Tutorial: Extrahieren von Daten aus automatisierten E-Mails und Verschieben der Daten in eine Desktopanwendung

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die es einfach macht, bestimmte Daten aus Textblöcken zu extrahieren, die einem bestimmten Format folgen. Stellen wir uns vor, Sie arbeiten in einer Bank und erhalten viele E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit neuen Einzahlungstransaktionen. Sie müssen jede E-Mail öffnen, die Beträge manuell kopieren und in eine Kassenanwendung einfügen und dann jede verarbeitete E-Mail in einen Outlook-Ordner verschieben. Die E-Mails sind automatisiert, sie alle folgen einer Vorlage und der gleiche Text erscheint immer neben den Beträgen, die Sie im E-Mail-Text benötigen. Zum Beispiel:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

Das Standard-Projektnotizbuch enthält Formeln, die nur die erforderlichen Beträge extrahieren können. Wir bearbeiten das Projektnotizbuch manuell, um die Werte aus einer E-Mail zu extrahieren, wie in Schritt 2: Einrichten eines Projekts und Abrufen der erforderlichen Dateien beschrieben, und konfigurieren dann unsere Automatisierung, um die gleichen Werte aus allen ähnlichen E-Mails zu extrahieren.

Die Automatisierung führt die folgenden Aufgaben für jede E-Mail in einem Outlook-Suchordner aus, die die neuesten ungelesenen automatisierten E-Mails im Zusammenhang mit Einzahlungstransaktionen enthält:

1. Kopiert den Textkörper der E-Mail und fügt die Daten in das Projektnotizbuch ein, in dem bestimmte Daten mithilfe von Excel-Formeln für die Textbearbeitung extrahiert werden.
2. Gibt die Daten Feld für Feld in einer Desktopanwendung ein und sendet die Daten.
3. Markiert die E-Mail als gelesen und verschiebt sie in einen Outlook-Ordner für verarbeitete E-Mails.

Wir erstellen ein Projekt und beginnen mit dem Hinzufügen einer Aktivität Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App), um das zu verwendende Outlook-Konto anzugeben. Wir fügen dann eine For Each Email-Aktivität hinzu, und dann, um anzugeben, dass die Automatisierung für jede E-Mail ausgeführt werden muss, werden wir alle nachfolgenden Aktivitäten in Für jede E-Mail platzieren. Wir fügen eine Aktivität vom Typ Zelle schreiben (Write Cell) hinzu, um den Textkörper jeder E-Mail in eine bestimmte Zelle im Projektnotizbuch zu kopieren. Wir fügen dann die Aktivitäten zur UI-Automatisierung hinzu, die erforderlich sind, um die Daten in unsere Desktopanwendung einzugeben. Und abschließend fügen wir noch Aktivitäten vom Typ E-Mail als gelesen markieren (Mark Email as Read) und E-Mail verschieben (Move Email) hinzu.

1. Schritt 1: Zwei Ordner in Outlook erstellen.
   In diesem Beispiel verwenden wir E-Mails mit dem Betreff New Deposit Available und einem Text, wie bereits erwähnt.

   So erstellen Sie einen Suchordner für ungelesene E-Mails ab heute mit dem angegebenen Betreff:

