Tutoriel : Filtrage des données dans Excel

Dans cet exemple, nous allons créer une automatisation pour le processus suivant :

1. Copiez les données dans une nouvelle feuille d'une feuille de calcul contenant les informations du fournisseur.
2. Filtrez les données pour afficher uniquement les lignes recensant les fournisseurs du secteur des services et du secteur informatique qui ont été ajoutés au cours des 10 dernières années.
3. Copiez les données filtrées dans un fichier.
4. Envoyez le fichier CSV par e-mail.

Nous allons créer un projet avec les activités suivantes :

• Une activité Utiliser le fichier Excel pour indiquer le fichier Excel avec les informations sur le fournisseur.
• Une activité Copier la plage pour copier les données sur une autre feuille.
• Deux activités Filter pour filtrer les données selon les critères souhaités : un filtre pour la colonne Industrie, un autre pour la colonne Fournisseur depuis.
• Une activité Write CSV pour copier les données filtrées dans un fichier CSV.
• Une activité Utiliser l’application de bureau Outlook pour indiquer le compte Outlook à partir duquel envoyer l’e-mail.
• Une activité Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail.

1. Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.
   1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
   2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez le fichier Fournisseurs.xlsx dans le dossier de votre projet.
2. Étape 2 : ajouter le fichier Excel au projet.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité dans le panneau Concepteur, puis recherchez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Utiliser un fichier Excel est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité :
      • Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier Suppliers.xlsx et sélectionnez-le.
      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Suppliers.
        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier Suppliers.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Suppliers.
3. Étape 3 : filtrer les données et les copier dans un fichier CSV.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez l’activité Copier la plage. Une activité Copier la plage est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Copier la plage :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Fournisseurs > Données [Feuille].

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage de destination, puis sélectionnez Fournisseurs > Traitement effectué [Feuille].

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier les données de la feuille Données vers le fichier Fournisseurs et les coller à la feuille Traitement effectué du même fichier.

   3. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

      Les données de la feuille Données sont copiées à la feuille Traitement effectué dans le classeur Fournisseurs.

   4. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel juste en dessous de l’activité Copier la plage, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Filtrer. Une activité Filtrer est ajoutée au panneau Concepteur.
   5. Dans l’activité Filtre :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Fournisseurs > Traitement effectué [Feuille].
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom de la colonne, puis sélectionnez Plage > Industrie.

      • Cliquez sur le bouton Configurer le filtre. Dans la fenêtre Filtrer, assurez-vous que le Filtre de base est sélectionné, puis :

        • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Valeur, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Services, puis cliquez sur Enregistrer (Save).
        • Cliquez sur Ajouter pour ajouter une deuxième valeur.
        • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Valeur, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez IT, cliquez sur Enregistrer (Save), puis cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Filtrer (Filter).

          Vous avez indiqué que vous souhaitez filtrer les données de la feuille Traitement effectué pour afficher uniquement les lignes avec les valeurs Services ou Informatique dans la colonne Industrie.

   6. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel juste en dessous de l’activité Filtrer, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Filtrer. Une seconde activité Filtrer est ajoutée au panneau Concepteur.
   7. Dans la deuxième activité Filtre :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Fournisseurs > Traitement effectué [Feuille].
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom de la colonne, puis sélectionnez Plage > Fournisseur depuis.

      • Cliquez sur le bouton Filtre. Dans la fenêtre Filtre :

        • Sélectionnez Filtre avancé (Advanced filter).
        • Dans le menu déroulant Opérateur, sélectionnez > (est supérieur à).
        • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Valeur, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez une date remontant à 10 ans (par exemple, 5/5/2009), puis cliquez sur Enregistrer (Save) et sur OK pour fermer la fenêtre Filtrer (Filter).

          Vous avez indiqué vouloir filtrer les données de la feuille Traitement effectué pour afficher uniquement les lignes avec des dates postérieures au 05/05/2009 dans la colonne Fournisseur depuis.

   8. Pour rendre les filtres plus facilement identifiables, modifiez le nom dans la barre supérieure de chacun d’entre eux. Par exemple, utilisez Filter Industry pour le premier et Filter Supplier Since pour le second.
   9. Cliquez sur Ajouter une activité juste en dessous de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Écrire un fichier CSV. Une activité Écrire un fichier CSV est ajoutée au panneau Concepteur. Vous pouvez également ajouter cette activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel juste en dessous de la dernière activité Filtrer.
   10. Dans l'activité Écrire un fichier CSV (Write CSV) :
       • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire dans le nom du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez result-, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte du Générateur de textes est mis à jour vers result-Excel Date!YYYYMMDD. Saisissez le texte .csv à la fin et cliquez sur Enregistrer. Le texte final devrait être result-Excel Date!YYYYMMDD.csv.
       • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire depuis, puis sélectionnez Fournisseurs > Traitement effectué [Feuille].

         Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier CSV dans le dossier du projet dont le nom contient le résultat du texte ainsi que la date d’aujourd’hui et y copier les données de la feuille Traitement effectué.

         
         

         

         
         
4. Étape 4 : envoyer le fichier CSV par courrier électronique.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Utiliser l’application de bureau Outlook est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
   3. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Envoyer un e-mail. Une activité Envoyer un e-mail est ajoutée au panneau Concepteur.
   4. Dans l’activité Envoyer un e-mail :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À partir du compte, puis sélectionnez Outlook.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, entrez l’adresse e-mail du ou des destinataires. Par exemple, vous pouvez saisir votre adresse e-mail pour vous envoyer l’e-mail. Si vous laissez l’option Est un brouillon sélectionnée, l’automatisation n’envoie pas l’e-mail, mais enregistre l’e-mail dans le dossier Brouillons d’Outlook.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Objet, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez List of filtered suppliers for , puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > Aujourd’hui [Cellule]. Le texte final doit ressembler à ceci : List of filtered suppliers for [Excel]Date!Today. Cliquez sur Enregistrer dans le générateur de texte.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Corps, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, saisissez le corps du texte de l’e-mail (par exemple, Please see attachment).
      • Pour les Pièces jointes, sélectionnez Fichiers, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez le nom du fichier comme dans l’activité Écrire un fichier CSV : result-Excel Date!YYYYMMDD.csv. Pour y parvenir, vous pouvez notamment sélectionner tout le texte dans le générateur de texte du champ Écrire dans quel fichier dans l’activité Écrire un fichier CSV, copier le texte, puis le coller dans le générateur de texte du champ Pièces jointes.
        
        

        

        
        
   5. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

   Les données de la feuille Traitement effectué sont filtrées, puis copiées dans un fichier CSV dont la date d’aujourd’hui est indiquée dans le nom. Le fichier CSV est ensuite envoyé par e-mail.

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