Governance und Auditing

Damit Organisationen StudioX einer breiten Gruppe von Benutzern sicher bereitstellen können, verfügt StudioX über automatische Protokollierung und integrierte Steuerungen, die Organisationsrichtlinien erzwingen können.

Watch the following video for an overview of the governance capabilities available in Studio and a demo of how to use them in StudioX. The video showcases the file-based governance model. For an even easier way to manage governance policies, use Automation Ops.

Berichte und Prüfungen

Eines der Hauptanliegen von Unternehmen in Bezug auf umfassende Citizen Developer-Bereitstellungen ist die Frage, wie die Nutzung nachverfolgt werden kann, welche Automatisierungen vorhanden sind und was diese Automatisierungen tun.

If your organization licenses Robots and StudioX through Orchestrator, the Robots and associated StudioX instances are connected to Orchestrator. This means that many common actions are logged by default in the execution logs including every time an automation is executed. The logged events include:

• Windows-Identität des Benutzers
• Name der Maschine
• Name des Prozesses
• Version und mehr

Dies ermöglicht Ihrer Organisation einen tiefen Einblick in die Nutzung von Automatisierung in der Organisation.

Häufig gestellte Fragen

Wie können wir wissen, wer Automatisierungen in der Organisation verwendet?

Events in the execution logs include user and machine information. This enables you to build reports from the execution logs showing all the users who ran automations in your organization using supported reporting technologies (direct queries against the logs, UiPath^® Insights, etc.).

Wie können wir wissen, welche Automatisierungen in der Organisation verwendet werden?

By logging all user and process information in the execution logs, you can build reports and know who is running which automations. This enables you to enact organizational policies that ensure all automations are shared with IT and properly documented and understood if needed, avoiding situations where employees build automations that nobody else in the organization knows about.

Wie können wir wissen, was Benutzer in ihren Automatisierungen tun?

By default, the activities used by StudioX projects record important information in the execution logs with no action required from the user. This gives you a high-level picture into important actions performed by the Robot. For more details on what is logged, see Audit Logging.

Wie können wir wissen, welche Benutzer StudioX, Assistant usw. verwenden?

Every execution started event in the execution logs includes an initiatedBy property that records which product started the automation (Assistant, StudioX, Studio, or Orchestrator). This means that you can build a report from the logs showing who is using which product, and detect patterns such as users running only from StudioX, rather than publishing completed processes and running them from the Assistant.

Governance-Kontrollen

Viele Organisationen möchten die Möglichkeit haben, Leitplanken einzurichten, um sicherzustellen, dass Citizen Developer die Organisationrichtlinien und -vorgaben einhalten. Um dies zu ermöglichen, bietet StudioX die Möglichkeit, Richtlinien festzulegen, die Bereiche wie z. B. die folgenden kontrollieren:

• Einstellungen (z. B. Workflow-Analyse)
• Zulässige Aktivitätenpaketfeeds
• Zulässige Aktivitäten und Pakete
• Anwendungen und URLs, die automatisiert werden können
• Verhinderung von Produktionsläufen von StudioX
• Source Control-Einstellungen in StudioX
• Filtern von Einstellungen im Aktivitätenbereich

Häufig gestellte Fragen

Wie konfigurieren und implementieren wir eine Governance-Richtlinie für unsere Benutzer?

Sie können Governance-Richtlinien auf eine von zwei Methoden erzwingen:

• Automation Ops, a web application available in Automation Cloud that enables administrators to quickly set up and deploy policies in the organization. For more information, see the Automation Ops Guide.
• A file-based governance model that consists of creating a JSON policy file and deploying the file via a registry key or via Orchestrator. You place this file in a read-only location accessible from your users' machines, such as a network share or blob storage, and then set a registry key either via your install script or Windows group policy. Alternatively, you can paste the contents of the file or add the file path in specific assets in Orchestrator. StudioX loads the policy when it starts and behaves as defined by the policy. For more information, see Governance in the Studio Guide.

Wie können wir Einschränkungen dafür festlegen, welche Anwendungen und/oder Websites automatisiert werden können?

