Tutoriel : remplir des formulaires en format PDF avec des données Excel dans Acrobat Reader

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation permettant de créer un accord d’utilisation de l’équipement en format PDF pour chaque nouvel employé d’une entreprise. À l'aide d’un modèle de formulaire, l’automatisation crée un formulaire pour chaque employé et le rempli avec les données provenant d’un fichier Excel contenant les informations sur l’équipement reçu par chaque employé.

Nous commencerons par ajouter une activité Créer un dossier (Create Folder) pour créer un dossier où seront enregistrés les fichiers PDF. Nous ajouterons ensuite une activité Utiliser l'application/le navigateur (Use Application/Browser) contenant une autre activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File). Ces activités ajoutent le fichier modèle ouvert dans Acrobat Reader et le fichier Excel contenant les données requises pour l’automatisation. Dans Utiliser le fichier Excel, nous ajouterons une activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row) afin de traiter le fichier ligne par ligne. Dans Pour chaque ligne Excel, une série d’activités Saisir dans (Type into) copie les données des cellules de chaque ligne dans le formulaire PDF, puis les activités Raccourcis clavier (Keyboard Shortcuts), Cliquer (Click) et Saisir dans exécutent les tâches requises afin de créer un PDF distinct pour chaque employé dans Acrobat Reader.

1. Configurez le projet et téléchargez les fichiers nécessaires.
   1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
   2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez les fichiers AccordÉquipement.pdf et Employés.xlsx vers le dossier de votre projet, puis double-cliquez sur le fichier PDF pour l’ouvrir dans Acrobat Reader.
   3. Dans Acrobat Reader, paramétrez la Mise en page pour qu’apparaisse une Page unique et paramétrez le Zoom Par défaut. Ainsi, vous serez sûr que lorsque vous exécuterez l’automatisation, l’ensemble du formulaire sera visible à l’écran afin que le Robot puisse le remplir. Dans Acrobat Reader DC, vous pouvez modifier ces paramètres en sélectionnant Modifier > Préférences > Affichage de la page.
      Remarque : si vous rencontrez des problèmes pour indiquer des éléments dans Acrobat Reader, mettez à jour les options d’accessibilité du document comme décrit dans Identification des éléments d’IU dans PDF avec options d’accessibilité dans le Guide de Studio.
2. Créez un dossier et ajoutez les fichiers au projet.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité dans le panneau Concepteur, puis recherchez l’activité Créer un dossier dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez EquipmentAgreements.

      Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un dossier nommé AccordsÉquipement dans le dossier du projet.

   3. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Créer un dossier, puis recherchez l’activité Utiliser l’application/le navigateur dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   4. Dans l’activité Utiliser l'application/le navigateur :

      • Cliquez sur Indiquer l’application, puis déplacez le pointeur de souris sur la fenêtre Acrobat dans laquelle le PDF est ouvert. Lorsque la fenêtre devient bleue, cliquez n’importe où dans celle-ci.

        L’activité Utiliser l'application/le navigateur est mise à jour et une capture d’écran de la fenêtre apparaît à l’intérieur de l’activité. Le chemin d'accès au fichier exécutable apparaît également dans le champ Chemin d'accès à l'application.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Arguments de l’application (Application Arguments), puis sélectionnez Texte (Text). Dans le générateur de texte, entrez EquipmentAgreement.pdf.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que l’automatisation ouvre le fichier AccordÉquipement.pdf dans Adobe Acrobat.

   5. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application/le navigateur, puis trouvez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   6. Dans l’activité Utiliser un fichier Excel :
      • Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier Employés.xlsx et sélectionnez-le.
      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez EmployeeData.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez avec le fichier Employés.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom DonnéesEmployé.

        
        

        

        
        
3. Ajoutez des activités à répéter pour chaque ligne dans le fichier Excel.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis recherchez l’activité Pour chaque ligne Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Pour chaque ligne Excel :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans la plage, puis sélectionnez DonnéesEmployés > Feuil1 [Feuille].
      • Dans le champ Pour chaque, entrez Employee.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez répéter les activités de chaque ligne de la Feuil1 du fichier DonnéesEmployé. Comme chaque ligne contient des données sur un employé, elles seront nommées Employé dans l'automatisation afin de faciliter la sélection des données des lignes pour les étapes ultérieures de l’automatisation.

   3. Cliquez sur Ajouter une activité (Add activity) à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row), puis trouvez l’activité Saisir dans (Type Into) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur (Designer).
   4. Dans l’activité Saisir dans :
      • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Prénom dans le fichier AccordÉquipement.pdf. Lorsque le fichier est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ de texte est identifié comme étant la cible et le libellé Prénom juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Saisir ceci, puis sélectionnez Employé > Prénom.

        Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier la valeur de la colonne Prénom et la coller dans le champ Prénom du formulaire en format PDF.

   5. Ajoutez quatre autres activités Saisir dans en dessous de l’activité Saisir dans précédente. En suivant les instructions des étapes 3 et 4, configurez les activités pour copier, pour chaque employé, le Nom de famille, le Poste occupé au sein de l’entreprise, le Modèle de l’équipement et le Numéro de série de l’équipement et les coller dans les champs correspondants du formulaire en format PDF.
   6. Ajoutez une sixième activité Saisir dans à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel après la dernière activité Saisir dans.
   7. Dans l’activité Saisir dans :
      • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Nom Complet dans le fichier AccordÉquipement.pdf. Lorsque le fichier est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ de texte est identifié comme étant la cible et le libellé Nom Complet juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Saisir ceci, puis sélectionnez Texte.

