Mejores prácticas

Unassisted Task Mining is designed to mine the unknown by recording your employees’ desktop activities and discovering repetitive tasks suited for automation and process improvement.

Comprender el porqué

Al comenzar a utilizar Task Mining sin asistencia, una práctica recomendada es presentar siempre la razón de ser y el resultado esperado a los usuarios finales.Task Mining sin asistencia solo registra las partes relevantes de la actividad del trabajo del usuario final, específicamente las capturas de pantalla y los metadatos, para usar la IA y crear una imagen clara de la tarea en cuestión.

Los avisos clave incluyen:

La grabación solo comenzará con el consentimiento del usuario final.

Gráfico 1.

Solo se grabarán las aplicaciones que se hayan permitido, por lo que se puede denegar la grabación de las aplicaciones que preocupan a los usuarios.
La configuración del enmascaramiento de la información de identificación personal siempre es una opción.
El anonimato del usuario siempre es una opción.

En general, el objetivo de registrar estos datos es comprender mejor las ineficiencias de la tarea para optimizar aún más el equipo. Es importante explicar el por qué de su razón de ser.

Configuración de proyecto

Navega hasta tu servicio Task Mining y crea un proyecto de Task Mining sin asistencia. Es mejor crear un proyecto por equipo / departamento. Debe proporcionar un título y una descripción únicos y relevantes durante la creación del proyecto. Añade hasta 10 usuarios a tu proyecto, ya que la cantidad recomendada es de 2 a 7 usuarios. Para obtener los mejores resultados, se recomienda contar con usuarios experimentados que estén familiarizados con el trabajo diario.

Cada usuario recibe un correo electrónico pidiéndole que descargue e instale la grabadora. Consulte la página de configuración de la grabadora para configurarla según sus especificaciones.

Indique qué aplicaciones le gustaría aplicar o denegar la grabación, ya que esto limita la recopilación de datos con ruido. Se recomienda aplicar la grabación a las aplicaciones que sabes que son esenciales para la tarea en cuestión. Especifica las URL para aplicaciones web con la mayor precisión posible sin limitar demasiado la grabación.

Ejemplo: un proyecto puede denegar Slack, ya que los datos recopilados sobre la comunicación fuera de la finalización de la tarea no forman parte de los pasos de la tarea y pueden considerarse datos con ruido. Esto también se aplica frecuentemente a otras herramientas de comunicación.

Las herramientas de comunicación como Slack, Zoom y Microsoft Teams son intrínsecamente ruidosas, ya que los usuarios de grabación navegarán a través de varios mensajes diferentes. No se recomienda registrar estas aplicaciones, ya que afectan al resultado de las tareas del análisis de IA.

Sea específico con la aplicación o sitio web en el que desea permitir / denegar la grabación. Si desea permitir la grabación de todos los sitios web, puede incluir el navegador, por ejemplo, chrome.exe o msedge.exe, en la listade permisos. En este caso, considere la posibilidad de agregar sitios web personales a los que pueda acceder el usuario final, como Facebook.com o Gmail.com, a la listade denegados.

Nota:

Al añadir un sitio web a la lista de permitidos , estás dando permiso para que ese sitio específico se registre independientemente del navegador que se utilice para acceder a él. Incluso si el propio navegador no se añade explícitamente a la lista de permitidos , el sitio web permitido seguirá estando registrado.

Tareas de grabación

Proporcione el contexto de usuario de cada grabación sobre el objetivo del proyecto y la cantidad de grabación necesaria. La cantidad recomendada de acciones recopiladas es de 20 000 a 70 000 para limitar los datos con ruido. Como forma rápida de estimar, un usuario activo generalmente proporciona entre 200 y 1000 acciones por hora. Indicar la importancia de grabar solo contenido relevante relacionado con las tareas o pausar la grabadora cuando tengan que salir de las tareas diarias.

Consejos para grabar:

Finalice la tarea que inició → minimice la interpretación / interrupciones durante la grabación.
Para obtener resultados auténticos y precisos, el comportamiento durante la grabación debe seguir siendo el mismo.
Limite el cambio de tarea, si es posible, durante la grabación. Minimizar el uso de aplicaciones no compatibles.
Pausar la grabación si surgen otras cosas durante la finalización de una tarea.

Ejecutar análisis de IA

Once the recommended amount of actions has been collected (10,000 minimum, 50,000 ideal, 200,000 Max), be sure to have the appropriate AI Center™ project created in the same tenant. From accuracy and financial wise, it's best to run the evaluation one time after reaching the threshold and finishing the recording.

Al ejecutar el proceso de evaluación de IA, asegúrate de estar listo para recibir el resultado de la tarea, ya que ejecutar un análisis consume 5000 unidades de IA por análisis, independientemente del número de acciones.

Analizar tus tareas

Una vez que hayas recibido los resultados de tu descubrimiento, revisa las tareas con un experto en la materia de procesos empresariales siguiendo la guía de análisis de Task Mining sin asistencia.

Consejos para el análisis de tareas:

Todas las tareas detectadas se clasifican de forma predeterminada en función de la repetibilidad.
La tabla que muestra todas las tareas detectadas contiene mucha información sobre el valor potencial de la automatización de la tarea.
Al revisar tareas, podemos exponer todos los pasos detectados desactivando solo los pasos clave. Además, al mantener el puntero se expondrá información adicional sobre cada parámetro del gráfico.
Al revisar un seguimiento seleccionado, el administrador puede ver todas las capturas de pantalla tomadas del usuario que lo realizó. Mientras ve un paso seleccionado, el administrador puede ver todas las capturas de pantalla de las acciones de los usuarios en ese paso.