Configurar solicitudes de consentimiento

As an administrator, you can establish consent prompts for users logging into your organization. These prompts ensure each user is informed about internal policies they need to consent to before they can use Automation Cloud.

Para el mantenimiento de registros, tienes acceso a registros detallados para cada interacción de consentimiento. Estos registros capturan la identidad del usuario que ha iniciado sesión, la fecha de inicio de sesión, si aceptaron o rechazaron la solicitud y la fecha de vencimiento de un consentimiento aceptado. La expiración de un consentimiento aceptado no desconecta al usuario, sin embargo, se le pide que confirme su consentimiento de nuevo con su próximo inicio de sesión.

Los usuarios que decidan rechazar no podrán iniciar sesión, pero tendrán la opción de aceptar el consentimiento si lo reconsideran.

Configurar una solicitud de consentimiento

Para configurar una solicitud de consentimiento, sigue estos pasos:

1. Ve a Admin > Consentimiento de usuario para tu organización.

2. Selecciona Crear consentimiento de usuario para crear un nuevo consentimiento. Se mostrará la ventana Crear consentimiento de usuario . En el lado izquierdo puedes configurar tu solicitud de consentimiento. En el lado derecho, puedes ver una vista previa en tiempo real de tu solicitud de consentimiento.

   Nota:

   Solo puedes configurar una solicitud de consentimiento por organización.

3. Establece un título en el campo Título . Proporcione un resumen breve y claro del contenido de la política para el que los usuarios deben dar su consentimiento.

4. Añade el contenido en el campo Contenido . Aquí, debes detallar las políticas específicas a las que el usuario debe dar su consentimiento. Puedes formatear tus mensajes según sea necesario, y puedes incorporar tablas utilizando Markdown.

   Nota: Copiar y pegar una tabla de Markdown directamente en el campo Contenido no se representa como una tabla, pero mantiene la sintaxis de Markdown sin formato. Para una representación correcta de la tabla, elimina el último carácter del texto copiado después de pegarlo y vuelve a añadirlo, o introduce manualmente toda la tabla.

5. Introduzca el texto de los botones de radio definidos para las opciones de consentimiento y rechazo

   • En el campo Botón de radio - consentimiento , introduce el texto para la opción de consentimiento. Esta opción permite a los usuarios utilizar la plataforma.

   • En el campo Botón de opción - rechazar , introduce el texto para la opción de rechazo. Esta opción evita que los usuarios utilicen la plataforma. Los usuarios que decidan rechazar tienen la opción de aceptar si lo reconsideran.

6. Selecciona tu opción de periodicidad preferida:

   • Elija Una vez para mostrar la solicitud de consentimiento una sola vez.

   • Elija Repetir para configurar solicitudes recurrentes. Puedes establecer los intervalos de frecuencia en días, semanas, meses o años específicos según sea necesario. La expiración del tiempo recurrente establecido no desconecta al usuario, sin embargo, se le pide que confirme su consentimiento de nuevo con su próximo inicio de sesión.

7. Selecciona Guardar para mantener tus cambios.

Editar la solicitud de consentimiento existente

Para editar una solicitud de consentimiento existente, sigue estos pasos:

1. Ve a Admin > Consentimiento de usuario para tu organización.

2. Haz clic en Editar consentimiento del usuario para editar el consentimiento existente. Se mostrará la ventana Editar consentimiento del usuario . En el lado izquierdo puedes configurar tu solicitud de consentimiento. En el lado derecho, puedes ver una vista previa en tiempo real de tu solicitud de consentimiento.

3. Realiza las modificaciones necesarias en tu solicitud de consentimiento. Para obtener más información sobre las opciones disponibles, consulta Configurar una solicitud de consentimiento.

4. Selecciona Guardar para mantener tus cambios. Se muestra la ventana Cambios de contenido , donde puedes elegir mantener los registros de usuario existentes desde la solicitud de consentimiento inicial, o restablecer el registro.

   

5. Seleccione Mantener los registros de usuario existentes y solo solicitar el nuevo mensaje a los usuarios que aún no han aceptado mantener los registros de usuario existentes, o Eliminar los registros de usuario existentes y volver a solicitar el nuevo mensaje a todos los usuarios para eliminar los registros de usuario existentes y requerir que todos los usuarios acepten los editados solicitud de consentimiento.

Eliminar la solicitud de consentimiento existente

Al eliminar una solicitud de consentimiento, se borran los registros de consentimiento, lo que requiere que todos los usuarios acepten de nuevo cualquier solicitud recién creada. Para eliminar una solicitud de consentimiento, sigue estos pasos:

1. Ve a Admin > Consentimiento de usuario para tu organización. Se muestra la ventana Consentimiento del usuario que muestra una descripción general de la solicitud de consentimiento existente.

   

2. Selecciona Eliminar para eliminar la solicitud existente. Se mostrará la ventana Eliminar consentimiento del usuario .

3. Selecciona Eliminar para confirmar la eliminación de la solicitud de consentimiento o Cancelar para volver a la ventana Consentimiento del usuario sin eliminar la solicitud.