TO-BE-Design und PDD-Generierung

Phase 2-TO-BE-Entwurf und Phase 3-PDD-Generierung in vorgehens

In Phase 2 wird der zukünftige Status Ihres Prozesses auf der bestätigten Ist-Umgebungsübersicht erstellt. Phase 3 kombiniert beide Status in einem herunterladbaren Prozessdesigndokument (PDD).

Voraussetzungen

Ihre Ist-Prozessübersicht ist bestätigt und gesperrt. Siehe Ist-Dokumentation.

Startphase 2

Phase 2 dauert in der Regel ein bis zwei Stunden. Sie können jederzeit anhalten und in einer späteren Sitzung fortsetzen. Beispiel für den Anfang: „Weiter mit Phase 2“ oder „Entwerfen wir den zukünftigen Status.“

Zuweisen von Automatisierungsmodi

Die erste Aufgabe in Phase 2 besteht darin, jedem Schritt in Ihrem Prozess einen Automatisierungsmodus zuzuweisen. Der Karto aktualisieren zeigt Ihnen jeden Schritt und fordert Sie auf, auszuwählen, wie er nach der Automatisierung behandelt wird.

Mode	Was es bedeutet	Verwendungszweck
Vollautomatisch	Läuft ohne menschliche Beteiligung – regelbasiert, System-zu-System	Schritte mit klaren Regeln, bei denen ein API- oder RPA-Bot alles übernimmt
Unterstützt	Läuft zusammen mit einer Person zusammen, die ihn auslöst oder leitet	Schritte, bei denen eine Person in Echtzeit initiieren oder überprüfen muss
Mitarbeiter	KI-gesteuert – Verwaltet die Variation oder Entscheidung zur Laufzeit	Schritte mit variablen Eingaben, natürlicher Sprache oder dynamischen Entscheidungen
Überprüfung durch Mensch	Automatisiert mit einem obligatorischen menschlichen Genehmigungsschritt	Schritte mit Compliance-, Finanz- oder Ausnahme-Sign-off-Anforderungen
Manuell	Bleibt voll menschlich	Physische Aktionen, Richtlinienbeurteilung oder Schritte außerhalb des Scopes

Beispielzuweisungen für einen Prozess zur Weiterleitung von Laborgebühren:

• Empfangen der Bestelldatei von list – Vollständig automatisiert
• Validieren Sie Gebührencodes gegen Zahlerregeln – Agent
• Weiterleitung zur Abrechnungswarteschlange – Vollständig automatisiert
• Ausnahmegebühren über dem Schwellenwert genehmigen – Menschliche Überprüfung
• Abgleich von Diskrepanzen am Tagesende – Unterstützt

Tipp:

Wenn Sie sich bei einem Modus nicht sicher sind, wählen Sie Manuell als konservativen Standard aus und markieren Sie ihn als vorläufig. Sie können jeden Modus vor oder nach der Generierung des PDD ändern.

Beantworten von Designfragen

Nachdem das Bereitstellungsmodell festgelegt wurde, stellt Registrant eine kleine Anzahl gezielter Fragen speziell für Ihr Prozessdesign. Es handelt sich nicht um eine feste Checkliste – nur Fragen, die wirklich benötigt werden:

• Trigger – Startet der Prozess nach einem Zeitplan oder wenn ein Ereignis eintritt?
• Menschliche Überprüfungspunkte – Wer genehmigt Ausnahmen und wie erhält er Benachrichtigungen?
• Fehlerbehandlung – Was passiert, wenn ein System nicht verfügbar ist oder Daten fehlen?

Beantworten Sie, was Sie wissen. Wenn etwas noch nicht entschieden ist, tun Sie dies – es wird als offenes Element im PDD aufgezeichnet.

Bestätigung der Prozessübersicht für den Zukunftsstatus

Sobald das Bereitstellungsmodell festgelegt ist, generiert ein Manager eine zukünftige Prozessübersicht, die nach Automatisierungsmodus farbcodiert ist:

Farbe	Mode
Blau	Vollautomatisch
Teal	Unterstützt
Gelb	Mitarbeiter
Dunkelrot	Überprüfung durch Mensch
Grün	Manuell

Wichtig:

Die Bestätigung der Zukunftsstatuszuordnung ist ein obligatorischer Prüfpunkt. Der Speicherort erstellt erst dann eine detaillierte Dokumentation zum TO-BE-Schritt, wenn Sie die Karte bestätigen. Eine Änderung an der Kartenform nach diesem Punkt erfordert einen erneuten Entwurf der betroffenen Abschnitte, also nehmen Sie sich die Zeit, um es richtig zu machen.

