Utilisation du gestionnaire de données

Le panneau Gestionnaire de données (Data Manager) vous permet de gérer différents types de données dans votre projet d'automatisation. Ces données comprennent :

• Variables : stockez des données de différents types et transmettez-les entre les activités d’un projet.
• Arguments - Stockez des données de différents types et transmettez-les entre les workflows et les applications.
• Ressources : activités et ressources Excel qui ajoutent des fichiers, des comptes de messagerie, des applications ou des navigateurs au projet.

• Les ressources suivantes, issues d’Orchestrator, sous réserve que le Robot soit connecté à Orchestrator.

  • Processus – Un processus représente la version du package liée à un dossier particulier. Lorsque vous déployez un nouveau processus, il devient disponible pour tous les comptes qui ont accès à ce dossier Orchestrator.
  • Ressources – Les ressources représentent généralement des variables ou des informations d’identification partagées qui peuvent être utilisées dans différents projets d’automatisation. Elles permettent d’enregistrer des informations spécifiques pour que les robots puissent y accéder facilement.
  • Files d’attente – Conteneur qui vous permet de contenir un nombre illimité d’éléments. Les éléments de la file d’attente peuvent enregistrer plusieurs types de données, tels que les informations sur la facture ou sur le client, et vous permettent de créer de grands projets d’automatisation soulignés par une logique complexe.
• Connexions (Connections) : liens entre votre automatisation et des applications externes.

Options de menu

• Créer (Create) : contient les options permettant de créer une variable, un argument et une nouvelle ressource Excel.
• Développer tout (Expand All) - Développe toutes les catégories dans le Gestionnaire de données.
• Tout réduire (Collapse All) - Réduit toutes les catégories dans le Gestionnaire de données.
• Actualiser (Refresh) : actualise le gestionnaire de données et recharge les données qu'il contient. Les catégories peuvent être actualisées indépendamment. Une icône de chargement s'affiche à côté de chaque catégorie pendant son chargement. Les ressources sont désactivées pendant leur chargement et deviennent disponibles une fois le chargement terminé.
• Grouper les éléments par étendue (Group items by scope) : regroupe vos variables dans le panneau en fonction de l'étendue qui leur est affectée.
• Synchroniser avec l'étendue active (Sync with active scope) : lorsqu'une étendue est active, par exemple, une activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File) est sélectionnée, elle affiche uniquement les variables avec l'étendue correspondante qui leur est affectée.
• Trier les éléments des sections (Sort sections elements) : permet de trier les données en sélectionnant l'une des options disponibles : Par défaut, Nom (A-Z), Nom (Z-A).
• Filtres du gestionnaire de données (Data manager filters) : permet de sélectionner les données visibles dans le panneau.

Variables

Créer et gérer des variables

1. Dans le gestionnaire de données, sélectionnez Créer (Create) > Variables.

2. Indiquez le nom, le type de données, l'étendue et la valeur par défaut de la variable.

   L'étendue peut être définie sur Principal (Main) (c'est-à-dire disponible sur l'ensemble du projet) ou sur n'importe quelle activité de conteneur au sein du projet. La valeur par défaut est Principal (Main).

   Remarque : L'étendue d'une variable détermine la zone au sein du workflow dans laquelle elle peut être utilisée. Par exemple, une étendue définie sur Main permet à la variable d'être utilisée dans l'ensemble du projet tandis qu'une étendue définie comme activité de conteneur rend la variable disponible uniquement dans cette activité de conteneur et les activités qui y sont ajoutées.

Vous pouvez également créer des variables directement à partir du panneau à l'aide de l'option en ligne, ou à partir de l'activité Définir la valeur de la variable (Set Variable Value).

Créer des variables en masse

Pour créer plusieurs variables à la fois, cliquez avec le bouton droit sur Variables dans le Gestionnaire de données, puis sélectionnez Créer des variables en masse (Bulk Create Variables). Dans la fenêtre Panneau de variables (Variables Panel), cliquez sur Nouveau (New) et ajoutez les détails de chaque variable que vous souhaitez ajouter.

Modification des variables

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Développez le nœud Variables, puis le nœud de la variable.

3. Modifiez l'un des éléments suivants : nom, type de données, étendue, valeur par défaut.

   
   

   

   
   

Supprimer une variable

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Développez le nœud Variables (Variables), puis cliquez avec le bouton droit sur une variable et sélectionnez Supprimer la variable (Delete Variable).

Vous pouvez également sélectionner la variable et appuyer sur la touche Suppr du clavier.

Conversion d'une variable en argument

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Sous Variables, cliquez avec le bouton droit sur une variable pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez Convertir en argument (Convert to Argument).

Le nouvel argument converti se trouve dans la section Arguments du panneau.

