Manuel utilisateur de StudioX

Dernière mise à jour 7 août 2024

Tutoriel : comparaison des fichiers Excel et envoi par e-mail des erreurs de rapprochement

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation pour comparer les montants de factures contenues dans une feuille de calcul avec les montants d’un fichier CSV contenant un résumé pour chaque fournisseur. Si des erreurs de rapprochement entre les fichiers sont constatées, nous créerons un fichier CSV contenant les détails et enverrons le fichier par e-mail.

Nous allons créer un projet avec les activités suivantes :

Deux activités Utiliser un fichier Excel pour indiquer le fichier Excel avec les factures et le fichier où nous voulons rapprocher les données.
Une série d’activités Écrire la cellule afin d’ajouter deux en-têtes de colonne au fichier de rapprochement Excel et de calculer la somme des factures pour un fournisseur et la différence entre cette somme et le montant dans le résumé initial. Nous ajouterons une activité Copier la plage afin de copier les formules que nous avons ajoutées pour un fournisseur à toutes les lignes de la feuille afin de pouvoir effectuer les mêmes calculs pour tous les fournisseurs. Ensuite, nous ajouterons une autre activité Écrire la cellule pour ajouter la différence totale à une cellule.
Une activité Si (If) où nous ajouterons une condition que s’il existe des erreurs de rapprochement (la somme des différences est supérieure à 0), un fichier CSV avec des détails doit être créé et envoyé par e-mail à une adresse spécifiée. Pour les tâches relatives aux e-mails au sein de l’activité Si, nous ajouterons une activité Utiliser l’application de bureau Outlook (Use Desktop Outlook App) pour indiquer le compte Outlook depuis lequel nous voulons envoyer l’e-mail et une activité Envoyer un e-mail (Send Email) à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.

Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.
1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez les données du dossier dans votre dossier de projet.
Étape 2 : ajouter des fichiers Excel au projet.
1. Cliquez sur Ajouter une activité dans le panneau Concepteur, puis recherchez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Utiliser un fichier Excel est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité :
  - Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier invoices.xlsx et sélectionnez-le.
  - Dans le champ Référencer en tant que, entrez Invoices.
    
    Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier factures.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Factures.
3. Cliquez sur Ajouter une activité dans l’activité Utiliser un fichier Excel, puis ajouter une autre activité Utiliser un fichier Excel.
4. Dans la deuxième activité :
  - Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier reconcile.xlsx et sélectionnez-le.
  - Dans le champ Référencer en tant que, entrez Rec.
    
    Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier rapprochement.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Rap.
Étape 3 : copier les données vers le fichier de rapprochement.
1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Lire un fichier CSV dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel.
2. Dans l’activité Lire un fichier CSV (Read CSV) :
  - Cliquez sur Parcourir à côté du champ Lire à partir du fichier, naviguez vers le fichier summary.csv puis sélectionnez-le.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Sortie vers, puis sélectionnez Rap > Résumé [Feuille]. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez copier les données du fichier CSV summary.csv vers le fichier Rap dans la feuille Résumé.
3. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de la deuxième activité Utiliser un fichier Excel en dessous de l’activité Lire un fichier CSV, puis trouvez l’activité Copier la plage dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Copier la plage est ajoutée à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel.
4. Dans l’activité Copier la plage :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Factures > Factures [Feuille]. Votre sélection s’affiche ainsi dans le champ : [Factures] Factures.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez copier la feuille Factures du fichier Factures.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage de destination, puis sélectionnez Rap > Factures [Feuille]. Votre sélection s’affiche ainsi dans le champ : [Rap] Factures.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la plage copiée vers la feuille Factures du fichier Rap.
Étape 4 : Effectuer les calculs nécessaires à la comparaison des données.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déposez-la dans la deuxième activité Utiliser un fichier Excel, en dessous de Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule Calculated Amount.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C1 ([Rec] Summary!C1).
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne C de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Calculated Amount.
3. Ajoutez une deuxième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C2 ([Rec] Summary!C2).
    
