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Última actualización 20 de dic. de 2023

Tutorial: Comparar archivos de Excel y envío de errores de conciliación por correo electrónico

En este tutorial, crearemos una automatización para comparar los importes de una hoja de cálculo que contiene facturas y los importes de un archivo CSV que contiene un resumen por proveedor. Si existe algún error de reconciliación entre los archivos, crearemos un archivo CSV con detalles y enviaremos el archivo por correo electrónico.

Creamos un proyecto con las siguientes actividades:

Dos actividades Utilizar archivo de Excel para indicar el archivo de Excel con las facturas y el archivo donde queremos conciliar los datos.
Una serie de actividades Escribir celda para añadir dos cabeceras de columna al archivo Excel de conciliación y para calcular la suma de las facturas de un proveedor y la diferencia entre esa suma y el importe del resumen inicial. Añadiremos una actividad Copiar Rango para copiar las fórmulas que hemos añadido para un proveedor a todas las filas de la hoja, de forma que podamos realizar los mismos cálculos para todos los proveedores, y luego añadiremos una actividad más de Escribir Celda para añadir la diferencia total a una celda.
Una actividad Si en la que agregaremos una condición de que si hay errores de conciliación (la suma de las diferencias es mayor que 0), se debe crear un archivo CSV con los detalles y enviarlo por correo electrónico a una dirección especificada. Para las tareas de correo electrónico, vamos a añadir una actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio para indicar la cuenta de Outlook desde la que queremos enviar el correo electrónico y la actividad Enviar correo electrónico dentro de Utilizar aplicación de Outlook de escritorio.

Paso 1: establece el proyecto y obtén los archivos necesarios.
1. Crea un nuevo proyecto con la configuración predeterminada .
2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia los datos de la carpeta a tu carpeta de proyecto.
Paso 2: añade los archivos de Excel al proyecto.
1. Haz clic en Añadir actividad en el panel Diseñador y, a continuación, busca la actividad Usar archivo de Excel en el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se añade al panel Diseñador una actividad Utilizar archivo de Excel.
2. En la actividad:
  - Haz clic en Examinar junto al campo de archivo de Excel y luego busca y selecciona el archivoinvoices.xlsx
  - En el campo Referencia como, introduce Invoices.
    
    Indicaste que trabajarás en el archivo facturas.xlsx que se conoce en tu automatización como Facturas.
3. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad Usar archivo de Excel, y luego agrega otra actividad Usar archivo de Excel.
4. En la segunda actividad:
  - Haz clic en Examinar junto al campo de archivo de Excel y luego busca y selecciona el archivoreconcile.xlsx
  - En el campo Referencia como, introduce Rec.
    
    Indicaste que trabajarás en el archivo reconcile.xlsx que se conoce en su automatización como Grabación.
Paso 3: copia los datos en el archivo de reconciliación.
1. Haz clic en Añadir actividad en la segunda sección Utilizar archivo de Excel, busca la actividad Leer CSV en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade dentro de la actividad Usar archivo de Excel.
2. En la actividad Leer CSV:
  - Haz clic en navegar junto al campo Leer archivos, navega y selecciona el archivo summary.csv.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Salida a y, seguidamente, selecciona Rec > Resumen [Hoja]. El campo se actualiza con su selección Facturas [Rec] .
    
    Indicaste que querías copiar los datos del archivo CSV summary.csv al archivo Grabación en la hoja Resumen.
3. Haz clic en Añadir actividad en la segunda actividad Usar archivo de Excel, debajo de la actividad Leer CSV, y luego busca la actividad Copiar rango en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. Se agrega una actividad de Copiar Pegar Rango dentro de la actividad de Usar Archivo de Excel.
4. En la actividad Copiar rango:
  - Haz clic en el signo más de la derecha del campo Rango de origen y, a continuación, selecciona Facturas > Facturas [Hoja]. Tu selección se muestra en el campo como [Invoices] Facturas.
    