Rechercher toutes les références à une variable

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Sous Variables, cliquez avec le bouton droit sur une variable pour ouvrir le menu contextuel.

3. Sélectionnez Rechercher des références (Find References).

   Le panneau Rechercher des références (Find references) s'ouvre et affiche toutes les références à l'argument dans le projet.

Arguments

Créer et gérer des arguments

1. Dans le gestionnaire de données, sélectionnez Créer (Create) > Argument.

2. Indiquez le nom, la direction, le type de données, le caractère obligatoire ou non obligatoire, et la valeur par défaut.

   Par défaut, tous les nouveaux arguments créés sont de type Chaîne (String) avec une direction Entrée (In).

Vous pouvez également créer des arguments directement à partir du panneau à l'aide de l'option en ligne.

Création d'arguments en bloc

Pour créer plusieurs variables à la fois, cliquez avec le bouton droit sur Arguments dans le Gestionnaire de données, puis sélectionnez Créer des arguments en bloc (Bulk Create Arguments). Dans la fenêtre Arguments , cliquez sur Nouveau (New) et ajoutez les détails de chaque argument que vous souhaitez ajouter.

Modification d'un argument

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Développez le nœud Arguments, puis le nœud de l'argument.

3. Modifiez l'un des éléments suivants : nom, direction, type de données, si cela est obligatoire, valeur par défaut.

   
   

   

   
   

Supprimer des arguments

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Sous Arguments, cliquez avec le bouton droit sur un argument pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez Supprimer (Delete).

Vous pouvez également sélectionner l'argument et appuyer sur la touche Suppr du clavier.

Convertir un argument en variable

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Sous Arguments, cliquez avec le bouton droit sur un argument pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez Convertir en variable (Convert to Variable).

Le nouvel argument converti se trouve dans la section Arguments du panneau.

Recherche de toutes les références à un argument

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Sous Arguments, cliquez avec le bouton droit sur un argument pour ouvrir le menu contextuel.

3. Sélectionnez Rechercher des références (Find References).

   Le panneau Rechercher des références (Find references) s'ouvre et affiche toutes les références à l'argument dans le projet.

Copier et coller des arguments et des variables

Vous pouvez copier et coller des arguments ou des variables dans la tâche. Cliquez avec le bouton droit sur une variable ou un argument et sélectionnez Copier (Copy). Pour le ou la coller, cliquez avec le bouton droit dans le panneau Gestionnaire de données (Data Manager) et sélectionnez Coller (Paste).

Lorsqu'une variable ou un argument portant le même nom existe déjà, un nombre est ajouté au nom du doublon. Par exemple, si une variable portant le nom numéro existe déjà, la variable copiée est renommée en numéro_1.

Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier CTRL + C et CTRL + V pour effectuer un copier-coller des variables et des arguments.

Gérer les annotations sur des variables et des arguments

Vous pouvez ajouter des annotations à vos variables et votre argument pour fournir un contexte ou simplement pour mieux suivre l'objectif et le contenu de ces variables ou arguments.

Pour ajouter une annotation :

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Cliquez avec le bouton droit sur un argument ou une variable pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez Ajouter une annotation (Add Annotation).

4. Saisissez le texte et cliquez sur l'icône représentant une épingle.

   Remarque :

   • Les annotations épinglées sont affichées sous la variable ou l'argument dans le panneau lorsqu'elles sont développées.
   • Une icône est affichée en regard des arguments et des variables comportant des annotations non épinglées.
   • Le statut épinglé des annotations est enregistré lorsque le projet est fermé ou publié en tant que modèle.
   
   

   

   
   

Pour modifier ou supprimer des annotations, cliquez avec le bouton droit sur un argument ou une variable et sélectionnez Modifier l'annotation (Edit Annotation) ou Supprimer l'annotation (Remove Annotation).

Vous pouvez également modifier les annotations épinglées en cliquant dessus dans le panneau et en modifiant le texte.

Remarque : vous pouvez trier librement les variables et les arguments grâce à la fonction glisser-déposer. Cette fonctionnalité est désactivée lorsque vous sélectionnez l'option Regrouper les éléments par étendue (Group items by scope).

Ressources

Dans les projets hérités depuis Windows et Windows, vous pouvez développer le nœud Ressources (Resources) dans le gestionnaire de données pour afficher et gérer les ressources suivantes dans le fichier de projet actuel :

