Ist-Dokumentation

Phase 1 des Ist-Personal Ihnen in Assistant, die die Bewerbungsgesprächestruktur abdeckt, die Prozessübersicht und das Generieren eines Ist-Dokuments generiert.

Phase 1 erfasst den aktuellen Status Ihres Prozesses durch ein Gespräch. Der Infobereich beschreibt, was er erstellt, stellt gezielte Rückfragen und bestätigt einen gesperrten Ist-Prozessplan, bevor Phase 2 beginnt.

Was Phase 1 ausführt

Das Bewerbungsgespräch ist konversationell – Sie beschreiben den Prozess mit Ihren eigenen Worten, und Info -Fragen stellt vor. Ihnen wird nie ein leeres Formular zum Ausfüllen übergeben.

Schritt	Area	Was dort erstellt wird
1	Prozessrahmen	Prozessname, Ziel, Trigger, Häufigkeit, Volumen und Scope-Grenzen
2	Rollen und Systeme	Jedes Team, jede Person und jede Anwendung, die beteiligt ist, und ihre Beziehung zu jedem Schritt
3	Schritt-Anleitung	Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Prozesses vom Trigger bis zum Abschluss
4	Geschäftsregeln und Entscheidungen	Bedingungen, Schwellenwerte, Genehmigungen und Ausnahmepfade
5	Lücken und Mehrdeutigkeiten	Fragen, die das Quelltext nicht beantworten kann, und verschobene Elemente, die für später markiert sind

Hinweis:

Sie müssen diese Bereiche nicht in strenger Reihenfolge abdecken. Der PowerPoint-er passt sich an die Art und Weise an, wie Sie den Prozess auf natürliche Weise beschreiben – wenn Sie Regeln vor den Schritten abdecken, wird er automatisch neu organisiert.

Wie Sie nützliche Antworten geben

Thema	Schwache Antwort	Eindeutige Antwort
Auslösen	„Es beginnt, wenn wir eine Rechnung erhalten.“	„Eine Rechnungs-PDF kommt im AP-Postfach an. Das System prüft alle 30 Minuten darauf an Werktagen.
System	„Wir verwenden SAP.“	„Wir verwenden SAP S/4HANA. Die relevante Transaktion ist MIRO für die Rechnungsbuchung und me23N für die Suche nach Bestellungen.
Regel	„Hochwert-Rechnungen müssen genehmigt werden.“	„Rechnungen über 50.000 USD erfordern eine doppelte Genehmigung – Finanzmanager und VP für Finanzen – vor der Veröffentlichung.“
Ausnahme	„Manchmal gibt es Fehler.“	„Wenn die Bestellnummer fehlt, wird die Rechnung zur manuellen Recherche an den AP Assistant weitergeleitet. Die Zielauflösung beträgt 48 Stunden.„

Tipp:

Wenn Sie eine Frage nicht beantworten können, sagen Sie dies explizit – zum Beispiel: „Ich weiß nicht, markieren Sie das als Lücke.“ Kartographie zeichnet es auf und fährt fort. Schätzungen erzeugen eine ungenaue Dokumentation, die später schwieriger zu korrigieren ist.

Zu wissen, wann Phase 1 abgeschlossen ist

Überprüfen Sie die Liste der erfassten Schritte, die unter Dateien > Istwert verfügbar ist, und das vorgeschlagene Istwertdiagramm für den aktuellen Status. Korrigieren Sie alles, was falsch ist, bevor Sie die Übersicht bestätigen – nach der Bestätigung ist die Übersicht gesperrt und wird als Grundlage für das Phase-3-Dokument verwendet. Die Zuordnung ist niemals ein Platzhalter; Es handelt sich um Ihr eigentliches bestätigtes Flowchart, das in das Prozessdesigndokument (PDD) eingebettet ist.

Sie können die Ist-Erfassung auf drei Arten ändern:

• Weisen Sie den Warenkorb an, diese direkt hinzuzufügen oder eine Änderung vorzunehmen, z. B. „Benennen Sie Schritt 2 um in ‚Name des Patienten mit dem Datensatz des Mitarbeiter-Sponsordatensatzes‘ um.“
• Geben Sie eine neue Datei an, die Informationen hinzufügt, z. B. „Ich habe Seiten der für die staatliche Aufsichtsbehörde angehängt, die Geschäftsregeln enthalten, die wir einhalten müssen.“ Siehe Absätze 5.6 bis 5.8.„
• Bearbeiten Sie den Wikipedia-Inhalt direkt: Öffnen Sie Dateien, navigieren Sie zu dem Wikipedia-Abschnitt, den Sie ändern möchten, zeigen Sie auf den Abschnitt und wählen Sie das Bearbeitungssymbol (Bleistift) aus.

Wichtig:

„Sie sieht gut aus“ ist keine Bestätigung. Sagen Sie explizit: „Ich bestätige die Prozessübersicht“ oder „Die Zuordnung ist korrekt“; um es zu sperren und Phase 1 abzuschließen.

Generieren eines Ist-Dokuments

Sie müssen kein eigenständiges Ist-Dokument generieren, um mit Phase 2 fortzufahren – die bestätigte Übersicht wird automatisch fortgesetzt. Generieren Sie eines, wenn:

• Sie benötigen ein Basisdokument für die Compliance oder Prüfung.
• Sie erstellen einen Trainingsleitfaden für Vorgänge mit aktuellem Status.
• Sie möchten, dass die Stakeholder zum Ist-Status können, bevor Sie den Soll-Status entwerfen.
• Sie sind noch nicht bereit, den zukünftigen Status zu entwerfen.

Das PDD ist der einzige verfügbare Standarddokumenttyp und umfasst in der Regel 15–30 Seiten. Benutzerdefinierte Vorlagen mit einem anderen Scope, z. B. einem SOP, einer Prozessübersicht oder einem Extrakt für eine Geschäftsregel (in Kürze verfügbar), sind noch nicht verfügbar.

Jedes Ist-Dokument enthält:

• Prozessübersicht – was der Prozess ausführt und warum es wichtig ist
• Bestätigte Prozessübersicht – das echte eingebettete Flowchart, niemals ein Platzhalter
• Schritt-für-Schritt-Anleitung – Eine detaillierte Beschreibung jedes Schritts
• Geschäftsregeln – Bedingungen, Schwellenwerte und Genehmigungsanforderungen
• Rollen und Systeme – Wer macht was und welche Tools werden verwendet
• Probleme – aktuelle Herausforderungen und Engpässe, die während des Bewerbungsgesprächs identifiziert wurden
• Bekannte Lücken – zur Lösung verschobene Fragen wurden verschoben
• Quellenzuweisung (in Kürze verfügbar) – aus welchem Quelldokument jeder Fakt stammt

Nächste Schritte

Fahren Sie mit Delegieren einer Aufgabe fort, wenn Sie Eingaben von anderen Teammitgliedern benötigen, oder fahren Sie direkt mit dem TO-BE-Entwurf und der PDD-Generierung fort.