    Indicaste que quieres copiar la hoja de Facturas desde el archivo con el mismo nombre.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Destino y, a continuación, seleccione Rec > Facturas [Hoja]. Tu selección se muestra en el campo como [Rec] Facturas
    
    Indicaste que quieres pegar el rango copiado en la hoja de la hoja de archivo Grabación.
Paso 4: realiza los cálculos necesarios para comparar los datos.
1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y a continuación arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala en la segunda Usar Archivo Excel debajo de Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.
2. En la actividad Escribir celda:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Creador de texto, introduce el textoCalculated Amount.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Dónde escribir, y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abrirá en Excel. Selecciona la celda C1 y luego haz clic en Confirmar. Se actualizará el campo con tu selección [Grabación] Resumen!C1.
    
    Calculated AmountIndicaste que quieres que la primera celda de la columna C de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.
3. Agrega una segunda actividad Escribir celda debajo de la anterior y, en la actividad:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Creador de texto, introduce el texto=IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda C2 y luego haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!C2.
    
    Indicaste que quieres C2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Esta fórmula comprueba si la celda del proveedor (A2) no está vacía y suma los valores de la columna C de la hoja Facturas para el proveedor de la celda A2 de la hoja de Resumen.
4. Añade una tercera actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Creador de texto, introduce el textoDifference.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D1, y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!D1.
    
    Indicaste que quieres que la primera celda de la columna D de la hoja Resumen del archivo Grabación contenga el texto.Difference
5. Agrega una cuarta actividad de celda Escribir debajo de la anterior y, en la actividad:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Creador de texto, introduce el texto=IF(A2 <> "", C2-B2, "").
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la celda D2, y haz clic en Confirmar. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen!D2.
    
    Indicaste que quieres D2 de la hoja Resumen del archivo Grabación que contenga la fórmula =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Esta fórmula verifica si la celda del proveedor (A2) no está vacía y calcula la diferencia entre los valores de las celdas C2 y B2 de la hoja Resumen.
6. Haz clic en Añadir actividad debajo de la última actividad Escribir celda y, a continuación, encuentra la actividad Copiar rango en el cuadro de búsqueda de la parte superior en la pantalla y selecciónala. La actividad Copiar Rango se añade al panel Diseñador.
7. En la actividad Copiar rango:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Rango de fuentes y selecciona Grabación > Indicar en Excel . La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona el rango C2:D2, y haz clic en ConfirmarEl campo se actualiza con tu selección [Grabación] Resumen!C2:D2.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Rango de Destino y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona el rango C3-D20 y haz clic en Confirmar. Se actualiza el campo con tu selección Resumen [Rec] C3-D20.
  - Desde el menú desplegable Qué copiar, selecciona Formulas.
    
    Indicaste que deseas pegar la fórmula en el rango de copiado C2:D2 a las mismas columnas en la hoja.
8. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Excel, y luego arrastra la actividad Escribir Celda y suéltala debajo de la última actividad Copiar Rango. Se añade una actividad de escritura de celdas al panel del diseñador.
9. En la actividad Escribir celda:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce la fórmula =SUM(Summary!D:D).
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Dónde escribir, y selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la hoja Facturas y luego la celda F1, y haz clic en ConfirmarEl campo se actualiza con tu selección [Grabación] Factura!F1.
    
