Tutorial: Speichern, Umbenennen und Verschieben von Anlagen

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die die Anhänge von allen E-Mails in einem Outlook-Suchordner auf Ihrem Computer speichert, dann die Dateien in einen anderen Ordner auf Ihrem Computer verschiebt und sie umbenennt, indem sie das heutige Datum zum Dateinamen hinzufügt wird. Um die Dateien umzubenennen, verwenden wir eine Formel im Standard-Projektnotizbuch, das in StudioX verfügbar ist.

Wir erstellen ein Projekt und beginnen mit dem Hinzufügen einer Aktivität Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App), um das zu verwendende Outlook-Konto anzugeben. Auf der Karte fügen wir eine Aktivität vom Typ Für jede E-Mail-Nachricht (For Each Mail Message) und anschließend das allgemeine Szenario E-Mail-Anhänge durchlaufen hinzu, um anzugeben, dass wir die Anhänge für jede E-Mail speichern und dann die einzelnen Dateien verarbeiten möchten, nachdem sie gespeichert wurden. Beim Durchlaufen der einzelnen Dateien in dem Ordner, in dem die Anhänge gespeichert sind, fügen wir dann eine Aktivität vom Typ Zelle schreiben (Write Cell) hinzu, um den Dateinamen zu kopieren und den Namen im Excel-Arbeitsbereich zu bearbeiten, sowie eine Aktivität vom Typ Datei verschieben (Move File), um die Datei mit dem aktualisierten Namen in einen anderen Ordner zu verschieben.

1. Schritt 1: Zwei Ordner auf dem Computer und einen Suchordner in Outlook erstellen.
   1. Erstellen Sie zwei Ordner mit dem Namen Eingang und Ausgang im Stammverzeichnis des Laufwerks C: auf Ihrem Computer.
   2. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie dann im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner aus.
   3. Wählen Sie im Fenster „Neuer Suchordner“ die Option Benutzerdefinierten Suchordner erstellen > Wählen aus.
   4. Geben Sie im Fenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ in das Feld Name „Anhänge der letzten Woche“ ein, und wählen Sie dann Kriterien aus.
   5. Auf der Registerkarte Nachrichten des Fensters „Suchordnerkriterien“ wählen Sie aus den Dropdown-Menüs neben Zeit Erhalten und Letzte Woche aus.
   6. Wählen Sie auf der Registerkarte Weitere Optionen Nur Elemente mit aus, gefolgt von Mindestens einer Anlage im nebenstehenden Dropdown-Menü.
   7. Klicken Sie dreimal auf OK, um die Fenster zu schließen und den Suchordner zu speichern.
2. Schritt 2: Projekt einrichten.
   Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen.
3. Schritt 3: Fügen Sie das Outlook-Konto zum Projekt hinzu.
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und doppelklicken Sie dann auf Outlook-Desktop-App verwenden. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.
      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.
4. Schritt 4: Durchlaufen der Nachrichten im Outlook-Suchordner.
   1. Ziehen Sie die Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.
   2. Klicken Sie in der Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) auf Plus rechts neben dem Feld In E-Mails von, und wählen Sie dann Outlook > [Suchordner] > [Heutige Einzahlungen] aus. Ihre Auswahl wird im Feld als Last week's attachments angezeigt.

      Sie haben angegeben, dass Sie die E-Mails im Outlook-Ordner „Anhänge der letzten Woche“ durchlaufen möchten.

      
      

      

      
      
5. Schritt 5: E-Mail-Anhänge durchgehen.
   1. Klicken Sie in der Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) auf Aktivität hinzufügen , und wählen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm das gängige Szenario E-Mail-Anhänge durchlaufen aus.
   2. Navigieren Sie zum Ordner „Ein“und wählen Sie ihn aus, und klicken Sie auf OK.

      Ihrem Projekt werden zwei Aktivitäten hinzugefügt:

      • E-Mail-Anlagen speichern (Save Email Attachments) mit der Auswahl CurrentMail für das Feld Von-Nachricht, was angibt, dass die Anlagen aus der aktuellen E-Mail in der Iteration im Ordner Ein gespeichert werden sollen, der durch die Auswahl C:\In im Feld In Ordner speichern angegeben ist.
      • Für jede Datei im Ordner (For Each File In Folder) mit der Auswahl C:\In im Feld Ordner, um anzugeben, dass Sie die Dateien in diesem Ordner durchlaufen.

        Wenn Sie jetzt auf Start klicken, um die Automatisierung auszuführen, werden die E-Mail-Anlagen heruntergeladen und im Ordner „Ein“ gespeichert.

        
        

        

        
        
6. Schritt 6: E-Mail-Anhänge umbenennen und in anderen Ordner verschieben.
   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus und ziehen Sie dann eine Zelle schreiben-Aktivität (Write Cell) in die Aktivität „Für jede Datei im Ordner“ (For Each File In Folder) ab.
   2. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll, und wählen Sie dann CurrentFile > Vollständiger Name (umfasst vollständigen Pfad) aus, um anzugeben, dass wir den vollständigen Pfad der aktuellen Datei in der Iteration kopieren möchten.
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll, und wählen Sie dann Projektnotizbuch (Notizen) > Datei [Blatt] > FullFileName [Zelle] aus, um anzugeben, dass wir den vollständigen Pfad der aktuellen Datei in der Iteration in die Zelle „FullFileName“ im Dateiblatt des Projektnotizbuchs einfügen möchten.
   3. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Projektnotizbuch. Wechseln Sie in der Datei Project_Notebook.xslx zum Blatt Datei, aktualisieren Sie den Wert in der benannten Zelle ReformattedFileName (B14) auf Folgendes: =FileNameNoExtension & "-" & YYYYMMDD & "." & FileExtension und speichern Sie die Datei. Diese Formel fügt das aktuelle Datum am Ende des Dateinamens hinzu.
   4. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Datei aus und legen Sie dann die Aktivität Datei verschieben (Move File) nach der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell) in „Für jede Datei im Ordner“ (For Each File In Folder) ab.
   5. In der Aktivität „Datei verschieben“ (Move File):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Von, und wählen Sie dann CurrentFile > Vollständiger Name (umfasst vollständigen Pfad) aus, um den vollständigen Pfad der aktuellen Datei in der Iteration anzugeben.
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld An, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Fenster „Textgenerator“ C:\Out\ ein, und klicken Sie auf Plus rechts neben dem Fenster, und wählen Sie Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > ReformattedFileName [Zelle] aus. Der Text im Textgenerator sollte wie folgt aussehen: C:\Out\[Excel] File!ReformattedFileName
      • Stellen Sie sicher, dass die Option Überschreiben ausgewählt ist.
   6. Klicken Sie im Textgenerator auf Speichern.
      
      

      

      
      
   7. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.

      Die Anlagen aus jeder E-Mail im Outlook-Suchordner werden im Ordner „Ein“ auf dem Computer gespeichert, dann wird das heutige Datum dem Namen hinzugefügt und sie werden in den Ordner „Aus“ verschoben.

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