Tutoriel : enregistrer, renommer et déplacer des pièces jointes

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation qui enregistre les pièces jointes de tous les e-mails d'un dossier de recherche Outlook sur votre ordinateur, puis déplace les fichiers vers un autre dossier de votre ordinateur et les renomme en ajoutant la date d’aujourd’hui au nom du fichier. Pour renommer les fichiers, nous utiliserons une formule dans le bloc-notes du projet par défaut disponible dans StudioX.

Commençons par créer un projet et ajoutons-y l'activité Utiliser l'application de bureau Outlook ( Use Desktop Outlook App ) afin d'indiquer le compte Outlook devant être utilisé. À l'intérieur de cette activité, nous allons ajouter une activité Pour chaque e-mail , puis le scénario courant Parcourir les pièces jointes des e-mails pour indiquer que nous voulons enregistrer les pièces jointes de chaque e-mail, puis traiter chaque fichier après son enregistrement. En parcourant chaque fichier du dossier où les pièces jointes sont enregistrées, nous ajouterons ensuite une activité Écrire la cellule pour copier le nom du fichier et modifier le nom dans le Bloc-notes du projet, et une activité Déplacer le fichier pour déplacer le fichier avec le nom mis à jour vers un autre dossier .pdf.

Étape 1 : créer deux dossiers sur votre ordinateur et un dossier de recherche dans Outlook.
1. Créez deux dossiers nommés Dedans et En dehors à la racine du disque C: de votre ordinateur.
2. Lancez Outlook, faites un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet Dossier, puis sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
3. Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé > Choisir.
4. Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisé, entrez « Pièces jointes de la semaine dernière » dans la case Nom, puis sélectionnez Critères.
5. Dans l’onglet Messages de la fenêtre Recherche avancée, sélectionnez reçu le et Semaine dernière dans les menus déroulants situés à côté de Date.
6. Dans l’onglet Autres choix, sélectionnez la ligne une ou plusieurs pièces jointes dans le menu déroulant adjacent à Uniquement les éléments.
7. Cliquez trois fois sur OK pour fermer les fenêtres et enregistrer le dossier de recherche.
Étape 2 : configurer un projet.
Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
Étape 3 : Ajouter le compte Outlook au projet.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail et double-cliquez sur Utiliser l’application de bureau Outlook. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
  
  Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
Étape 4 : parcourir les messages dans le dossier Outlook.
1. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Pour chaque e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.
2. Dans l’activité Pour chaque e-mail , cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans les e-mails de , puis sélectionnez Outlook > [Dossiers de recherche] > [Pièces jointes de la semaine dernière] (Outlook > [Search Folders] > [Last week's attachments]). Votre sélection s’affiche dans le champ sous la forme de Last week's attachments.
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez parcourir les e-mails dans le dossier Outlook « Pièces jointes de la semaine dernière ».
Étape 5 : Parcourir les pièces jointes du courrier.
1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Pour chaque e-mail, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, sélectionnez le scénario courant Parcourir les pièces jointes de l’e-mail.
2. Naviguez vers le dossier d'entrée, sélectionnez-le et cliquez sur OK.
  Deux activités s’ajoutent à votre projet :
  - Enregistrer les pièces jointes d'un e-mail avec CurrentMail sélectionné pour le champ À partir du message indiquant que les pièces jointes de l'e-mail actuel de l’itération doivent être enregistrés dans le dossier d' entrée qui est indiqué ainsi : C:\In et qui est sélectionné dans le champ Enregistrer dans le dossier .
  - Pour chaque fichier du dossier avec C:\In sélectionné dans le champ Dossier pour indiquer que vous allez parcourir les fichiers de ce dossier.
    
    Si vous cliquez maintenant sur Démarrer pour exécuter l’automatisation, les pièces jointes seront téléchargées et enregistrées dans le dossier d'entrée.
Étape 6 : Renommer et déplacer les pièces jointes du courrier vers un dossier différent.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l'activité Écrire la cellule et déposez-la à l’intérieur de l'activité Pour chaque fichier du dossier.
2. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire (What to write), puis sélectionnez FichierActuel (CurrentFile) > Nom complet (inclut le chemin complet) (Full Name (includes full path)) pour indiquer que vous voulez copier le chemin complet du fichier actuel dans l’itération.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Fichier [Feuille] > NomCompletFichier [Cellule] pour indiquer que vous voulez coller le chemin complet du fichier actuel de l’itération vers la cellule nommée NomCompletFichier dans la feuille Fichier du bloc-notes du projet.
3. Cliquez sur Bloc-notes du projet dans le ruban de StudioX. Dans le fichier Projet_Notebook.xslx, accédez à la feuille Fichier, mettez à jour la valeur dans la cellule nommée ReformattedFileName (B14) comme suit : =FileNameNoExtension & "-" & YYYYMMDD & "." & FileExtension et enregistrez le fichier. Cette formule ajoute la date actuelle à la fin du nom du fichier.
4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Fichier, faites glisser l’activité Déplacer le fichier et déposez-la dans l'activité Pour chaque fichier du dossier, située après l’activité Écrire la cellule.
5. Dans l’activité Déplacer le fichier (Move File) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ De (From), puis sélectionnez FichierActuel (CurrentFile) > Nom complet (inclut le chemin complet) (Full Name (includes full path)) pour indiquer le chemin complet du fichier actuel dans l’itération.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À (To), puis sélectionnez Texte ( Text). Dans le générateur de texte, entrez C:\Out\ , puis cliquez sur Plus sur le côté droit de la fenêtre et sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Fichier [Feuille] > NomFichierReformaté [Cellule]. Le chemin dans le Générateur de textes devrait ressembler à ceci : C:\Out\[Excel] File!ReformattedFileName.
  - Assurez-vous que l'option Écraser (Overwrite) est sélectionnée.
6. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
7. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.
  
  Les pièces jointes de chaque e-mail du dossier de recherche Outlook sont enregistrées dans le dossier d'entrée de l’ordinateur, la date d’aujourd’hui est ajoutée au nom et elles sont déplacées vers le dossier de sortie.
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