Tutoriel : Travailler avec l’automatisation Word

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation qui génère un document Word d’examen des performances individuelles pour chaque membre d’une équipe en utilisant un modèle Word et les données recueillies dans plusieurs fichiers Excel et texte. Le fichier modèle contient du texte d'espace réservé et des signets qui peuvent être remplis à l'aide de valeurs utilisant des activités Word. Les noms des fichiers Excel et texte dont les données sont copiées suivent un modèle spécifique incluant le nom de l’employé.

Nous commencerons par ajouter une activité Utiliser un fichier Excel pour indiquer un fichier Excel contenant des informations sur les employés à ajouter à l’automatisation. À l’intérieur, nous ajouterons une activité Pour chaque ligne Excel pour parcourir les lignes avec des données sur les employés. À l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel, nous ajouterons une activité Utiliser un fichier Word pour ajouter le modèle de document à l’automatisation, puis une série d’activités Remplacer le texte, Définir le contenu du signet et Insérer une table de données dans le document remplira chaque fichier Word avec les informations nécessaires. pris pour chaque employé à partir d’un fichier Excel et d’un fichier texte. Enfin, nous ajouterons une activité Enregistrer le fichier Word au format pour enregistrer le modèle de document en tant que fichier distinct pour chaque employé.

1. Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez le dossier Fichiers vers le dossier de votre projet.
   3. Créez un dossier nommé Sortie dans le dossier de votre projet.

2. Étape 2 : ajouter le fichier Excel avec les données des employés au projet et parcourir les lignes du fichier.

   1. In StudioX, click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité :

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to the Files folder and select the file Employees.xlsx.

      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez EmployeeData.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez avec le fichier Employés.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom DonnéesEmployé.

   3. Click Add activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel inside the Use Excel File activity.

   4. Dans l’activité Pour chaque ligne Excel :

      • Dans la zone de texte Pour chaque, remplacez CurrentRow par Employee.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans la plage , puis sélectionnez DonnéesEmployés > Feuil1 [Feuille].

        Vous avez indiqué que vous souhaitez parcourir les lignes de la Feuil1 à partir de la feuille de calcul Employés. Comme chaque ligne contient des informations sur un employé, la ligne actuelle dans l’itération a été rebaptisée Employé afin de faciliter l’identification des informations de la ligne pour les étapes ultérieures de l’automatisation.

        

3. Étape 3 : ajouter le fichier du modèle Word à l’automatisation.

   1. Click Add activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Word File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité Utiliser un fichier Word :

      • Click Browse next to the Word file field, and then browse to the Files folder and select the file PerformanceReviewDoc_template.docx.

      • Décochez la case Enregistrement automatique pour garantir que le fichier modèle n’est pas enregistré avec les données ajoutées pour chaque employé.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez avec le fichier AnalysePerformancesDoc_modèle.docx.

        

4. Étape 4 : ajouter au fichier Word les informations du fichier Excel contenant les données sur les employés.

   1. Click Add activity inside Use Word File, and then find the Replace Text activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité Remplacer le texte :

      • Click Plus on the right side of the Search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter <<FullName>>.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Remplacer par, puis sélectionnez Employé > Nom complet.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez remplacer le texte d'espace réservé <<NomComplet>> dans le fichier Word par le nom complet copié pour chaque employé provenant de la cellule vers la colonne Nom Complet du fichier Excel Employés.

   3. Click Add activity below the Replace Text activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. Dans l’activité Définir le contenu du signet :

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManager.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte du signet, puis sélectionnez Employé > Responsable direct.

        Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez ajouter le nom du responsable direct au fichier Word en copiant le contenu de la cellule de la colonne Responsable direct du fichier Excel Employés et en le collant vers l’emplacement du signet ResponsableDirect dans le fichier Word.

