Tutorial: Trabajar con la automatización de Word

En este tutorial, crearemos una automatización que genere un documento de Word de revisión del rendimiento individual para cada miembro de un equipo basado en un archivo de Word de plantilla y en los datos recopilados de varios archivos de Excel y de texto. El archivo de la plantilla contiene texto de marcador de posición y marcadores que pueden rellenarse con valores mediante actividades de Word. Los nombres de los archivos de Excel y de texto de los que se copian los datos siguen un patrón específico que incluye el nombre del empleado.

Comenzaremos añadiendo una actividad Usar archivo de Excel para indicar un archivo de Excel con información de los empleados para añadir a la automatización. Dentro de ella, añadiremos una actividad Para cada fila de Excel para iterar a través de las filas con datos de los empleados. Dentro de Para cada fila de Excel, añadiremos una actividad Usar archivo de Word para añadir el documento de plantilla a la automatización, y luego una serie de actividades Reemplazar texto, Establecer contenido de marcador e Insertar tabla de datos en el documento rellenarán cada archivo de Word con la información necesaria tomado para cada empleado de un archivo de Excel y un archivo de texto. Por último, añadiremos una actividad Guardar archivo de Word como para guardar el documento de plantilla como un archivo independiente para cada empleado.

1. Paso 1: establece el proyecto y obtén los archivos necesarios.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia la carpeta Archivos en la carpeta de tu proyecto.
   3. Crea una carpeta llamada Salida en la carpeta del proyecto.

2. Paso 2: añade el Excel con datos de empleados al proyecto e itera a través de las filas del archivo.

   1. In StudioX, click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to the Files folder and select the file Employees.xlsx.

      • En el campo Referencia como, introduce EmployeeData.

        Indicaste que trabajarás en el archivo Employees.xlsx que se conoce en tu automatización como EmployeeData.

   3. Click Add activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel inside the Use Excel File activity.

   4. En la actividad Para cada fila de Excel:

      • En el cuadro de texto Para cada uno, reemplaza CurrentRow con Employee.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo En el rango y, a continuación, selecciona Datos del empleado > Hoja1[Hoja].

        Has indicado que quieres iterar por las filas de la Hoja1 de la hoja de cálculo de Empleados. Dado que cada fila contiene información sobre un empleado, la fila actual en la iteración fue renombrada como Empleado para que la información de la fila sea más fácil de identificar más adelante en la automatización.

        

3. Paso 3: añadir el archivo de plantilla de Word a la automatización.

   1. Click Add activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Word File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad Usar archivo de Word:

      • Click Browse next to the Word file field, and then browse to the Files folder and select the file PerformanceReviewDoc_template.docx.

      • Deshabilita la casilla Guardar automáticamente. Esto garantiza que el archivo de la plantilla no se guarda con los datos añadidos para cada empleado.

        Has indicado que trabajará con el archivo PerformanceReviewDoc_template.docx.

        

4. Paso 4: Añadir la información del archivo de Excel con los datos de los empleados al archivo de Word.

   1. Click Add activity inside Use Word File, and then find the Replace Text activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad Reemplazar texto:

      • Click Plus on the right side of the Search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter <<FullName>>.

      • Haz clic en el Más a la derecha de la ventana Reemplazar por y selecciona Empleado > Nombre completo.

        Ha indicado que desea sustituir el texto del marcador de posición <<FullName>> en el archivo de Word con el nombre completo que se copia para cada empleado de la celda de la columna Nombre completo del archivo de Excel de los empleados.

   3. Click Add activity below the Replace Text activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. En la actividad Establecer contenido del marcador:

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManager.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Marcador de texto y selecciona Empleado > Gestión directa.

        Has indicado que, para cada empleado, quieres añadir el nombre del responsable directo en el archivo de Word copiando el contenido de la celda de la columna Responsable directo del archivo de Excel de los empleados y pegándolo en la ubicación del marcador DirectManager en el archivo Word.

