Excel-Automatisierung

Über die Excel-Automatisierung

StudioX bietet eine umfassende Integration in Microsoft Excel und wird mit einer Reihe von Aktivitäten ausgeliefert, die die Aufgaben automatisieren, die Sie in Excel ausführen. Informationen zum Installieren des Excel-Add-Ins finden Sie im Studio-Handbuch.

Sie beginnen, indem Sie die Excel-Datei, die Sie als Ressource automatisieren möchten, zum Automatisierungsprojekt hinzufügen, und fügen dann die Aktivitäten hinzu, die in der Datei ausgeführt werden sollen. Beim Konfigurieren der Aktivitäten, die die Datei verwenden, können Sie Blätter, Tabellen, benannte Bereiche und benannte Zellen direkt aus dem Plus-Menü in StudioX auswählen. Sie können auch nahtlos von StudioX zu Excel wechseln, um die zu verwendenden Daten direkt in der Datei anzugeben.

Wenn Sie im Plus auf In Excel angeben klicken Wenn Sie eine Aktivität zum direkten Auswählen von Daten aus der Datei konfigurieren, wird Ihre Kalkulationstabelle in Excel geöffnet und eine UiPath-Registerkarte im Excel-Menüband angezeigt. Wählen Sie die Daten aus, die Sie verwenden möchten, z. B. eine Zelle oder einen Zellbereich, und klicken Sie dann auf der UiPath-Registerkarte auf Bestätigen , um die Auswahl zu bestätigen.

Hinweis:

Wenn Sie Microsoft Excel 2010 verwenden, geben Sie nicht ganze Spalten in der Excel-Datei an (z. B. B:G), sondern immer begrenzte Bereiche (z. B. B1:G100). Aufgrund von Einschränkungen in älteren Excel-Versionen kann die Angabe ganzer Spalten zu einem Fehler führen, wenn das Projekt ausgeführt wird.

Sie können die zu verwendenden Excel-Daten auch manuell angeben, indem Sie im Plus die Option Benutzerdefinierte Eingabe auswählen Menü. Mit dieser Option können Sie Zell- und Bereichsreferenzen, Tabellennamen oder Blattnamen eingeben, die nützlich sein können, wenn Sie mit Excel-Dateien mit dynamischen Namen oder mit Dateien arbeiten, die zur Entwurfszeit nicht vorhanden sind und keine Vorlagendatei verfügbar ist .

Wenn Sie die gleichen Aktivitäten für jede Datei in einem Ordner wiederholen möchten, fügen Sie eine Aktivität Für jede Excel-Zeile hinzu und fügen Sie dann die darin zu wiederholenden Aktivitäten hinzu.

Informationen zum Automatisieren von Excel-Aufgaben finden Sie in den folgenden Tutorials:

• Tutorial: Erstellen einer Pivot-Tabelle
• Tutorial: Durchlaufen von Zeilen in einer Tabelle
• Tutorial: Vergleichen von Excel-Dateien und Senden von Abstimmungsfehlern per E-Mail
• Tutorial: Extrahieren von Daten aus automatisierten E-Mails und Verschieben der Daten in eine Desktopanwendung
• Tutorial: Filtern von Daten in Excel
• Tutorial: Formatieren von Zellen
• Tutorial: Hinzufügen von Informationen über die Dateien in einem Ordner zu einer Excel-Datei
• Tutorial: Hinzufügen eigener Formeln zum Projektnotizbuch
• Tutorial: Ausfüllen von PDF-Formularen in Acrobat Reader mit Daten aus Excel

Die folgenden Mail-Aktivitäten sind in StudioX verfügbar:

