Tutorial: Extrahieren von Daten aus automatisierten E-Mails und Verschieben der Daten in eine Desktopanwendung

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die es einfach macht, bestimmte Daten aus Textblöcken zu extrahieren, die einem bestimmten Format folgen. Stellen wir uns vor, Sie arbeiten in einer Bank und erhalten viele E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit neuen Einzahlungstransaktionen. Sie müssen jede E-Mail öffnen, die Beträge manuell kopieren und in eine Kassenanwendung einfügen und dann jede verarbeitete E-Mail in einen Outlook-Ordner verschieben. Die E-Mails sind automatisiert, sie alle folgen einer Vorlage und der gleiche Text erscheint immer neben den Beträgen, die Sie im E-Mail-Text benötigen. Zum Beispiel:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

The default Project Notebook contains formulas that can extract only the needed amounts. We will manually edit the Project Notebook to extract the values from one email, as described in Step 2: Set up a project and get the necessary files , and then configure our automation to extract the same values from all similar emails.

Die Automatisierung führt die folgenden Aufgaben für jede E-Mail in einem Outlook-Suchordner aus, die die neuesten ungelesenen automatisierten E-Mails im Zusammenhang mit Einzahlungstransaktionen enthält:

1. Kopiert den Textkörper der E-Mail und fügt die Daten in das Projektnotizbuch ein, in dem bestimmte Daten mithilfe von Excel-Formeln für die Textbearbeitung extrahiert werden.
2. Gibt die Daten Feld für Feld in einer Desktopanwendung ein und sendet die Daten.
3. Markiert die E-Mail als gelesen und verschiebt sie in einen Outlook-Ordner für verarbeitete E-Mails.

We will create a project and start by adding a Use Desktop Outlook App activity to indicate the Outlook account to use. We will then add a For Each Email activity, and then, to indicate the automation must be executed for each email, we will place all subsequent activities inside For Each Email. We will add a Write Cell activity to copy the body of each email to a specific cell in the Project Notebook. We will then add the UI automation activities needed to enter the data in our desktop application, and finally activities to mark the email as read and move the email .

1. Erstellen Sie zwei Ordner in Outlook.

   In diesem Beispiel verwenden wir E-Mails mit dem Betreff New Deposit Available und einem Text, wie bereits erwähnt.

   So erstellen Sie einen Suchordner für ungelesene E-Mails ab heute mit dem angegebenen Betreff:

   1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie dann im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner aus.
   2. Wählen Sie im Fenster „Neuer Suchordner“ die Option Benutzerdefinierten Suchordner erstellen > Wählen aus.
   3. Geben Sie im Fenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ in das Feld Name Today's deposits ein und wählen Sie dann Kriterien aus.
   4. Auf der Registerkarte Nachrichten im Fenster „Suchordnerkriterien“:
      • Aus den Dropdown-Menüs neben Zeit wählen Sie Erhalten und Heute aus.
      • Geben Sie im Feld Suche nach New Deposit Available ein.
      • Wählen Sie im Dropdown-Menü In die Option nur im Feld „Betreff“ aus.
   5. Wählen Sie auf der Registerkarte Weitere Optionen Nur solche Elemente aus, gefolgt von Ungelesen im nebenstehenden Dropdown-Menü.
   6. Klicken Sie dreimal auf OK, um die Fenster zu schließen und den Ordner zu speichern.
   7. Erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Posteingang mit dem Namen ProcessedDeposits. Dies ist der Ordner, in den die E-Mails verschoben werden, nachdem sie verarbeitet wurden.
   8. Senden Sie einige E-Mails an das E-Mail-Konto, das Sie in der Automatisierung verwenden, mit dem angegebenen Betreff und einem Text, der der angegebenen Vorlage folgt, geben Sie jedoch in jeder E-Mail unterschiedliche Beträge ein.
   9. Stellen Sie nach dem Senden sicher, dass sie im Suchordner Today's deposits angezeigt werden.

2. Richten Sie ein Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.

   1. Create a new blank project using the default settings.

   2. Öffnen Sie das Projektnotizbuch für das Projekt, und kopieren Sie den Text einer E-Mail in Zelle B4 im Blatt Text, und geben Sie dann manuell den Text links neben jedem unserer drei Werte in den Zellen D5:D7 ein: Cash in: in Zelle D5, On Us Check: in Zelle D6, und Not On Us Check: in Zelle D7. Da es keinen Text rechts neben den Werten gibt, müssen die Zellen E5:E7 leer sein. Die Formeln, die sich bereits in den Zellen F5:F7 befinden, sollten die Werte extrahieren, wie Sie in der Abbildung unten sehen können.

      

      Speichern und schließen Sie das Projektnotizbuch.

   3. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Double-click the file DoubleUI.exe to open the DoubleUI application.

3. Fügen Sie das Outlook-Konto zum Projekt hinzu, und durchlaufen Sie die Nachrichten im Suchordner.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und doppelklicken Sie dann auf Outlook-Desktop-App verwenden. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.

   2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.

      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.

   3. Ziehen Sie die Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.

   4. In the For Each Email activity, click Plus on the right side of the In emails from field, and then select Outlook > [Search Folders] > [Today's deposits].

