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Última actualización 20 de dic. de 2023

Tutorial: Trabajar con la automatización de Word

En este tutorial, crearemos una automatización que genere un documento de Word de revisión del rendimiento individual para cada miembro de un equipo basado en un archivo de Word de plantilla y en los datos recopilados de varios archivos de Excel y de texto. El archivo de la plantilla contiene texto de marcador de posición y marcadores que pueden rellenarse con valores mediante actividades de Word. Los nombres de los archivos de Excel y de texto de los que se copian los datos siguen un patrón específico que incluye el nombre del empleado.

Para empezar, añadiremos un Usar archivo de Excel para indicar un archivo de Excel con la información de los empleados que añadir a la automatización. Dentro, añadiremos una actividad Para cada fila de Excel para iterar a través de las filas con los datos de los empleados. Dentro de Cada fila de Excel, añadiremos una actividad Usar archivo de Word para añadir el documento de plantilla a la automatización y luego una serie de actividades Reemplazar Texto, Establecer contenido de marcador e Insertar tabla de datos en el documento rellenarán cada archivo de Word con la información necesaria tomada para cada empleado de un archivo de Excel y un archivo de texto. Por último, añadiremos una actividad Guardar archivo de Word como para guardar el documento de la plantilla como un archivo separado para cada empleado.

Paso 1: establece el proyecto y obtén los archivos necesarios.
1. Crea un nuevo proyecto con la configuración predeterminada.
2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia la carpeta Archivos en la carpeta de tu proyecto.
3. Crea una carpeta llamada Salida en la carpeta del proyecto.
Paso 2: añade el Excel con datos de empleados al proyecto e itera a través de las filas del archivo.
1. En StudioX, haz clic en Añadir actividad en el panel Diseñador y, a continuación, busca la actividad Usar archivo de Excel en el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad:
  - Haz clic en Navegar junto al campo Archivo de Excel y, a continuación, busca la carpeta Archivos y selecciona el archivo Employees.xlsx.
  - En el campo Referencia como, introduce EmployeeData.
    
    Indicaste que trabajarás en el archivo Employees.xlsx que se conoce en tu automatización como EmployeeData.
3. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Excel, y luego busca la actividad Para cada fila de Excel en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel del Diseñador dentro de la actividad Usar archivo de Excel.
4. En la actividad Para cada fila de Excel:
  - En el cuadro de texto Para cada uno, reemplaza CurrentRow con Employee.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo En el rango y, a continuación, selecciona Datos del empleado > Hoja1[Hoja].
    
    Has indicado que quieres iterar por las filas de la Hoja1 de la hoja de cálculo de Empleados. Dado que cada fila contiene información sobre un empleado, la fila actual en la iteración fue renombrada como Empleado para que la información de la fila sea más fácil de identificar más adelante en la automatización.
Paso 3: añadir el archivo de plantilla de Word a la automatización.
1. Haz clic en Añadir actividad dentro de Para cada fila de Excel, y luego busca la actividad Usar archivo de Word en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad Usar archivo de Word:
  - Haz clic en Navegar junto al campo Archivo de Word y, a continuación, busca el archivo PerformanceReviewDoc_template.docx.
  - Deshabilita la casilla Guardar automáticamente. Esto garantiza que el archivo de la plantilla no se guarda con los datos añadidos para cada empleado.
    
    Has indicado que trabajará con el archivo PerformanceReviewDoc_template.docx.
Paso 4: Añadir la información del archivo de Excel con los datos de los empleados al archivo de Word.
1. Haz clic en Añadir actividad dentro de Usar archivo de Word, y luego busca la actividad Reemplazar texto en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad Reemplazar texto:
  - Haz clic en Más en la parte derecha del campo Buscar y, a continuación, selecciona Texto. En el Generador de Textos, introduce <<FullName>>.
  - Haz clic en el Más a la derecha de la ventana Reemplazar por y selecciona Empleado > Nombre completo.
    
    Ha indicado que desea sustituir el texto del marcador de posición <<FullName>> en el archivo de Word con el nombre completo que se copia para cada empleado de la celda de la columna Nombre completo del archivo de Excel de los empleados.
3. Haz clic en Añadir actividad debajo de la actividad Reemplazar texto y, a continuación, busca la actividad Establecer contenido de marcador en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
4. En la actividad Establecer contenido del marcador:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre del marcador y selecciona Texto. En el Generador de Textos, introduce DirectManager.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Marcador de texto y selecciona Empleado > Gestión directa.
    