• Excel-Datei verwenden
• Bereich anfügen (Append Range)
• Auto Fill
• Bereich automatisch anpassen (Autofit Range)
• Change Pivot Data Source
• Clear Sheet/Range/Table
• Pivot-Tabelle erstellen (Create Pivot Table)
• Copy/Paste Range
• Delete Rows
• Spalte löschen (Delete Column)
• Delete Sheet
• Duplicate Sheet
• Export to CSV
• Filter
• Fill Range
• Find First/Last Data Row
• Wert finden/ersetzen (Find/Replace Value)
• Als Tabelle formatieren
• For Each Excel Row
• For Each Excel Sheet
• Format Cells
• Excel-Diagramm abrufen (Get Excel Chart)
• Spalte einfügen (Insert Column)
• Diagramm einfügen
• Insert Rows
• Insert Sheet
• Match function
• Blatt schützen
• Zellformel lesen (Read Cell Formula)
• Read Cell Value
• Bereich lesen (Read Range)
• Pivot-Tabelle aktualisieren (Refresh Pivot Table)
• Excel-Datenverbindungen aktualisieren (Refresh Excel Data Connections)
• Remove Duplicates
• Rename Sheet
• Run Spreadsheet Macro
• Save Excel File
• Save Excel File As
• Save Excel File As PDF
• Sort Range
• Text To Columns
• Unprotect Sheet
• Excel-Diagramm aktualisieren (Update Excel Chart)
• VLookup
• Zelle schreiben (Write Cell)
• DataTable in Excel schreiben

Hinweis:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zum Starten und Anzeigen der Vorschau von Excel-Dateien, sowohl zur Laufzeit als auch zur Entwurfszeit. Weitere Informationen finden Sie in den Projekteinstellungen.

Hinzufügen einer Excel-Datei zu einer Automatisierung

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Excel-Datei als Ressource zu einer Automatisierung hinzuzufügen. Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, welche Aktivitäten im Projekt auf die Daten in der Excel-Datei zugreifen und diese ändern können:

• Add a Use Excel File resource activity. Using this option, the data in the file can only be extracted or modified by the activities added inside the resource activity. After all the activities inside Use Excel File are executed, the file is closed. This is useful when the file will be created at runtime (e.g. downloaded or saved from an email attachment) or if the file needs to sent to another location (e.g. uploaded or sent as an email attachment).
• Verbinden Sie das Projekt mit der Excel-Datei. Mit dieser Option wird die Datei als globale Ressource hinzugefügt, was bedeutet, dass sie von allen Aktivitäten im Projekt aufgerufen und geändert werden kann. Die Verbindung zur Datei wird erst nach Abschluss der Ausführung der Automatisierung geschlossen. Dies ist für Fälle gedacht, in denen sich der Dateiname und der Speicherort nicht ändern und die Datei nicht für andere Zwecke wie das Hochladen oder Senden als E-Mail-Anhang verwendet werden muss.

Verbinden eines Projekts mit einer Excel-Datei

So stellen Sie eine Verbindung zu einer Excel-Datei her und fügen sie als globale Ressource hinzu:

1. Click Connect to Resource at the top of the Data Manager panel, and then select Connect to a new Excel file.
2. Geben Sie im Fenster Ressourcen verwalten die folgenden Informationen an, und klicken Sie dann auf OK:

   • Select Excel file - Click Browse next to the field, and then browse to and select the Excel file to add to the automation.

   • Und geben Sie ihr einen Namen für später. - Geben Sie einen Namen ein, unter dem die Datei im Automatisierungsprojekt referenziert werden soll.

   • Änderungen speichern – Wählen Sie diese Option aus, wenn die Datei am Ende der Automatisierung gespeichert werden soll. Andernfalls wird die Datei nach der Projektausführung in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.

     Wenn die Option zum Speichern von Änderungen deaktiviert ist, wird die Meldung Speichern aus neben den Excel-Ressourceneinträgen im Plus-Menü und im Bereich „Data Manager“ angezeigt.

   • Nur lesen - Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Datei im schreibgeschützten Modus öffnen möchten. Auf diese Weise können Sie Datenextraktionsvorgänge ausführen, wenn die Datei zur Bearbeitung gesperrt ist oder über ein Bearbeitungskennwort verfügt. Diese Option ist standardmäßig nicht ausgewählt.