   5. Répétez trois fois les étapes 3 et 4 pour ajouter au fichier Word des activités Définir le contenu du signet supplémentaires afin d’ajouter le nom complet, l’emplacement et le poste de chaque employé. Configurez chaque activité comme suit :

      • Nom du signet FullName, texte du signet Employé > Nom complet

      • Nom du signet Location, texte du signet Employé > Emplacement

      • Nom du signet PositionTitle, texte du signet Employé > Poste

        

5. Étape 5 : ajouter au fichier Word des informations du fichier Excel contenant des données sur les projets.

   1. Click Add activity below the last Set Bookmark Content, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité Utiliser un fichier Excel :

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Fichier Excel, puis sélectionnez Texte.

        Dans le générateur de texte :

        1. Entrez le texte Files\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Entrez le texte _Projects.xlsx.

           Le texte doit ressembler à ceci : Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez ajouter le fichier Excel des projets à l’automatisation. Comme la sélection Fichier Excel est un chemin dynamique d'accès au fichier et que vous souhaitez être en mesure de sélectionner les données des activités qui utilisent les fichiers des projets, vous avez indiqué que l’un des fichiers est un fichier modèle.

   3. Click Add activity inside the newly added Use Excel File activity, and then find the Insert DataTable in Document activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. Dans l’activité Insérer une table de données dans le document :

      • Click Plus on the right side of the Table to insert field, and then select Projects > Sheet1 [Sheet] > Table1 [Table].
      • Dans le menu déroulant Insérer par rapport à, sélectionnez Signet.
      • Click Plus on the right side of the Bookmark to search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter Projects.
      • Dans le menu déroulant Position d'insertion, sélectionnez Après.

      Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier la Table1 du fichier Excel Projets et la coller dans le fichier Word après le signet nommé Projets.

      

6. Étape 6 : ajouter au fichier Word les informations des fichiers texte avec les commentaires du responsable et enregistrer un fichier distinct pour chaque employé.

   L’automatisation crée des documents Word d’examen des performances distincts pour chaque employé dans le dossier Sortie et remplie les fichiers avec des informations provenant des fichiers Excel contenant des données sur les employés ainsi que des informations sur les projets, et avec des informations provenant des fichiers texte contenant les commentaires du responsable.

   Téléchargez l'exemple

   1. Click Add activity below the newly added Use Excel File activity, and then find the Read Text File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité Lire le fichier texte :

      • Click Plus on the right side of the File name field, and then select Text.

        Dans le générateur de texte :

        1. Entrez le texte Files\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Entrez le texte _ManagerFeedback.txt.

           Le texte doit ressembler à ceci : Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • In the Properties panel, click Plus on the right side of the Content field, and then select Save for Later Use. Enter the name ManagerFeedback, and click OK.

      Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier les commentaires du responsable du fichier texte qui contient le nom de l’employé dans le nom du fichier et que vous souhaitez enregistrer les commentaires pour une utilisation ultérieure dans l’automatisation.

   3. Click Add activity below the Read Text File activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. Dans l’activité Définir le contenu du signet :

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManagerFeedback.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte du signet, puis sélectionnez Utiliser la valeur sauvegardée > CommentairesduResponsable.

        Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier les commentaires du responsable enregistrés précédemment pour une utilisation ultérieure dans l’activité Lire le fichier texte et les coller dans le fichier Word à l’emplacement du signet CommentairesDuResponsableDirect.

        

   5. Click Add activity below the Set Bookmark Content activity, and then find the Save Word File As activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. Dans l’activité Enregistrer le fichier Word au format :

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Enregistrer en tant que fichier, puis sélectionnez Texte.

        Dans le générateur de texte :

        1. Entrez le texte Output\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Entrez le texte _PerformanceReview.docx.

           Le texte doit ressembler à ceci : Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • Laissez les sélections par défaut pour les autres options.

      Vous avez indiqué que vous souhaitez enregistrer le fichier modèle modifié avec les données de chaque employé dans un nouveau dossier appelé Sortie. Le nom complet de chaque employé sera ajouté au nom du fichier en utilisant la valeur dans la colonne Nom complet du fichier Excel Employés.

   7. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.