Überarbeiten Sie die Karte, bis sie Ihr Design genau widerspiegelt. Wenn Sie zufrieden sind, sagen Sie: „Ich bestätige die Zuordnung des zukünftigen Status.“

Überprüfen des entworfenen Details zum zukünftigen Status

Wenn die Karte bestätigt wurde, entwirftWorkflow :

• Schritte mit zukünftigem Status – ein Eintrag pro Schritt mit Trigger, Eingaben, Ausgaben und zugewiesenem Modus
• Ausnahmebehandlung – nur dokumentiert, wenn sich Ihre TO-BE-Behandlung vom Istzustand unterscheidet
• Vorteile – eine qualitative Beschreibung, die Zykluszeit, Fehlerreduzierung, Kapazitätsfreigabe und Prüfbarkeit abdeckt

Hinweis:

Im Abschnitt „Nutzen“ werden nur qualitative Ergebnisse beschrieben. Es enthält keine ROI-Berechnungen, Kostenersparnisse in Dollar oder Prognosen für Authentifizierungszeiten. Fügen Sie nach dem Download manuell einen quantifizierten Geschäftsfall hinzu.

Überprüfen Sie die Entwurfsdetails und fordern Sie Korrekturen an, bevor Sie bestätigen, dass Phase 2 abgeschlossen ist. Sobald Sie bestätigt haben, sagen Sie „Phase 2 ist abgeschlossen“. oder „Bereit zum Generieren des PDD“; um zu Phase 3 zu wechseln.

Generieren des PDD

Dokumentmetadaten

Vor dem Generieren des PDD fragt nach vier Werten in einem einzigen Prompt:

Feld	Standard	Hinweise
Prozessname	Der Prozess, den Sie dokumentiert haben	Verwenden Sie den offiziellen Namen, der auf Dokumentumschlägen erscheint
Name der Organisation	Keine, erforderlich	Zum Beispiel „GesundheitCo – Einnahmenzyklus“
Autor	Keine	Name oder Namen, die auf dem Umschlag und dem Header angezeigt werden sollen
Dokumentversion	1.0	Erhöhen Sie während der Überprüfungszyklus auf 0.x und stufen Sie bei der endgültigen Freigabe auf 1.0 herauf

Tipp:

Verwenden Sie während der Stakeholder-Überprüfung eine Versionsnummer 0.x. Heraufstufen Sie nur dann auf 1.0, wenn das Dokument die endgültige Freigabe erhalten hat. Dadurch wird Verwirrung vermieden, wenn Sie Entwurfsversionen freigeben.

Auswählen eines Dokumentformats

Beim Eintritt in Phase 3 können Sie ein Dokumentformat auswählen. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, generiert ein Standard-PDD.

Format	Am besten geeignet für	Typische Länge
PDD	Vollständige Dokumentation zum Automatisierungsentwurf für Entwickler, Administratoren und Kompetenzzentren	30–50 Seiten
Standardbetriebsverfahren (SOP) (in Kürze verfügbar)	Zukünftiger Leitfaden für Betriebsteams und Schulungen	15–25 Seiten
Transformationskurzbefehl (in Kürze verfügbar)	Ausführende Zusammenfassung der Änderung von aktuell zu zukünftigem	3–5 Seiten
Benutzerdefinierte Vorlage (in Kürze verfügbar)	Das eigene Format Ihrer Organisation	Variable

Was jedes PDD enthält

Ist-Inhalt aus Phase 1:

• Übersicht und Beschreibung über den aktuellen Status
• Aktuelle Statusübersicht – echtes eingebettetes Flowchart
• Aktueller Schritt-für-Schritt-Workflow
• Heute verwendete Entitäten, Rollen und Systeme
• Geschäftsregeln und Entscheidungspunkte
• Probleme und Lücken im aktuellen Status

ZU-BE-Inhalt aus Phase 2:

• Prozessübersicht über den zukünftigen Status
• Prozessübersicht mit zukünftigem Status, farbcodiert nach Automatisierungsmodus
• Zukünftiger Schritt-für-Schritt-Workflow mit Modus pro Schritt
• Tabelle des Bereitstellungsmodells – Schritt, aktueller Modus, zukünftiger Modus
• Änderungen bei der Ausnahmebehandlung
• Erläuterung über die qualitativen Vorteile

Unterstützte Abschnitte, automatisch generiert:

• Quellenzuweisung (in Kürze verfügbar) – woher jeder Fakt stammt
• Offene Lücken und verschobene Elemente aus dem Lückenregister der Phase 1
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Referenzierte Dokumentation

Überprüfen und herunterladen

Nach der Generierung, die normalerweise zwei bis fünf Minuten dauert, wird das PDD im Bereich Delegate -Dokument mit Folgendem angezeigt:

• Eine Livevorschau aller Abschnitte
• "Abschnitt verfeinern" Links am unteren Rand jedes Abschnitts für gezielte Aktualisierungen
• Screenshot-Platzhalter, in denen System-Screenshots angezeigt werden würden, ausgefüllt mit Bildschirmaufzeichnungen, die Sie in Phase 1 angehängt haben

Ergebnis: Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, wählen Sie Herunterladen aus, um eine .docx -Datei zu speichern. Die heruntergeladene Datei spiegelt immer Ihren neuesten Entwurf wider, einschließlich aller Verbesserungen, die Sie im Bereich vorgenommen haben.

Nächste Schritte

Weiter mit Optimieren Ihres PDD und der Qualitätscheckliste.