    Indicaste que quieres que la primera celda de la columna F de la hoja de Facturas del archivo Grabación contenga la fórmula =SUM(Summary!D:D). La fórmula añade la suma de las diferencias en la columna D de Resumen a la celda F1 en la hoja de Facturas.
Paso 5: envía un correo electrónico con detalles sobre la reconciliación si la suma de las diferencias es mayor que 0.
1. Haz clic en Añadir actividad debajo de la última actividad Escribir celda y luego, en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla, localiza y selecciona Si. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.
2. En la actividad Si, haz clic en el signo Más a la derecha de la condición y, a continuación, selecciona el Generador de condiciones
3. En el Generador de condición, añade la condición «si la suma de las diferencias es mayor que 0»:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo de la izquierda y luego selecciona Grabación > Indicar en Excel. La hoja de cálculo se abre en Excel. Selecciona la hoja Facturas y luego la celda F1, y haz clic en ConfirmarEl campo se actualiza con tu selección [Grabación] Factura!F1.
  - En el menú desplegable del medio, selecciona mayor que.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo de la derecha, selecciona Número, introduce 0 y haz clic en Guardar dos veces.
    
    Si se cumple esta condición se ejecutarán las actividades que agregues en la rama Entonces de la actividad Si.
4. En el panel Actividades, selecciona la pestaña CSV y luego arrastra la actividad Escribir CSV y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si. Se agrega una actividad Escribir CSV al panel Diseñador.
5. En la actividad Escribir CSV:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Escribir en qué archivo y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce reconcile , y luego en el menú Más a la derecha del Generador de Textos, selecciona Cuaderno del proyecto (Notas ) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell]. El texto en el Generador de texto se actualiza a reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Introduce el texto al final y haz clic .csven Guardar. El texto final debe ser reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Escribir desde y, seguidamente, selecciona Grabación > Resumen [Hoja]. El campo se actualizará con tu selección [Grabación] Resumen.
    
    Indicaste que quieres crear un archivo CSV en la carpeta el proyecto cuyo nombre contiene la palabra de la fecha de hoy y copiar allí la hoja de Resumen del archivo a la Grabación.
6. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Correo y, a continuación, arrastra la actividad Utilizar aplicación Outlook de escritorio y suéltala en la rama Entonces de la actividad Si, situada en la parte inferior de la actividad Escribir CSV.
7. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.
  
  En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.
8. En el panel de actividades, arrastra la actividad Enviar correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilizar aplicación de Outlook de escritorio.
9. En la actividad Enviar mensaje:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo De la cuenta, y luego selecciona Outlook.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Para y luego selecciona Texto. En la ventana del Generador texto, introduce una dirección de correo electrónico a donde vas a enviar el mensaje. Por ejemplo, puedes introducir tu propia dirección de correo electrónico para enviarte el mensaje a ti mismo. Si dejas seleccionada la opción Es un borrador, la automatización no envía el correo electrónico, en su lugar lo guarda en la carpeta Borradores de Outlook.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Asunto y selecciona Texto. En la ventana del Generador de Texto, introduce Reconciliation errors for, y luego en el menú Más a la derecha del Generador de Texto, selecciona Cuaderno del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > Hoy [Cell]. El texto en el Generador de Texto se actualiza a Reconciliation errors for Date!Today.
  - Haz clic en el signo Máss a la derecha del campo Cuerpo y selecciona Texto. En la ventana del Generador de texto, introduce texto para el cuerpo del correo electrónico, por ejemplo One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..
  - Para los adjuntos, selecciona Archivos y, a continuación, introduce el mismo nombre de archivo que se usa en la actividad Escribir CSV en el paso 5,reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv Por ejemplo, se puede abrir el Generador de Texto para Escribir en qué campo del archivo de la actividad Escribir CSV, copiar todo el texto y, a continuación, pegarlo en el Generador de texto para el campo de archivo adjunto.
10. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.
Las facturas y los datos del resumen se copian en el archivo reconcile.xlsx, se realizan los cálculos y, dado que el importe total de las facturas no coincide con el del resumen correspondiente a uno de los proveedores, la hoja de resumen del archivo reconcile.xsls se copia en el archivo CSV cuyo nombre incluye la fecha de hoy, el archivo se adjunta a un correo electrónico y se envía a la dirección especificada. En el archivo, puedes identificar el proveedor con errores de reconciliación por el valor en la celda D3 que es mayor que 0.

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