StudioX enthält eine Workflow-Analyseregel für App-/URL-Einschränkungen. Um zu begrenzen, welche Anwendungen und/oder URLs Benutzer automatisieren dürfen, können Sie entweder bestimmte Apps/URLs verbieten oder nur solche aus einer bestimmten Liste zulassen (beide Optionen werden unterstützt). So blockieren Sie die Ausführung oder Veröffentlichung nicht konformer Workflows:

• Aktivieren Sie in der Richtlinie die Optionen Analyse vor Ausführung erzwingen und Analyse vor Veröffentlichung erzwingen (für das dateibasierte Modell legen Sie die Eigenschaften AnalyzeOnRun und AnalyzeOnPublish auf true fest). Dazu müssen Automatisierungen eine Workflow-Analyse bestehen, bevor sie ausgeführt oder veröffentlicht werden.
• Configure the App/URL Restrictions rule using either the prohibited or allowed lists per your organization's requirements, and set the Default action to Error.

Wie können wir sicherstellen, dass die Benutzer Produktionsläufe vom Assistant und nicht von StudioX aus durchführen?

You can limit the number of runs allowed from StudioX for projects that have no changes. After the limit is reached for a project, running it from StudioX is no longer allowed, the user is prompted to publish the project, and optionally, an event is logged in an Orchestrator queue of your choice. To set this up, for the file-based model, configure the parameters in the RequireUserPublish section of the governance file.

Welche Workflow-Analyseregeln sind in StudioX enthalten?

See About Workflow Analyzer for a full list of rules.

Können wir benutzerdefinierte Workflow-Analyse-Regeln für StudioX erstellen?

You can create custom Workflow Analyzer rules for StudioX in the same way as you do for Studio. To make a rule available in the StudioX profile, an additional property must be defined. For more information, see Building Custom Rules.

Prüfungsprotokolle

Audit information regarding the data used by activities in automation projects is recorded in execution logs at the Information level in messages that begin with Audit: (except for the Use Application/Browser activity, which has information recorded at the Trace level).

Darüber hinaus enthalten Protokolle auch eine initiatedBy-Eigenschaft, die aufzeichnet, wo jede Projektausführung initiiert wurde: Assistant, StudioX, Studio oder Orchestrator. Auf diese Weise können Organisationen den Überblick über die Verwendung der Tools behalten.

Im folgenden Video finden Sie einen Überblick über die in Studio verfügbaren Governance-Funktionen und eine Demo zur Verwendung in StudioX.

The following table lists audit information logged for StudioX activities. For more information about logging, see the Studio guide.

Aktivität	Protokollierte Prüfungsinformationen
Use Application/Browser	For desktop applications : Der Name der ausführbaren Datei der Zielanwendung. Alle Argumente, die beim Start an die Anwendung übergeben werden. For web browsers : Der Name des Webbrowsers (IE, Firefox, Chrome oder Edge). Die URL der Zielwebseite.
Excel-Datei verwenden	Der Name der Excel-Datei, die von der Aktivität verwendet wird.
„Word-Datei verwenden“ (Use Word File)	Der Name des Word-Dokuments, das von der Aktivität verwendet wird.
Outlook 365 verwenden/Gmail verwenden/Desktop Outlook-App verwenden	Das E-Mail-Konto, das von der Aktivität verwendet wird.
Extract Table Data	Die URL der Webseite, von der die Daten extrahiert werden.
E-Mail senden (Send E-Mail)	Empfänger, die dem Feld An hinzugefügt wurden. Empfänger, die dem Feld Cc hinzugefügt wurden. Gibt an, ob die E-Mail als Entwurf gespeichert oder gesendet wird.
Auf E-Mail antworten (Reply to E-Mail)	Empfänger, die dem Feld An hinzugefügt wurden. Empfänger, die dem Feld Cc hinzugefügt wurden.
E-Mail weiterleiten (Forward E-Mail)	Empfänger, die dem Feld An hinzugefügt wurden. Empfänger, die dem Feld Cc hinzugefügt wurden.
Use PowerPoint Presentation	Der Name der PowerPoint-Datei, die von der Aktivität verwendet wird.
Google-Dokument verwenden (Use Google Document)/Google Spreadsheet (Use Google Spreadsheet)/Google Drive verwenden (Use Google Drive)	Das Google-Konto, das von der Aktivität verwendet wird.
Use OneDrive & SharePoint	Das Microsoft 365-Konto, das von der Aktivität verwendet wird.