Tutoriel : extraire des données d'e-mails automatisés et les déplacer vers une application de bureau

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation qui facilite l’extraction de données spécifiques à partir de blocs de texte reprenant un certain format. Imaginons que vous travaillez dans une banque et que vous recevez de nombreuses notifications par e-mail liées à de nouvelles transactions de dépôt. Vous devez ouvrir chaque e-mail, copier manuellement les montants et les coller dans une application de guichetier, puis déplacer chaque e-mail traité vers un dossier Outlook. Les e-mails sont automatisés ; ils reprennent tous le même modèle et le même texte apparaît toujours dans le corps du message à côté des montants dont vous avez besoin. Exemple:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

Le Bloc-notes du projet par défaut contient des formules qui ne peuvent extraire que les quantités nécessaires. Nous allons modifier manuellement le Bloc-notes du projet pour extraire les valeurs d'un e-mail, comme décrit dans Étape 2 : Configurer un projet et obtenir les fichiers nécessaires, puis configurer notre automatisation pour extraire les mêmes valeurs de tous les e-mails similaires.

L’automatisation effectue les tâches suivantes pour chaque e-mail stocké dans un dossier de recherche Outlook. Celui-ci contient les e-mails automatisés non lus les plus récents liés aux transactions de dépôt :

1. Copie le corps de l’e-mail et colle les données vers le Bloc-notes du projet où des données spécifiques sont extraites à l’aide de formules Excel destinées à la manipulation de texte.
2. Entre les données champ par champ dans une application de bureau et envoie les données.
3. Marque l’e-mail comme lu et le déplace vers un dossier Outlook pour les e-mails traités.

Nous allons créer un projet et commencerons par ajouter une activité Utiliser l'application de bureau Outlook (Use Desktop Outlook App) pour indiquer le compte Outlook à utiliser. Nous ajouterons ensuite une activité Pour chaque Email (For Each Email) puis, pour indiquer que l’automatisation doit être exécutée pour chaque e-mail, nous placerons toutes les activités ultérieures à l’intérieur de Pour chaque Email. Nous ajouterons une activité Écrire la cellule (Write Cell) pour copier le corps de chaque e-mail dans une cellule spécifique du Bloc-notes de projet. Nous ajouterons ensuite les activités UI Automation nécessaires pour saisir les données de notre application de bureau, et enfin les activités pour marquer l’e-mail comme lu et déplacer l’e-mail.

1. Étape 1 : Créez deux dossiers dans Outlook.
   Pour cet exemple, nous utiliserons des e-mails dont l'objet sera New Deposit Available et dont le corps sera comme mentionné précédemment.

   Pour créer un Dossier de recherche pour les e-mails non lus à partir d’aujourd’hui et dont le sujet est spécifié :

   1. Lancez Outlook, faites un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet Dossier, puis sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
   2. Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé > Choisir.
   3. Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisé, entrez Today's deposits dans la case Nom, puis sélectionnez Critères.
   4. Dans l’onglet Messages de la fenêtre Recherche avancée :
      • Dans les menus déroulants situés à côté de Date, sélectionnez reçu le et Aujourd’hui.
      • Dans le champ Rechercher le(s) mot(s), entrez Nouveau dépôt disponible.
      • Dans le menu déroulant Dans, sélectionnez champ Objet uniquement.
   5. Dans l’onglet Autres choix, sélectionnez la ligne non lu(s) dans le menu déroulant adjacent à Uniquement les éléments.
   6. Cliquez trois fois sur OK pour fermer les fenêtres et enregistrer le dossier.
   7. Dans votre boîte de réception, créez un dossier appelé DépôtsTraités. Il s’agit du dossier où les e-mails seront déplacés une fois traités.
   8. Envoyez plusieurs e-mails au compte de messagerie utilisé pour l’automatisation en reprenant l'objet indiqué et en utilisant un corps de texte reprenant le modèle indiqué, mais en entrant toutefois des montants différents dans chaque e-mail.
   9. Après les avoir envoyés, assurez-vous qu’ils s’affichent dans le dossier de recherche Today's deposits.
2. Étape 2 : configurer un projet et obtenir les fichiers nécessaires.
   1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
   2. Ouvrez le Bloc-notes du projet pour le projet et copiez le corps d'un e-mail dans la cellule B4 de la feuille Texte, puis saisissez manuellement le texte à gauche de chacune de nos trois valeurs dans les cellules D5:D7, Cash in: dans la cellule D5, On Us Check: dans la cellule D6, Not On Us Check: dans la cellule D7. Comme il n'y a pas de texte à droite des valeurs, les cellules E5:E7 doivent être vides. Les formules déjà présentes dans les cellules F5:F7 doivent extraire les valeurs, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous.
      
      

      

      
      

      Enregistrez et fermez le Bloc-notes du projet.

   3. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Double-cliquez sur le fichier DoubleUI.exe pour ouvrir l'application DoubleUI.
3. Étape 3 : ajouter le compte Outlook au projet et parcourir les messages du dossier de recherche.
   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail et double-cliquez sur Utiliser l’application de bureau Outlook. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
   3. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Pour chaque e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.
   4. Dans l’activité Pour chaque e-mail, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans les e-mails de, puis sélectionnez Outlook > [Dossiers de recherche] > [Dépôts d’aujourd’hui].

