Gestion des entités

À propos de la gestion des entités et du regroupement des ressources

La fonctionnalité Gestion des entités et regroupement de ressources (Entity Management and Resource Grouping) dans le Customer Portal vous aide à organiser les licences, les demandes de licence (contrats de licence d'accord d'entreprise) et les tickets d'assistance. Si vous gérez plusieurs implémentations dans des services internes ou des organisations externes, cette fonctionnalité vous permet d’attribuer efficacement des licences et des cas d’assistance à des entités spécifiques.

Fonctionnalités clés

Suivi des entités

Une entité définit comment les ressources sont alignées au sein de votre organisation, par exemple, par département, par service ou par partenaire externe. Cela vous permet de catégoriser et de regrouper les ressources telles que les licences, les incidents d’assistance et d’autres ressources connexes afin d’améliorer l’attribution, la surveillance et la production de rapports des ressources.

Ressources gérées par les entités:

• Licences (Licenses)
• Historique d’utilisation des licences
• Incidents d’assistance

Affectation et gestion des entités

1. Licences:
   • Attribuez des entités lors de l'enregistrement de la licence.
   • Consultez la consommation du contrat par entité sur la page des licences.
   • Mettez à jour les détails de la licence pour qu’ils reflètent les attributions d’entités.
2. Incidents d’assistance:
   • Les cas d'assistance héritent automatiquement de l'entité de la licence associée.
   • Les incidents peuvent être filtrés par entité sur la page Liste des incidents.

Accès et autorisations

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez :

• Affichez toutes les entités associées à votre compte.
• Ajoutez de nouvelles entités ou mettez à jour les entités existantes.

Autorisations

• AdministrateurCustomer Portal : Accès complet pour afficher, créer, modifier et supprimer des entités.
• Utilisateur régulierCustomer Portal :
  • (Par défaut) Accès en lecture seule aux entités attribuées.
  • Les autorisations de modification permettent à l’utilisateur de créer, modifier et supprimer des entités.

Options de gestion des entités

Entités définies par le système

• Il s'agit d'entités prédéfinies fournies par le système. Vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer.

Entités définies par l'utilisateur

• Vous pouvez créer manuellement des entités afin qu'elles correspondent mieux à votre structure organisationnelle.
• Ajoutez, renommez et supprimez des entités à partir de la page Gestion des entités (Entity Management) dédiée.

Comment utiliser la gestion des entités

Accéder à Entity Management

Accédez à la section Gestion des entités (Entity Management) dans le Customer Portal à l'aide du menu Entreprise (Company) .

Gérer les entités

Création d’une nouvelle entité:

1. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle entité (Create New Entity) .
2. Saisissez un nom unique pour l'entité.

Renommer une entité:

Sélectionnez l'entité à renommer et mettez à jour son nom. Tous les enregistrements associés refléteront immédiatement le nom mis à jour.

Suppression d'une entité:

Sélectionnez Supprimer (Delete) et confirmez l’action. Tous les enregistrements associés seront désaffectés et rendus orphelins.

Remplacer une entité:

Sélectionnez l'entité à remplacer et choisissez une entité de remplacement dans la liste. Tous les enregistrements seront réaffectés à la nouvelle entité et l'entité sera supprimée.

Remarque :

Les entités définies par le système ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.

Attribuer des entités

Les entités peuvent être attribuées aux licences depuis la page Licences (Licensing) , et en haut de l'enregistrement de licence pour les contrats de licence d'entreprise, et sont cascades pour prendre en charge les cas.

• Modifier des licences existantes:
  1. Accédez à la page Licences (Licenses) sous le menu Entreprise (Company) .
  2. Accédez aux options de licence pour une licence à l'aide des trois points, puis sélectionnez Mettre à jour l'entité (Update Entity).
• Gestion des incidents: les entités sont automatiquement appliquées aux incidents d’assistance en fonction de la licence associée.
• Pendant l'enregistrement de la licence
  1. Lors du tri, sélectionnez un nom d'entité à attribuer aux nouvelles licences.
  2. Terminez le processus de vérification.
  Remarque : applicable aux clients avec « Gestion des licences » pour les contrats ELA. Les mises à jour des nouvelles licences peuvent prendre quelques minutes pour être reflétées dans le Customer Portal.

Filtres au niveau de la page

Le filtrage basé sur les entités est disponible sur plusieurs pages du portail :

• Page Licence (Licensing)
• Page Liste des cas (Case list)

Audit et sécurité

Sécurité des données : les données de l'entité sont stockées et gérées en toute sécurité. L'accès est basé sur les rôles afin d'empêcher toute modification non autorisée.