      Sie haben angegeben, dass Sie die E-Mails im Outlook-Suchordner „Heutige Einzahlungen“ durchlaufen möchten.

      

4. Kopieren Sie den E-Mail-Text in eine Zelle im Projektnotizbuch, um Text zu extrahieren.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus und ziehen Sie dann eine Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File) in die Aktivität „Für jede Datei im Ordner (For Each File In Folder)“.
   2. Navigieren Sie unter dem Feld Excel-Datei zur Excel-Datei „Project_Notebook.xlsx“.
   3. Fügen Sie innerhalb der Aktivität „Excel-Datei verwenden (Use Excel File)“ eine Aktivität Zelle schreiben (Write Cell) hinzu.
   4. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):

      • Click Plus on the right side of the What to write field and then select CurrentMail > Body to indicate that you want to copy the body of the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Where to write field, and then select Notebook > Indicate in Excel to open the file in Excel. In the file, select the Text sheet, and then the B4 cell, and click Confirm in the UiPath tab in the Excel ribbon. You have indicated that you want to paste the email body to cell B4 in the Text sheet of the Project Notebook.

        

5. Fügen Sie die Desktopanwendung und die darin auszuführenden Aktivitäten hinzu.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte App/Web aus, und ziehen Sie dann die Aktivität Anwendung/Browser verwenden (Use Application/Browser) und legen Sie sie in der „Für jede E-Mail“-Aktivität (For Each Email) unter der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Anwendung/Browser verwenden“-Aktivität (Use Application/Browser) hinzugefügt.

   2. Klicken Sie in der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) auf Anwendung anzeigen, und bewegen Sie dann den Mauszeiger auf die DoubleUI-Anwendung. Wenn das Fenster hervorgehoben ist, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in DoubleUI.

      Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, und ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt.

   3. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Type Into activity and drop it inside the Use Application/Browser activity. A Type Into activity is added in the Use Application/Browser activity.

   4. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Einzahlung in der DoubleUI.exe-Anwendung, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Einzahlung daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

        Sie haben angegeben, dass Sie in das Feld „Einzahlung“ aus der DoubleUI.exe-Anwendung eingeben möchten.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Excel > Indicate in Excel. In the Excel file, select the F4 cell (the Cash In value) and click Confirm in the UiPath tab of the Excel ribbon. The Type this field displays your selection as [Notes] Text!F5.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Einzahlungswert aus der Excel-Datei in das Feld „Einzahlung“ in der DoubleUI.exe-Anwendung kopieren möchten.

   5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 zwei weitere Male, um „Eingeben in“-Aktivitäten (Type Into) hinzuzufügen, um die Werte von Auf uns bezogener Scheck (On Us Check) und Nicht auf uns bezogener Scheck (Not On Us Check) aus der Excel-Datei (Zelle F6 bzw. F7) in die entsprechenden Felder in der DoubleUI-Anwendung zu kopieren.

   6. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Click activity and drop it inside the Use Application/Browser activity after the Get Text activity. A Click activity is added in the Use Application/Browser activity.

   7. Klicken Sie in der Klicken-Aktivität auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf die Schaltfläche Akzeptieren in der DoubleUI.exe-Anwendung, und klicken Sie, wenn sie hervorgehoben ist, auf die Schaltfläche. Die Schaltfläche „Akzeptieren“ wird als Ziel und die Schaltfläche Abbrechen wird als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Klicken“ (Click) angezeigt.

      Sie haben angegeben, dass Sie auf die Schaltfläche „Akzeptieren“ in der DoubleUI.exe-Anwendung klicken möchten.

      

6. Markieren Sie die E-Mail als gelesen und verschieben Sie sie dann in einen Outlook-Ordner.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und ziehen Sie dann eine E-Mail als gelesen/ungelesen markieren-Aktivität (Mark Email as Read/Unread) in die Aktivität „Für jede E-Mail“ (For Each Email) unter der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browse). Dem Entwurfsbereich wird eine „E-Mail als gelesen/ungelesen markieren“-Aktivität hinzugefügt.

   2. In der Aktivität „E-Mail als gelesen markieren“ (Mark Email as Read):

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to mark the current mail in the iteration.
      • From the Mark as drop-down menu, select Read.

   3. Ziehen Sie im Aktivitätenbereich eine E-Mail verschieben-Aktivität (Move Mail) innerhalb der Aktivität „Für jede E-Mail“ (For Each Email) unter die Aktivität „E-Mail als gelesen/ungelesen markieren“ (Mark Email as Read/Unread). Dem Entwurfsbereich wird eine „E-Mail verschieben“-Aktivität hinzugefügt.

   4. In der Aktivität „E-Mail verschieben“ (Move Email):

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to move the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Move to field, and then select Outlook > [Inbox] > [ProcessedDeposits]. You have indicated that you want to move the email to the ProcessedDeposits folder.

        

   5. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.

      For each email in the Outlook Search Folder, the body is copied to Excel, the data is extracted and entered in the DoubleUI desktop application, the email is then marked as read and moved to a different folder.Download example