• Applications et navigateurs ajoutés dans les activités Utiliser l'application/le navigateur (Use Application/Browser).
• Documents Word ajoutés dans les activités Utiliser un fichier Word (Use Word File).
• Présentations PowerPoint ajoutées dans les activités Utiliser une présentation PowerPoint (Use PowerPoint Presentation).
• Comptes de messagerie ajoutés dans les activités Utiliser l'application de bureau Outlook (Use Desktop Outlook App), Utiliser Outlook 365 (Use Outlook 365) et Utiliser Gmail (Use Gmail).
• Fichiers Excel ajoutés à l'automatisation :
  • Fichiers ajoutés dans les activités Utiliser un fichier Excel (Use Excel File) ou à partir du gestionnaire de données à l'aide de l'option Se connecter à un nouveau fichier Excel (Connect to new Excel file) pour une utilisation avec les activités Excel modernes par défaut disponibles dans StudioX.
  • Fichiers ajoutés à partir du gestionnaire de données à l'aide de l'option Se connecter à un nouveau fichier de classeur (Connect to new Workbook file) à utiliser avec les activités Classeur (Workbook) disponibles dans le panneau Activités sous la catégorie Développeur.
  • Le bloc-notes du projet.

  Pour plus d'informations, consultez Ajout d'un fichier Excel à une automatisation.

Connexion à un fichier Excel (activités Excel modernes)

Pour se connecter à un fichier Excel et l'utiliser avec les activités modernes par défaut disponibles dans StudioX :

1. En haut du panneau Gestionnaire de données, sélectionnez Plus > Se connecter à un nouveau fichier Excel (Connect to a new Excel file).

2. Dans la fenêtre Gérer la ressource, fournissez les informations suivantes, puis cliquez sur OK :

   • Sélectionner un fichier Excel - Cliquez sur Parcourir à côté du champ, puis naviguez vers le fichier Excel à ajouter à l’automatisation et sélectionnez-le.
   • Et donnez-lui un nom pour plus tard : entrez un nom de référence pour le fichier dans le projet d'automatisation (par défaut, le nom du fichier).

   • Enregistrer les modifications - Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le fichier soit enregistré à la fin de l’automatisation. Dans le cas contraire, le fichier revient à l’état initial après l’exécution du projet. Cette option est activée par défaut.

     Lorsque l’option pour enregistrer les modifications est désactivée, le message Enregistrement désactivé s’affiche à côté des entrées de ressource Excel dans le menu Plus et dans le panneau Data Manager.

   • Lecture seule - Sélectionnez cette option si vous souhaitez ouvrir le fichier en mode lecture seule. Cette option vous permet d’effectuer des opérations d’extraction de données si le fichier est verrouillé pour empêcher toute modification ou si la modification du fichier est protégée par un mot de passe. Cette option n’est pas sélectionnée par défaut.

   • Formatage de lecture : sélectionnez le formatage de lecture du fichier :

     • Par défaut (Default) : utilisez le formatage par défaut renvoyé par Excel.
     • ValeurBrute (RawValue) : utilise les valeurs brutes et ignore tout le formatage.
     • ValeurAffichage (DisplayValue) : récupère les valeurs telles qu'elles sont affichées dans Excel.
   • Étendue (Scope) : sélectionnez l'étendue de la ressource. Par défaut, l'étendue est définie sur le conteneur principal. Pour optimiser les performances, définissez l'étendue sur le conteneur le plus proche de l'endroit où les activités qui utilisent la ressource sont placées dans le workflow.

Connexion à un fichier Excel (activités du classeur)

Remarque : les activités Classeur (Workbook) ne sont disponibles que si le filtre Développeur est sélectionné dans le panneau Activités.

Dans les projets où vous utilisez plusieurs activités Classeur (Workbook) avec le même fichier Excel volumineux, vous pouvez obtenir les meilleures performances d'exécution en vous connectant au fichier Excel à partir du gestionnaire de données pour l'ajouter en tant que ressource. Cela garantit que le fichier est chargé dans la mémoire une fois pour toutes les activités au moment de l'exécution. Si vous choisissez de fournir le chemin d'accès au fichier Excel dans chaque activité Classeur (Workbook), le fichier est chargé dans la mémoire pour chaque activité.

Pour ajouter un classeur Excel en tant que ressource :

1. En haut du gestionnaire de données, sélectionnez Plus > Se connecter à un nouveau fichier de classeur (Connect to a new Workbook file). La fenêtre Gérer la ressource (Manage resource) s'affiche.
2. Configurez la ressource :
   • Sélectionner un fichier Excel : recherchez et sélectionnez le fichier Excel.
   • Et donnez-lui un nom pour plus tard : saisissez le nom par lequel faire référence au fichier dans les activités de classeur (par défaut, le nom du fichier). Il s'agit du nom de l'option qui sera disponible dans le menu Plus de la propriété Classeur (Workbook), vous permettant de référencer le fichier de classeur.
   • Mot de passe (Password) : saisissez le mot de passe du fichier, le cas échéant.
   • Étendue (Scope) : sélectionnez l'étendue de la ressource. Par défaut, l'étendue est définie sur le conteneur principal. Pour optimiser les performances, définissez l'étendue sur le conteneur le plus proche de l'endroit où les activités qui utilisent la ressource sont placées dans le workflow.