   5. Repite los pasos 3 y 4 tres veces para añadir actividades adicionales de Establecer contenido de marcadores que añaden el nombre completo, la ubicación y el título de cada empleado al archivo de Word. Configura cada actividad de la manera siguiente:

      • Nombre del marcador FullName, Texto del marcador Empleado > Nombre completo

      • Nombre del marcador Location, Texto del marcador Empleado > Ubicación

      • Nombre del marcador PositionTitle, Texto del marcador Empleado > Título del puesto

        

5. Paso 5: Añadir la información del archivo Excel con datos sobre los proyectos al archivo de Word.

   1. Click Add activity below the last Set Bookmark Content, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la la actividad Utilizar archivo de Excel:

      • Haz clic en Más, a la derecha del campo Archivo de Excel, y luego selecciona Texto.

        En el Creador de texto:

        1. Introduce el texto Files\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Introduce el texto _Projects.xlsx.

           El texto debería ser así: Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      Has indicado que, para cada empleado, quieres añadir el archivo Excel de los proyectos a la automatización. Como la selección para el archivo de Excel es una ruta de archivo dinámica y quieres seleccionar datos en las actividades que utilizan los archivos de los proyectos, marcaste uno de los archivos como archivo de plantilla.

   3. Click Add activity inside the newly added Use Excel File activity, and then find the Insert DataTable in Document activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. En la actividad Insertar DataTable en el documento:

      • Click Plus on the right side of the Table to insert field, and then select Projects > Sheet1 [Sheet] > Table1 [Table].
      • En el menú Insertar relativo, selecciona Marcador.
      • Click Plus on the right side of the Bookmark to search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter Projects.
      • En el menú Posición donde insertar, selecciona Después.

      Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la Tabla1 del archivo Excel de Proyectos y pegarla en el archivo Word después del marcador llamado Proyectos.

      

6. Paso 6: añade información de los archivos de texto con comentarios de la administración al archivo de Word y guarda un archivo distinto para cada empleado.

   La automatización crea documentos de Word de revisión del rendimiento para cada empleado en la carpeta de Salida y rellena los archivos con la información de los archivos de Excel con los datos del empleado y la información de los proyectos, y de los archivos de texto con los comentarios del gestor.

   Descargar ejemplo

   1. Click Add activity below the newly added Use Excel File activity, and then find the Read Text File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad Leer archivo de texto:

      • Click Plus on the right side of the File name field, and then select Text.

        En el Creador de texto:

        1. Introduce el texto Files\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Introduce el texto _ManagerFeedback.txt.

           El texto debería ser así: Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • In the Properties panel, click Plus on the right side of the Content field, and then select Save for Later Use. Enter the name ManagerFeedback, and click OK.

      Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la respuesta del gestor desde el archivo de texto que contiene el nombre del empleado en el nombre del archivo y quieres guardar la opinión para utilizarla más tarde en la automatización.

   3. Click Add activity below the Read Text File activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. En la actividad Establecer contenido del marcador:

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManagerFeedback.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Marcador de texto, y luego selecciona Usar valor guardado >ManagerFeedback.

        Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la opinión del gestor que guardaste para su uso posterior en la actividad Leer archivo de Texto y pegarla en el archivo de Word en la ubicación del marcador DirectManagerFeedback.

        

   5. Click Add activity below the Set Bookmark Content activity, and then find the Save Word File As activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. En la actividad Guardar archivo Word como.

      • Haz clic en Más a la derecha del campo Guardar como archivo y selecciona Texto.

        En el Creador de texto:

        1. Introduce el texto Output\.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Introduce el texto _PerformanceReview.docx.

           El texto debería ser así: Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • Deja las seleccionas por defecto para las otras opciones.

      Has indicado que quieres guardar el archivo de la plantilla modificada con los datos de cada empleado en una nueva carpeta llamada Salida. El nombre completo de cada empleado se añadirá al nombre del fichero utilizando el valor de la columna Nombre completo del archivo Excel de empleado.

   7. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.