectionnez Signet.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Signet à rechercher, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Projects.
  - Dans le menu déroulant Position d'insertion, sélectionnez Après.
  Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier la Table1 du fichier Excel Projets et la coller dans le fichier Word après le signet nommé Projets.
Étape 6 : ajouter au fichier Word les informations des fichiers texte avec les commentaires du responsable et enregistrer un fichier distinct pour chaque employé.
1. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de la nouvelle activité ajoutée Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Lire le fichier texte dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Lire le fichier texte :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du fichier, puis sélectionnez Texte.
    
    Dans le générateur de texte :
    1. Entrez le texte Files\.
    2. Cliquez sur Plus sur le côté droit du générateur de texte, puis sélectionnez Employé (Employee) > Nom complet (Full Name).
    3. Entrez le texte _ManagerFeedback.txt.
      Le texte doit ressembler à ceci : Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.
    4. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Dans le panneau Propriétés, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Contenu, puis sélectionnez Enregistrer pour une utilisation ultérieure. Entrez le nom ManagerFeedback et cliquez sur OK.
  Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier les commentaires du responsable du fichier texte qui contient le nom de l’employé dans le nom du fichier et que vous souhaitez enregistrer les commentaires pour une utilisation ultérieure dans l’automatisation.
3. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Lire le fichier texte, puis trouvez l’activité Définir le contenu du signet dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
4. Dans l’activité Définir le contenu du signet :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du signet, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez DirectManagerFeedback.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte du signet, puis sélectionnez Utiliser la valeur sauvegardée > CommentairesduResponsable.
    
    Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier les commentaires du responsable enregistrés précédemment pour une utilisation ultérieure dans l’activité Lire le fichier texte et les coller dans le fichier Word à l’emplacement du signet CommentairesDuResponsableDirect.
5. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Définir le contenu du signet, puis trouvez l’activité Enregistrer le fichier Word au format dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
6. Dans l’activité Enregistrer le fichier Word au format :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Enregistrer en tant que fichier, puis sélectionnez Texte.
    
    Dans le générateur de texte :
    1. Entrez le texte Output\.
    2. Cliquez sur Plus sur le côté droit du générateur de texte, puis sélectionnez Employé (Employee) > Nom complet (Full Name).
    3. Entrez le texte _PerformanceReview.docx.
      
      Le texte doit ressembler à ceci : Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.
    4. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Laissez les sélections par défaut pour les autres options.
  Vous avez indiqué que vous souhaitez enregistrer le fichier modèle modifié avec les données de chaque employé dans un nouveau dossier appelé Sortie. Le nom complet de chaque employé sera ajouté au nom du fichier en utilisant la valeur dans la colonne Nom complet du fichier Excel Employés.
7. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.
L’automatisation crée des documents Word d’examen des performances distincts pour chaque employé dans le dossier Sortie et remplie les fichiers avec des informations provenant des fichiers Excel contenant des données sur les employés ainsi que des informations sur les projets, et avec des informations provenant des fichiers texte contenant les commentaires du responsable.

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