      Vous avez indiqué que vous souhaitez parcourir les e-mails dans le dossier de recherche Outlook « Dépôts d’aujourd’hui ».

      
      

      

      
      
4. Étape 4 : copier le corps de l'e-mail vers une cellule dans le Bloc-notes du projet pour extraire du texte.
   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l'activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File) et déposez-la à l’intérieur de l'activité Pour chaque fichier du dossier (For Each File In Folder).
   2. Sous le champ Fichier Excel (Excel file), accédez au fichier Excel « Project_Notebook.xlsx ».
   3. Dans l'activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File), ajoutez une activité Écrire la cellule (Write Cell).
   4. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez EmailActuel > Corps pour indiquer que vous voulez copier le corps de l’e-mail actuel dans l’itération.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Indiquer dans Excel pour ouvrir le fichier dans Excel. Dans le fichier, sélectionnez la feuille Texte, puis la cellule B4 et cliquez sur Confirmer dans l’onglet UiPath du ruban Excel. Vous avez indiqué que vous souhaitez coller le corps de l’e-mail vers la cellule B4 dans la feuille Texte du bloc-notes du projet.

        
        

        

        
        
5. Étape 5 : ajouter l’application bureau et les activités devant y être effectuées.
   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Application/Web, puis faites glisser une activité Utiliser l'application/le navigateur et déposez-la dans l’activité Pour chaque e-mail sous l’activité Écrire la cellule. Une activité Utiliser l'application/le navigateur est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Utiliser l'application/le navigateur, cliquez sur Indiquer l’application, puis déplacez le pointeur de souris sur l’application DoubleUI. Lorsque la fenêtre est mise en surbrillance, cliquez n’importe où dans DoubleUI.

      L’activité Utiliser l'application/le navigateur est mise à jour et une capture d’écran de la fenêtre apparaît à l’intérieur de l’activité.

   3. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Application/Web, puis faites glisser une activité Saisir dans et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application/le navigateur. Une activité Saisir dans est ajoutée dans l’activité Utiliser l’application/le navigateur.
   4. Dans l’activité Saisir dans :

      • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Encaissement dans l’application DoubleUI.exe. Lorsque le champ est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ de texte est identifié comme étant la cible et le libellé Encaissement juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez saisir dans le champ Encaissement depuis l’application DoubleUI.exe.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Saisir ceci, puis sélectionnez Excel > Indiquer dans Excel. Dans le fichier Excel, sélectionnez la cellule F4 (la valeur Encaissement) et cliquez sur Confirmer dans l’onglet UiPath du ruban Excel. Le champ Saisir ceci affiche votre sélection ainsi : [Excel] Texte!F5.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier la valeur Encaissement du fichier Excel vers le champ Encaissement dans l’application DoubleUI.exe.

   5. Répétez les étapes 3 et 4 deux fois de plus pour ajouter les activités Saisir dans afin de copier les valeurs Chèque tiré sur notre banque et Chèque non tiré sur notre banque du fichier Excel (cellules F6 et F7 respectivement) vers les champs correspondants de l’application DoubleUI.
   6. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Application/Web, puis faites glisser une activité Cliquer et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application/le navigateur après l’activité Obtenir le texte. Une activité Cliquer est ajoutée dans l’activité Utiliser l’application/le navigateur.
   7. Dans l’activité Cliquer, cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le bouton Accepter dans l’application DoubleUI.exe. Lorsque le bouton est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le bouton Accepter est identifié comme étant la cible et le bouton Annuler est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Cliquer.

      Vous avez indiqué que vous souhaitez cliquer sur le bouton Accepter depuis l’application DoubleUI.exe.

      
      

      

      
      
6. Étape 6 : marquer l’e-mail comme lu et le déplacer vers un dossier Outlook.
   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser une activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu et déposez-la dans l’activité Pour chaque e-mail sous l’activité Utiliser l’application/le navigateur. Une activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Marqué l'e-mail comme lu :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ E-mail, puis sélectionnez EmailActuel pour indiquer que vous souhaitez marquer l’e-mail actuel dans l’itération.
      • Dans le menu déroulant Marquer comme (Mark as), sélectionnez Lu (Read).
   3. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Déplacer un e-mail à l’intérieur de l’activité Pour chaque e-mail en dessous de l’activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu. Une activité Déplacer un e-mail est ajoutée au panneau Concepteur.
   4. Dans l’activité Déplacer l'e-mail :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ E-mail, puis sélectionnez EmailActuel pour indiquer que vous souhaitez déplacer l’e-mail actuel dans l’itération.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Déplacer vers, puis sélectionnez Outlook > [Boîte de réception] > [DépôtsTraités]. Vous avez indiqué que vous souhaitez déplacer l’e-mail vers le dossier DépôtsTraités.

        
        

        

        
        
   5. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

      Pour chaque e-mail dans le Dossier de recherche Outlook, le corps est copié vers Excel, les données sont extraites et saisies dans l’application de bureau DoubleUI, l’e-mail est ensuite marqué comme lu et déplacé vers un dossier différent.

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