   1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie dann im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner aus.
   2. Wählen Sie im Fenster „Neuer Suchordner“ die Option Benutzerdefinierten Suchordner erstellen > Wählen aus.
   3. Geben Sie im Fenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ in das Feld Name Today's deposits ein und wählen Sie dann Kriterien aus.
   4. Auf der Registerkarte Nachrichten im Fenster „Suchordnerkriterien“:
      • Aus den Dropdown-Menüs neben Zeit wählen Sie Erhalten und Heute aus.
      • Geben Sie im Feld Suche nach New Deposit Available ein.
      • Wählen Sie im Dropdown-Menü In die Option nur im Feld „Betreff“ aus.
   5. Wählen Sie auf der Registerkarte Weitere Optionen Nur solche Elemente aus, gefolgt von Ungelesen im nebenstehenden Dropdown-Menü.
   6. Klicken Sie dreimal auf OK, um die Fenster zu schließen und den Ordner zu speichern.
   7. Erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Posteingang mit dem Namen ProcessedDeposits. Dies ist der Ordner, in den die E-Mails verschoben werden, nachdem sie verarbeitet wurden.
   8. Senden Sie einige E-Mails an das E-Mail-Konto, das Sie in der Automatisierung verwenden, mit dem angegebenen Betreff und einem Text, der der angegebenen Vorlage folgt, geben Sie jedoch in jeder E-Mail unterschiedliche Beträge ein.
   9. Stellen Sie nach dem Senden sicher, dass sie im Suchordner Today's deposits angezeigt werden.
2. Schritt 2: Projekt einrichten und erforderliche Dateien abrufen.
   1. Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen .
   2. Öffnen Sie das Projektnotizbuch für das Projekt, und kopieren Sie den Text einer E-Mail in Zelle B4 im Blatt Text, und geben Sie dann manuell den Text links neben jedem unserer drei Werte in den Zellen D5:D7 ein: Cash in: in Zelle D5, On Us Check: in Zelle D6, und Not On Us Check: in Zelle D7. Da es keinen Text rechts neben den Werten gibt, müssen die Zellen E5:E7 leer sein. Die Formeln, die sich bereits in den Zellen F5:F7 befinden, sollten die Werte extrahieren, wie Sie in der Abbildung unten sehen können.
      
      

      

      
      

      Speichern und schließen Sie das Projektnotizbuch.

   3. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Doppelklicken Sie auf die Datei DoubleUI.exe, um die DoubleUI-Anwendung zu öffnen.
3. Schritt 3: Outlook-Konto zum Projekt hinzufügen und Nachrichten im Suchordner durchlaufen.
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und doppelklicken Sie dann auf Outlook-Desktop-App verwenden. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.
      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.
   3. Ziehen Sie die Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.
   4. Klicken Sie in der Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) auf Plus rechts neben dem Feld In E-Mails von, und wählen Sie dann Outlook > [Suchordner] > [Heutige Einzahlungen] aus.

      Sie haben angegeben, dass Sie die E-Mails im Outlook-Suchordner „Heutige Einzahlungen“ durchlaufen möchten.

      
      

      

      
      
4. Schritt 4: Kopieren des E-Mail-Texts in eine Zelle im Projektnotizbuch, um Text zu extrahieren
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus und ziehen Sie dann eine Zelle schreiben-Aktivität (Write Cell) in die Aktivität „Für jede Datei im Ordner“ (For Each File In Folder) ab.
   2. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll, und wählen Sie dann CurrentMail > Text aus, um anzugeben, dass Sie den Text der aktuellen E-Mail in der Iteration kopieren möchten.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll, und wählen Sie dann Projektnotizbuch (Notizen) > In Excel angeben, um die Datei in Excel zu öffnen. Wählen Sie in der Datei das Blatt Text und dann die Zelle B4 aus, und klicken Sie auf der UiPath-Registerkarte im Excel-Menüband auf Bestätigen. Sie haben angegeben, dass Sie den E-Mail-Text in Zelle B4 in das Textblatt des Projektnotizbuchs einfügen möchten.

        
        

        

        
        
5. Schritt 5: Die Desktopanwendung und darin auszuführende Aktivitäten hinzufügen.
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte App/Web aus, und ziehen Sie dann die Aktivität Anwendung/Browser verwenden (Use Application/Browser) und legen Sie sie in der „Für jede E-Mail“-Aktivität (For Each Email) unter der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Anwendung/Browser verwenden“-Aktivität (Use Application/Browser) hinzugefügt.
   2. Klicken Sie in der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) auf Anwendung anzeigen, und bewegen Sie dann den Mauszeiger auf die DoubleUI-Anwendung. Wenn das Fenster hervorgehoben ist, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in DoubleUI.

      Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, und ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt.