    Vous avez indiqué que vous voulez que la cellule C2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Cette formule permet de vérifier si la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de récapituler les valeurs dans la colonne C de la feuille Factures pour le fournisseur dans la cellule A2 de la feuille Résumé.
4. Ajoutez une troisième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule Difference.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D1 ([Rec] Summary!D1).
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne D de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Difference.
5. Ajoutez une quatrième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =IF(A2 <> "", C2-B2, "").
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D2 ([Rec] Summary!D2).
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez que la cellule D2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Cette formule permet de vérifier que la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de calculer la différence entre les valeurs dans les cellules C2 et B2 de la feuille Résumé.
6. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Écrire la cellule, puis trouvez l’activité Copier la plage) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Copier la plage est ajoutée au panneau Concepteur.
7. Dans l’activité Copier la plage :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la plage C2:D2, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D2 ([Rec] Summary!D2).
  - Cliquez sur Plus sur le côté de droit du champ Plage de destination, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la plage C3-D20, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C3-D20.
  - Depuis le menu déroulant Que copier, sélectionnez Formules.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la formule dans la plage copiée C2:D2 aux mêmes colonnes de la feuille.
8. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déplacez-la en dessous de la dernière activité Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.
9. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =SUM(Summary!D:D).
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la feuille Factures (Invoices) et la cellule F1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures!F1 ([Rec] Invoices!F1).
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne F de la feuille Factures du fichier Rap contienne la formule =SUM(Summary!D:D). Cette formule permet d’ajouter la somme des différences dans la colonne D de la feuille Résumé à la cellule F1 dans la feuille Factures.
Étape 5 : Envoyer un e-mail contenant des détails sur le rapprochement si la somme des différences est supérieure à 0.
1. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de la dernière activité Écrire la cellule, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Si. Une activité Si est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Si, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Condition, puis sélectionnez Générateur de conditions.
3. Dans le générateur de conditions, ajoutez la condition « si la somme des différences est supérieure à 0 »:
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ à gauche, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la feuille Factures et la cellule F1, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures!F1 ([Rec] Invoices!F1).
  - Au milieu du menu déroulant, sélectionnez égale à.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ sur la droite, sélectionnez Numéro, saisissez 0 et cliquez deux fois sur Enregistrer.
    
    Les activités que vous ajoutez dans la branche Puis de l’activité Si seront exécutées si cette condition est remplie.
4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet CSV, puis faites glisser l’activité Écrire un fichier CSV et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si. Une activité Écrire un fichier CSV est ajoutée au panneau Concepteur.
5. Dans l'activité Écrire un fichier CSV (Write CSV) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire dans le nom du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez reconcile , puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte du Générateur de textes est mis à jour vers reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Saisissez le texte .csv à la fin et cliquez sur Enregistrer. Le texte final devrait être reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire depuis, puis sélectionnez Rap > Résumé [Feuille]. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé ([Rec] Summary).
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier CSV dans le dossier du projet dont le nom contient le mot rapprocher et la date d’aujourd’hui et y copier la feuille Résumé du fichier Rap.
6. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si en dessous de l’activité Écrire un fichier CSV.
7. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
  
  Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
8. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Envoyer un e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.
9. Dans l’activité Envoyer un e-mail :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À partir du compte, puis sélectionnez Outlook.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, entrez l’adresse e-mail du ou des destinataires. Par exemple, vous pouvez saisir votre adresse e-mail pour vous envoyer l’e-mail. Si vous laissez l’option Est un brouillon sélectionnée, l’automatisation n’envoie pas l’e-mail, mais enregistre l’e-mail dans le dossier Brouillons d’Outlook.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Objet, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Reconciliation errors for, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > Aujourd’hui [Cellule]. Le texte du Générateur de textes est mis à jour vers Reconciliation errors for Date!Today.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Corps, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, saisissez le corps du texte de l’e-mail (par exemple, One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details.).
  - Pour les pièces jointes, sélectionnez Fichiers, puis entrez le même nom de fichier que celui utilisé à l’étape 5 de l’activité Écrire un fichier CSV : reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Par exemple, vous pouvez ouvrir le générateur de texte pour le champ Écrire dans quel fichier de l’activité Écrire un fichier CSV, copier tout le texte, puis le coller dans le générateur de texte pour le champ de la pièce jointe du fichier.
10. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.
Les factures et les données récapitulatives sont copiées dans le fichier rapprochement.xlsx et les calculs sont effectués. Comme pour l’un des fournisseurs, le montant total des factures ne correspond pas à celui du résumé, la feuille Synthèse du fichier rapprochement.xsls est copiée vers un fichier CSV dont le nom inclut la date d’aujourd’hui. Le fichier est ensuite attaché à un e-mail et envoyé à l’adresse spécifiée. Dans le fichier, vous pouvez identifier le fournisseur présentant des erreurs de rapprochement en regardant si la valeur de la cellule D3 est supérieure à 0.

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