Optimierung Ihres PDD und der Qualitätscheckliste

Die Muster zur Aktualisierung eines generierten Prozessdesigndokuments (PDD) durch Konversation und die Qualitätscheckliste, die vor der Übergabe auszufüllen ist.

Nachdem Ihr Prozessdesigndokument (PDD) generiert wurde, optimieren Sie es durch ein Gespräch, anstatt die heruntergeladene Datei direkt zu bearbeiten, und bestätigen Sie vor der Übergabe, dass sie vollständig ist.

So funktioniert die Verfeinerung

1. Teilen Sie dem Zuordnungweisen , was sich ändern muss, in einfacher Sprache mit.
2. Überprüfen Sie den aktualisierten Abschnitt und bestätigen Sie.

Ergebnis: Der Infobereich aktualisiert die zugrunde liegenden Prozesshinweise und der betroffene PDD-Abschnitt wird automatisch neu prognostiziert.

Tipp:

Verwenden Sie die Option „Abschnitt verfeinern“ Link am unteren Rand eines beliebigen Abschnitts für gezielte Aktualisierungen. Dadurch wird die Aktualisierung nur auf diesen Abschnitt beschränkt und ist schneller als eine allgemeine Aktualisierung. Bearbeiten Sie die heruntergeladene .docx -Datei nicht manuell und versuchen Sie dann eine erneute Synchronisierung – direkt in Word vorgenommene Änderungen können zu Inkonsistenzen mit den Quellhinweisen führen.

Schnellreferenz für die Verfeinerung

Situation	Was zu sagen ist	Was aktualisiert wird
Schritt falsch beschrieben	„Schritt N – die Beschreibung sollte sein…“	Ist-Schritt und der Schrittabschnitt im PDD
Fehlende Geschäftsregel	„Wir haben eine Regel verpasst: [Bedingung/Aktion]…“	Registrieren von Geschäftsregeln und dem Abschnitt Geschäftsregeln
Falscher Automatisierungsmodus	„[Schritt] von [Modus] in [Modus] ändern, weil…“	Bereitstellungsmodell, ZU-BE-Schritt und zukünftiger Status-Prozessplan
Fehlender Ausnahmepfad	„Es gibt eine Ausnahme, die wir nicht erfasst haben: [beschreiben]…“	Ausnahmebehandlungsabschnitte (AS-IST und/oder SOLL-BE) im PDD
Die verzögerte Lücke ist jetzt behoben	„Wir haben eine Antwort für [Lücke]: [Antwort]…“	Lückenregister, betroffene Schritte und der Abschnitt Bekannte Lücken
Fehlende Rolle oder Fehlendes System	„Wir haben vergessen, [Name] anzugeben – sie [beschreiben]…“	Entitätsdatei, betroffene Schritte und der Abschnitt Rollen
Die Vorteile erfordern weitere Details	„Erweitern Sie die Vorteile um diese Besonderheiten: [Detail]…“	Nutzenhinweise und der Abschnitt Vorteile im PDD
Metadaten müssen aktualisiert werden	„[Version/Autor-/Organisationsname] auf [Wert] aktualisieren…“	Kopfzeile, Fußzeile und Titelseite des Dokuments

Hinweis:

Korrekturen ergänzen den Prüfpfad. Wenn Sie Informationen korrigieren, wird das Original nicht gelöscht – die Änderung wird mit Grund und Datum protokolliert. Dies ist nützlich für Compliance-Überprüfungen, bei denen Auditoren sehen möchten, was sich geändert hat und warum.

Qualitätscheckliste vor der Übergabe

Ist-Vollständigkeit

• Für jeden Schritt ist eine benannte Rolle oder ein Team dafür verantwortlich.
• Jeder Schritt benennt das verwendete System oder die verwendete Anwendung, nicht nur „das System“.
• Alle Entscheidungspunkte haben mindestens zwei benannte Pfade.
• Jede Geschäftsregel hat eine Bedingung und eine daraus resultierende Aktion.
• Alle Ausnahmepfade werden mit einem Routing-Ziel dokumentiert.
• Der Prozessplan entspricht der Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Alle Lücken werden entweder aufgelöst oder explizit mit einem benannten Eigentümer verschoben.

Soll-Vollständigkeit

• Jedem Schritt ist ein Automatisierungsmodus zugewiesen.
• Die Schritte zur menschlichen Überprüfung benennen den Genehmiger und den Benachrichtigungsmechanismus.
• Agent-Schritte beschreiben, welche Art von Beurteilung oder Variante die KI verarbeitet.
• Die Tabelle mit dem Bereitstellungsmodell berücksichtigt jeden Ist-Schritt.
• Die Unterschiede bei der Ausnahmebehandlung zwischen dem Ist- und Soll-Prozess werden dokumentiert.
• Die Prozessübersicht für den Zukunftsstatus spiegelt das Bereitstellungsmodell genau wider.

Dokumentenqualität

• Dokumentversion ist korrekt festgelegt – 0.x für Entwurf, 1.0 für endgültig.
• Der Organisationsname ist durchgängig korrekt und konsistent.
• Autorennamen sind korrekt.
• Kein Abschnitt enthält „TBD“, „ "Platzhalter", " oder "hinzugefügte Abbildung".
• Die Quellenzuordnung ist für alle wichtigen Fakten vorhanden.