Configurer les invites de consentement

En tant qu'Administrator, vous pouvez créer des invites de consentement pour les utilisateurs qui se connectent à votre organisation. Ces invites garantissent que chaque utilisateur est informé des politiques internes auxquelles il doit consentir avant de pouvoir utiliser Automation Cloud.

Pour la conservation des enregistrements, vous avez accès à des journaux détaillés pour chaque interaction de consentement. Ces journaux capturent l’identité de l’utilisateur connecté, la date de connexion, s’il a accepté ou rejeté l’invite et la date d’expiration d’un consentement accepté. L'expiration d'un consentement accepté ne déconnecte pas l'utilisateur, cependant, il est invité à confirmer à nouveau son consentement lors de sa prochaine connexion.

Les utilisateurs qui choisissent de refuser ne peuvent pas se connecter, mais ont la possibilité d'accepter le consentement s'ils le refusent.

Configurer une invite de consentement

Pour configurer une invite de consentement, procédez comme suit :

1. Accédez à Admin > Consentement de l' utilisateur (User Consent) pour votre organisation.

2. Sélectionnez Créer un consentement utilisateur (Create user consent) pour créer un nouveau consentement. La fenêtre Créer un consentement utilisateur (Create user consent ) s'affiche. Sur le côté gauche, vous pouvez configurer votre invite de consentement. Sur le côté droit, vous pouvez voir un aperçu en temps réel de votre invite de consentement.

   Remarque :

   Vous ne pouvez configurer qu'une seule invite de consentement par organisation.

3. Définissez un titre dans le champ Titre (Title). Fournissez un résumé court et clair du contenu de la politique pour laquelle les utilisateurs doivent donner leur consentement.

4. Ajoutez le contenu dans le champ Contenu . Vous devez détailler ici les politiques spécifiques auxquelles l'utilisateur doit consentir. Vous pouvez formater vos messages selon vos besoins et incorporer des tables à l'aide de Markdown.

   Remarque : copier et coller une table Markdown directement dans le champ Contenu (Content ) n'effectue pas le rendu sous forme de table, mais conserve la syntaxe Markdown brute. Pour un rendu correct du tableau, supprimez le dernier caractère du texte copié après le collage, puis rajoutez-le, ou entrez manuellement l'ensemble du tableau.

5. Saisissez le texte des boutons radio définis pour les options de consentement et de refus

   • Dans le champ Bouton radio - Consentement (Radio button - consent ), saisissez le texte de l'option de consentement. Cette option permet aux utilisateurs d'utiliser la plate-forme.

   • Dans le champ Bouton radio - Refuser (Radio button - false ), saisissez le texte de l'option de refus. Cette option empêche les utilisateurs d'utiliser la plate-forme. Les utilisateurs qui choisissent de refuser ont la possibilité d'accepter s'ils refusent.

6. Sélectionnez votre option de récurrence préférée :

   • Choisissez Une fois (Oracle) pour afficher l’invite de consentement une seule fois.

   • Choisissez Répéter (Repeat) pour configurer des invites récurrentes. Vous pouvez définir les intervalles de fréquence sur des jours, des semaines, des mois ou des années spécifiques selon vos besoins. L'expiration du délai récurrent défini ne déconnecte pas l'utilisateur, cependant, il est invité à confirmer à nouveau son consentement lors de sa prochaine connexion.

7. Sélectionnez Enregistrer ( Save) pour conserver vos modifications.

Modifier l'invite de consentement existante

Pour modifier une invite de consentement existante, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à Admin > Consentement de l' utilisateur (User Consent) pour votre organisation.

2. Cliquez sur Modifier le consentement de l' utilisateur (Edit user consent) pour modifier le consentement existant. La fenêtre Modifier le consentement de l'utilisateur ( Edit user consent ) s'affiche. Sur le côté gauche, vous pouvez configurer votre invite de consentement. Sur le côté droit, vous pouvez voir un aperçu en temps réel de votre invite de consentement.

3. Apportez les modifications nécessaires à votre invite de consentement. Pour plus de détails sur les options disponibles, consultez Configurer une invite de consentement.

4. Sélectionnez Enregistrer ( Save) pour conserver vos modifications. La fenêtre Modifications de contenu ( Content changes) s'affiche, dans laquelle vous pouvez choisir de conserver les enregistrements d'utilisateurs existants à partir de l'invite de consentement initiale, ou de réinitialiser l'enregistrement.

   

5. Sélectionnez Conserver les enregistrements d’utilisateurs existants et n’invitez qu’un nouveau message pour les utilisateurs qui n’ont pas encore accepté de conserver les enregistrements d’utilisateurs existants, ou bien Supprimer les enregistrements d’utilisateurs existants et afficher un nouveau message pour tous les utilisateurs afin de supprimer les enregistrements d’utilisateurs existants et demander à tous les utilisateurs d’accepter la modification invite de consentement.

Supprimer l'invite de consentement existante

La suppression d'une invite de consentement efface les enregistrements de consentement, ce qui oblige tous les utilisateurs à accepter à nouveau toute invite créée. Pour supprimer une invite de consentement, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à Admin > Consentement de l' utilisateur (User Consent) pour votre organisation. La fenêtre Consentement de l'utilisateur ( User consent ) s'affiche et donne un aperçu de l'invite de consentement existante.

   

2. Sélectionnez Supprimer pour supprimer l'invite existante. La fenêtre Supprimer le consentement de l'utilisateur ( Delete user consent ) s'affiche.

3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer la suppression de l’invite de consentement ou Annuler pour revenir à la fenêtre Consentement de l’utilisateur sans supprimer l’invite.