   3. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte App/Web aus, und ziehen Sie dann eine Eingeben in -Aktivität (Type Into) in die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser). In der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ wird eine „Eingeben in“ Aktivität hinzugefügt.
   4. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Einzahlung in der DoubleUI.exe-Anwendung, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Einzahlung daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

        Sie haben angegeben, dass Sie in das Feld „Einzahlung“ aus der DoubleUI.exe-Anwendung eingeben möchten.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dies eingeben, und wählen Sie dann Excel > In Excel angeben aus. Wählen Sie in der Excel-Datei die Zelle F4 (Einzahlungswert) aus, und klicken Sie auf der UiPath-Registerkarte des Excel-Menübands auf Bestätigen. Im Feld Dies eingeben wird Ihre Auswahl als [Excel] Text!F5 angezeigt.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Einzahlungswert aus der Excel-Datei in das Feld „Einzahlung“ in der DoubleUI.exe-Anwendung kopieren möchten.

   5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 zwei weitere Male, um „Eingeben in“-Aktivitäten (Type Into) hinzuzufügen, um die Werte von Auf uns bezogener Scheck (On Us Check) und Nicht auf uns bezogener Scheck (Not On Us Check) aus der Excel-Datei (Zelle F6 bzw. F7) in die entsprechenden Felder in der DoubleUI-Anwendung zu kopieren.
   6. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte App/Web (Resources) aus, und ziehen Sie dann eine Aktivität Klicken (Click) in die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser). In der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ wird eine „Klicken“ Aktivität hinzugefügt.
   7. Klicken Sie in der Klicken-Aktivität auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf die Schaltfläche Akzeptieren in der DoubleUI.exe-Anwendung, und klicken Sie, wenn sie hervorgehoben ist, auf die Schaltfläche. Die Schaltfläche „Akzeptieren“ wird als Ziel und die Schaltfläche Abbrechen wird als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Klicken“ (Click) angezeigt.

      Sie haben angegeben, dass Sie auf die Schaltfläche „Akzeptieren“ in der DoubleUI.exe-Anwendung klicken möchten.

      
      

      

      
      
6. Schritt 6: Markieren Sie die E-Mail als gelesen und verschieben Sie sie dann in einen Outlook-Ordner.
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und ziehen Sie dann eine E-Mail als gelesen/ungelesen markieren-Aktivität (Mark Email as Read/Unread) in die Aktivität „Für jede E-Mail“ (For Each Email) unter der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browse). Dem Entwurfsbereich wird eine „E-Mail als gelesen/ungelesen markieren“-Aktivität hinzugefügt.
   2. In der Aktivität „E-Mail als gelesen markieren“ (Mark Email as Read):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld E-Mail, und wählen Sie dann CurrentMail aus, um anzugeben, dass Sie die aktuelle E-Mail in der Iteration markieren möchten.
      • Wählen Sie im Dropdownmenü Markieren als die Option Lesen aus.
   3. Ziehen Sie im Aktivitätenbereich eine E-Mail verschieben-Aktivität (Move Mail) innerhalb der Aktivität „Für jede E-Mail“ (For Each Email) unter die Aktivität „E-Mail als gelesen/ungelesen markieren“ (Mark Email as Read/Unread). Dem Entwurfsbereich wird eine „E-Mail verschieben“-Aktivität hinzugefügt.
   4. In der Aktivität „E-Mail verschieben“ (Move Email):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld E-Mail, und wählen Sie dann CurrentMail aus, um anzugeben, dass Sie die aktuelle E-Mail in der Iteration verschieben möchten.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Verschieben nach, und wählen Sie dann Outlook > [Posteingang] > [ProcessedDeposits] aus. Sie haben angegeben, dass Sie die E-Mail in den Ordner „ProcessedDeposits“ verschieben möchten.

        
        

        

        
        
   5. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.

      Für jede E-Mail im Outlook-Suchordner wird der Textkörper in Excel kopiert, die Daten extrahiert und in die DoubleUI-Desktopanwendung eingegeben. Die E-Mail wird dann als gelesen markiert und in einen anderen Ordner verschoben.

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