        Dans le générateur de texte, rédigez un texte contenant le prénom et le nom de famille de chaque employé issus du fichier Excel en les séparant par une espace :

        1. Cliquez sur Plus sur le côté droit, puis sélectionnez Employé > Prénom.
        2. Ajoutez un espace.
        3. c. Cliquez sur Plus sur le côté droit, puis sélectionnez Employé > Nom de famille.
        4. Cliquez sur Enregistrer (Save).

      Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier les valeurs des colonnes Prénom et Nom de famille et les coller dans le champ Nom complet du formulaire en format PDF.

      8. Ajoutez une septième activité Saisir dans à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel après la dernière activité Saisir dans.

   8. Ajoutez une septième activité Saisir dans à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel après la dernière activité Saisir dans.
   9. Dans l’activité Saisir dans :
      • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Date dans le fichier AccordÉquipement.pdf. Lorsque le fichier est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ de texte est identifié comme étant la cible et le libellé Date juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Saisir ceci ( Type this ), puis sélectionnez Bloc-notes > Date [Feuille] > Aujourd'hui [Cellule] ( Notebook > Date [Sheet] > Today [Cell]).

      Vous avez indiqué que, pour chaque employé, vous souhaitez copier la date d’aujourd’hui indiquée dans une cellule du Bloc-notes du projet et la coller dans le champ Date dans le formulaire en format PDF.

   10. Cliquez sur Ajouter une activité (Add activity) en dessous de la dernière activité Saisir dans (Type Into) à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row), puis recherchez l’activité Raccourcis clavier (Keyboard Shortcuts) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur (Designer).
   11. Dans l’activité Raccourcis clavier (Keyboard Shortcuts), cliquez sur Enregistrer le raccourci (Record Shortcut), puis appuyez sur la combinaison de touches suivante sur votre clavier : CTRL SHIFT S.
       Vous avez indiqué que vous souhaitez enregistrer le fichier PDF en appuyant sur CTRL + SHIFT + S. Lorsque l’automatisation est exécutée, cette combinaison ouvre la boîte de dialogue Enregistrer sous dans Acrobat Reader.
   12. Dans la fenêtre Acrobat Reader dans laquelle le fichier est ouvert, appuyez sur CTRL SHIFT S sur votre clavier pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.
   13. Dans StudioX, cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Raccourcis clavier à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel, puis trouvez l’activité Cliquer dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
   14. Dans l’activité Cliquer, cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le bouton Choisir un autre dossier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous. Lorsque le bouton est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le bouton est identifié comme étant la cible et le bouton Annuler à côté est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Cliquer.
       Vous avez indiqué que vous souhaitez cliquer sur Choisir un autre dossier pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous dans l'explorateur de fichiers. Dans la fenêtre Acrobat Reader dans laquelle le fichier est ouvert, cliquez sur Choisir un autre dossier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.
   15. Dans le ruban StudioX, sélectionnez Projet > Ouvrir le dossier Projet pour ouvrir le dossier du projet dans l’explorateur de fichiers, puis copiez le chemin complet vers le dossier indiqué dans la barre d’adresse (de l'emplacement).
   16. Dans StudioX, cliquez sur Ajouter une activité (Add activity) en dessous de l’activité Cliquer (Click) à l’intérieur de l’activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row), puis recherchez l’activité Utiliser l'application/le navigateur (Use Application/Browser) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur (Designer).
   17. Dans l’activité Utiliser l'application/le navigateur (Use Application/Browser), cliquez sur Indiquer l’application (Indicate Application), puis déplacez le pointeur de la souris sur la boîte de dialogue Enregistrer sous (Save as) dans Acrobat. Lorsque la boîte de dialogue est surlignée en bleu, cliquez n'importe où à l'intérieur.
       L’activité Utiliser l'application/le navigateur est mise à jour et une capture d’écran de la fenêtre apparaît à l’intérieur de l’activité. Le chemin d'accès au fichier exécutable apparaît également dans le champ Chemin d'accès à l'application.
   18. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de la nouvelle activité Utiliser l’application/le navigateur (Use Application/Browser), puis trouvez l’activité Saisir dans (Type Into) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur (Designer).

       Dans l’activité Saisir dans :

       • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran (Indicate target on screen), puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Nom du fichier (File name) dans la boîte de dialogue Enregistrer sous (Save as). Lorsque le champ est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ est identifié comme étant la cible et le libellé Nom du fichier (File name) juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer (Confirm) dans la fenêtre Options de sélection (Selection Options) pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans (Type Into).

       • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Saisir ceci, puis sélectionnez Texte.

         Dans le générateur de texte :

         1. Collez le chemin copié à l’étape 16.
         2. Saisissez \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_.
         3. Cliquez sur Plus sur le côté droit, puis sélectionnez Employé > Prénom.
         4. c. Cliquez sur Plus sur le côté droit, puis sélectionnez Employé > Nom de famille.
         5. Cliquez sur Plus sur le côté droit, puis sélectionnez Touches spéciales > Entrée.
         6. Cliquez sur Enregistrer (Save).

         Le texte doit ressembler à l’image suivante :

         
         

         

         
         

       Vous avez indiqué que vous souhaitez enregistrer chaque fichier PDF dans le dossier AccordsÉquipement avec un nom de fichier incluant le nom de l’employé.

       L’activité Pour chaque ligne Excel doit ressembler à ce qui est représenté dans l’image suivante (pour un affichage plus large, cliquez-droit sur l’image et enregistrez-la) :

       
       

       

       
       
   19. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation.
   20. Pour éviter tout problème pendant l’exécution, assurez-vous qu’aucun fichier PDF n’est ouvert dans Adobe Acrobat, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

   Les valeurs du fichier Excel sont copiées au formulaire en format PDF pour chaque employé et chaque PDF est enregistré avec le nom de l’employé dans le dossier nouvellement créé.

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