Une fois la ressource créée, vous pouvez modifier sa configuration en cliquant dessus avec le bouton droit dans le gestionnaire de données et en sélectionnant Configurer (Configure). Vous pouvez référencer la ressource dans plusieurs activités de classeur en sélectionnant la ressource dans le menu Plus.

Gestion des ressources

Pour aller à l’activité où une ressource est définie dans le projet, double-cliquez sur l’entrée dans le gestionnaire de données.

Pour gérer une ressource à partir du gestionnaire de données, cliquez avec le bouton droit sur la ressource et sélectionnez l'une des options du menu contextuel :

• Ouvrir (Open) : ouvre un fichier Excel, PowerPoint ou Word ajouté en tant que ressource.
• Ouvrir l'emplacement du fichier (Open file location) : ouvre le dossier contenant un fichier Excel, PowerPoint ou Word ajouté en tant que ressource.

  Cette option n'est pas disponible lorsque vous travaillez avec des fichiers distants (par exemple,

• Configurer (Configure) : ouvre la fenêtre Gérer la ressource (Manage resource) dans laquelle vous pouvez modifier les propriétés d'une ressource Excel.
• Supprimer - Supprime la ressource du projet.

Processus, ressources et files d'attente

Le gestionnaire de données »»affiche les ressources Orchestrator (processus, ressources et files d'attente) disponibles dans le dossier Orchestrator actuellement sélectionné. Le panneau affiche les ressources des dossiers classiques et modernes. En savoir plus sur les dossiers.

Si le robot connecté à Orchestrator est de type Standard, le panneau Gestionnaire de données (Data Manager) ne peut afficher que le dossier classique dans lequel ce robot est enregistré. Si le robot est de type Flottant (Floating), le panneau affiche tous les dossiers classiques et modernes auxquels ce robot a accès. Pour en savoir plus sur la création de robots dans Orchestrator, cliquez ici.

Pour utiliser un processus, une ressource ou une file d'attente, faites-le glisser du Gestionnaire de données vers le panneau Concepteur (Designer). Un ensemble d'activités est proposé en fonction du type de ressource. Sélectionnez-en une pour l'ajouter au projet préconfiguré pour utiliser la ressource sélectionnée. Par exemple, si vous effectuez le glisser-déposer d'un processus, la barre de recherche Ajouter une activité (Add Activity) s'affiche avec les activités suggérées Invoquer le processus (Invoke Process), Démarrer la tâche (Start Job) et Exécuter des processus parallèles (Run Parallel Process). En sélectionnant Invoquer le processus (Invoke Process), l'activité est ajoutée avec les champs de chemin de dossier et de nom de processus configurés avec les données du processus.

Vous pouvez gérer les ressources Orchestrator comme suit :

• Faites un clic droit sur n'importe quelle ressource sous Ressources (Assets), Files d'attente (Queues) et Processus (Processes) pour accéder au menu contextuel dans lequel vous avez la possibilité d'ouvrir la ressource dans Orchestrator ou de copier le nom et de l'utiliser dans des activités qui interagissent avec ces ressources.

• Pour mettre à jour les ressources d’Orchestrator, cliquez sur le bouton Actualiser en haut du panneau Data Manager.

  Remarque :

  • Lorsque vous utilisez un robot classique manuellement enregistré, des autorisations de View doivent lui être accordées pour les ressources correspondantes (c'est-à-dire, Actifs, Files d'attente et Processus) afin d'apparaître dans le panneau. En savoir plus sur la configuration de Rôles et autorisations dans Orchestrator.
  • S’il y a des dossiers classiques et modernes dans Orchestrator et que vous êtes connecté à Orchestrator à l’aide d’un Robot à partir d’un dossier moderne (vous vous êtes connecté à votre compte ou vous vous êtes connecté à l’aide d’une clé de modèle de machine), les processus dans les dossiers classiques ne sont pas disponibles dans le panneau Data Manager. Pour avoir accès aux processus depuis un dossier classique, connectez-vous à Orchestrator en utilisant un Robot classique avec une connexion par clé de machine standard.

Connexions

Affichage des connexions utilisées dans un projet

1. Ouvrez le panneau Data Manager.
2. Développez le nœud Connexions (Connections) pour afficher une liste des connexions utilisées dans le projet.

3. Développez le nœud d'une connexion pour afficher une liste des activités dans lesquelles celle-ci est utilisée dans le projet. En outre, vous pouvez développer davantage chaque activité pour voir plus de données spécifiques à l'utilisateur associées à une connexion (par exemple, les dossiers de messagerie et les dossiers de stockage Cloud où se trouvent les e-mails et les fichiers).

   Remarque : Les connexions sont affichées dans le Gestionnaire de données pour certaines activités, et n'apparaissent qu'après l'enregistrement du projet.