Construire le traçage

Astuce :

Il est recommandé de capturer différents traçages (variations) d'une même tâche qui peuvent être enregistrés par le même utilisateur ou par différents utilisateurs (jusqu'à 10).

Un projet Task Mining peut avoir jusqu'à 100 traçages. Chaque traçage peut avoir jusqu'à 500 actions.

Lorsque vous créez un projet dans Task Mining, vous avez deux options à sélectionner afin de créer un traçage.

Si vous sélectionnez Créer un traçage(Build Diagram), vous pourrez créer la carte de processus à partir de zéro, puis ajouter des actions pour chaque partie des tâches en téléchargeant des images manuellement. Créez des étapes linéaires dans votre tâche ou créez un diagramme de tâche qui inclut des points de décision avec des conditions annotées. Modifiez le diagramme en annotant les titres et les descriptions afin d'ajouter du contexte à chaque action au cours de l’étape.

Sélectionnez Créer un traçage pour créer manuellement le graphique de votre traçage étape par étape.

Choisissez cette option dans le cas où :

• vous connaissez la vue d'ensemble du processus de haut niveau ;
• Vous souhaitez d'abord créer le graphique de traçage, puis le remplir avec les actions capturées.

Construire votre diagramme de workflow à partir de zéro

L'action Démarrer est ajoutée par défaut à la carte de processus, mais le nom de l'élément peut être modifié en la sélectionnant. Une fois que vous avez sélectionné l'option Créer un diagramme ( Build Diagram ), la première Séquence est ajoutée automatiquement. Pour continuer à élaborer le diagramme de processus, suivez les étapes ci-dessous :

1. Survolez la séquence pour afficher le signe plus (+) qui permet d'ajouter le nouvel élément à votre diagramme.
2. Survolez le signe plus (+) correspondant à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'élément suivant.
3. Sélectionnez le type d'élément de diagramme suivant. Les options disponibles sont :
   • Étapes et actions (Steps and actions) : ajoute une nouvelle étape à votre traçage. Reportez-vous aux Étapes et aux actions pour plus de détails.
   • Décision (Decision) - vous permet de créer différents scénarios de branchement du flux de processus

   • Se connecter à une étape existante : permet d'ajouter une étape de condition liée à une étape existante

     Si vous choisissez l'option de connexion à une étape existante (Connect to an existing step), vous devez mentionner dans l'éditeur de diagrammes à quelle étape vous souhaitez vous connecter. Survolez simplement l'étape à laquelle vous connecter et une ligne en pointillés apparaît représentant le lien entre les deux étapes. Une fois que vous avez sélectionné l'étape de destination, un lien est établi.

     
     

     

     
     
4. Sélectionnez le nom d'un élément pour modifier son nom. Saisissez le nom souhaité et appuyez sur Entrée.

Pour enregistrer les modifications apportées à votre projet, utilisez le bouton Enregistrer (Save).

Pour savoir comment ajouter plus d'étapes à un traçage, consultez la page Étapes et actions (Steps and actions).

Inviter des utilisateurs à enregistrer un traçage

Vous pouvez collaborer sur un projet et demander à vos collègues d'enregistrer des traçages de la tâche pour obtenir un graphique complet et, si nécessaire, utiliser la fonction de fusion automatique pour mieux comprendre le processus.

1. Dans la fenêtre du diagramme, sélectionnez + Ajouter une trace.
2. Dans la liste déroulante, sélectionnez Inviter des utilisateurs à enregistrer un traçage(Invite users to record a variable).
   
   

   

   
   
3. Le panneau Inviter des utilisateurs à enregistrer un traçage (Invite users to record a) s'affiche, dans lequel vous pouvez inviter un utilisateur à enregistrer et également ajouter un message qui apparaîtra dans l'e-mail d'invitation. Vous pouvez effectuer une recherche par nom d'utilisateur, e-mail, nom de groupe et saisir plusieurs personnes à l'aide de deux-points ou de points-virgules.
   
   

   

   
   
4. Sélectionnez les utilisateurs souhaités et sélectionnez Partager(Share). Une invitation à enregistrer est envoyée par e-mail et le collaborateur peut commencer à enregistrer.