    Has indicado que, para cada empleado, quieres añadir el nombre del responsable directo en el archivo de Word copiando el contenido de la celda de la columna Responsable directo del archivo de Excel de los empleados y pegándolo en la ubicación del marcador DirectManager en el archivo Word.
5. Repite los pasos 3 y 4 tres veces para añadir actividades adicionales de Establecer contenido de marcadores que añaden el nombre completo, la ubicación y el título de cada empleado al archivo de Word. Configura cada actividad de la manera siguiente:
  - Nombre del marcador FullName, Texto del marcador Empleado > Nombre completo
  - Nombre del marcador Location, Texto del marcador Empleado > Ubicación
  - Nombre del marcador PositionTitle, Texto del marcador Empleado > Título del puesto
Paso 5: Añadir la información del archivo Excel con datos sobre los proyectos al archivo de Word.
1. Haz clic en Añadir actividad debajo del último Establecer contenido de los marcadores y, a continuación, busca la actividad Usar archivo de Excel en el buscador ubicado en la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la la actividad Utilizar archivo de Excel:
  - Haz clic en Más, a la derecha del campo Archivo de Excel, y luego selecciona Texto.
    
    En el Creador de texto:
    1. Introduce el texto Files\.
    2. Haz clic en Más a la derecha del Creador de texto y luego selecciona Empleado > Nombre completo.
    3. Introduce el texto _Projects.xlsx.
      El texto debería ser así: Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.
    4. Haz clic en Guardar en el Creador de textos.
  Has indicado que, para cada empleado, quieres añadir el archivo Excel de los proyectos a la automatización. Como la selección para el archivo de Excel es una ruta de archivo dinámica y quieres seleccionar datos en las actividades que utilizan los archivos de los proyectos, marcaste uno de los archivos como archivo de plantilla.
3. Haz clic en Añadir actividad dentro de la actividad recién añadida Usar archivo de Excel y, a continuación, busca la actividad Insertar Tabla de datos en el documento en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
4. En la actividad Insertar DataTable en el documento:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Tabla para insertar y luego selecciona Proyectos > Hoja1 [Hoja] > Tabla1 [Table].
  - En el menú Insertar relativo, selecciona Marcador.
  - Haz clic en Más en la parte derecha del campo Búsqueda del marcador y, a continuación, selecciona Texto. En el Generador de Textos, introduce Projects.
  - En el menú Posición donde insertar, selecciona Después.
  Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la Tabla1 del archivo Excel de Proyectos y pegarla en el archivo Word después del marcador llamado Proyectos.
Paso 6: añade información de los archivos de texto con comentarios de la administración al archivo de Word y guarda un archivo distinto para cada empleado.
1. Haz clic en Añadir actividad debajo de la actividad recién añadida Usar archivo de Excel y, a continuación, busca la actividad Leer archivo de texto en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad Leer archivo de texto:
  - Haz clic en Más, a la derecha del campo Nombre del archivo, y luego selecciona Texto.
    
    En el Creador de texto:
    1. Introduce el texto Files\.
    2. Haz clic en Más a la derecha del Creador de texto y luego selecciona Empleado > Nombre completo.
    3. Introduce el texto _ManagerFeedback.txt.
      El texto debería ser así: Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.
    4. Haz clic en Guardar en el Creador de textos.
  - En el panel Propiedades, haz clic en Más a la derecha del campo Contenido y selecciona Guardar para usar más tarde. Introduce el nombre ManagerFeedback, y haz clic en Aceptar.
  Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la respuesta del gestor desde el archivo de texto que contiene el nombre del empleado en el nombre del archivo y quieres guardar la opinión para utilizarla más tarde en la automatización.
3. Haz clic en Añadir actividad debajo de la actividad Leer archivo de texto y, a continuación, busca la actividad Establecer contenido de marcador en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
4. En la actividad Establecer contenido del marcador:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Nombre del marcador y selecciona Texto. En el Generador de Textos, introduce DirectManagerFeedback.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Marcador de texto, y luego selecciona Usar valor guardado >ManagerFeedback.
    
    Has indicado que, para cada empleado, quieres copiar la opinión del gestor que guardaste para su uso posterior en la actividad Leer archivo de Texto y pegarla en el archivo de Word en la ubicación del marcador DirectManagerFeedback.
5. Haz clic en Añadir actividad debajo de la actividad Establecer contenido de marcadores y, a continuación, busca la actividad Guardar archivo de Word como en el cuadro de búsqueda de la parte superior de la pantalla y selecciónala. La actividad se añade al panel Diseñador.
6. En la actividad Guardar archivo Word como.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Guardar como archivo y selecciona Texto.
    
    En el Creador de texto:
    1. Introduce el texto Output\.
    2. Haz clic en Más a la derecha del Creador de texto y luego selecciona Empleado > Nombre completo.
    3. Introduce el texto _PerformanceReview.docx.
      
      El texto debería ser así: Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.
    4. Haz clic en Guardar en el Creador de textos.
  - Deja las seleccionas por defecto para las otras opciones.
  Has indicado que quieres guardar el archivo de la plantilla modificada con los datos de cada empleado en una nueva carpeta llamada Salida. El nombre completo de cada empleado se añadirá al nombre del fichero utilizando el valor de la columna Nombre completo del archivo Excel de empleado.
7. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.
La automatización crea documentos de Word de revisión del rendimiento para cada empleado en la carpeta de Salida y rellena los archivos con la información de los archivos de Excel con los datos del empleado y la información de los proyectos, y de los archivos de texto con los comentarios del gestor.

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