Verwalten von Excel-Ressourcen

Sie können Excel-Ressourcen im Bereich Data Manager verwalten, unabhängig davon, wie sie der Automatisierung hinzugefügt wurden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Excel-Ressource, und wählen Sie eine der Optionen im Kontextmenü aus:

• Excel-Datei öffnen – Öffnet die Datei in Excel.
• Excel-Dateispeicherort öffnen – Öffnet den Ordner, der die Excel-Datei enthält.
• Bearbeiten – Öffnet das Fenster Ressourcen verwalten, in dem Sie die Ressourceneigenschaften bearbeiten können.
• Löschen - Entfernt die Ressource aus dem Projekt.

Über das Projektnotizbuch

Das Projektnotizbuch ist eine Excel-Arbeitsmappe, die Sie als Scratchpad verwenden können, um Formeln aufzubewahren und Daten zu bearbeiten. Sein Zweck ist es, für Berechnungen und temporäre Datenspeicherung während der Projektausführung verwendet zu werden. Standardmäßig werden Änderungen am Projektnotizbuch nicht gespeichert, wenn die Ausführung der Automatisierung abgeschlossen ist.

Das Standard-Projektnotizbuch ist eine Datei mit dem Namen Project_Notebook.xlsx die von StudioX im Projektordner erstellt wird. Die Datei enthält einen vordefinierten Satz von Formeln, die Sie in jedem Automatisierungsprojekt verwenden können. Die Formeln sind auf mehrere Blätter aufgeteilt, basierend auf dem Bereich, für den sie gelten. Jedes Blatt enthält Zellen, in denen Sie Eingabedaten und Formeln hinzufügen können, die diese Daten bearbeiten. Die Formeln befinden sich in einfach zu identifizierenden benannten Zellen, die Sie für die Verwendung in Ihren Automatisierungen direkt aus dem Plus-Menü auswählen können.

Konfigurieren des Projektnotizbuchs

Wählen Sie Projektnotizbuch > Projektnotizbuch konfigurieren aus. Sie können die folgenden Einstellungen konfigurieren:

• Notizbuchdatei – Wählen Sie eine andere Excel-Datei aus, die als Projektnotizbuch verwendet werden soll.

• Und geben Sie ihr einen Namen für später - Geben Sie einen Namen ein, um auf die Excel-Datei im Projekt zu verweisen, wenn eine Aktivität mit ihr interagiert. Der Standardname ist Notes.

• Zugriffskennwort – Geben Sie ggf. das Kennwort ein, das zum Öffnen der Datei erforderlich ist.

• Kennwort bearbeiten – Geben Sie ggf. das Kennwort ein, das zum Bearbeiten der Datei erforderlich ist.

• Datei automatisch speichern – Wählen Sie diese Option aus, wenn die Datei am Ende der Automatisierung gespeichert werden soll. Andernfalls wird die Datei nach der Projektausführung in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt. Diese Option ist standardmäßig nicht ausgewählt.

  When the option to save changes is disabled, the message Save changes: off is displayed next to the Project Notebook entries in the Plus menu and in the Data Manager panel.

  

• Nur lesen - Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Datei im schreibgeschützten Modus öffnen möchten. Auf diese Weise können Sie Datenextraktionsvorgänge ausführen, wenn die Datei zur Bearbeitung gesperrt ist oder über ein Bearbeitungskennwort verfügt. Diese Option ist standardmäßig nicht ausgewählt.

Projektnotizbuch-Formeln

The formulas available in the Project Notebook are detailed below. To learn how you can add formulas to the Project Notebook, see Tutorial: Adding Your Own Formulas to the Project Notebook.

Datum

Geben Sie ein Basisdatum (standardmäßig das heutige Datum) in Zelle B4 (Date_Input) und eine Anzahl von Tagen (standardmäßig 7) in Zelle B6 (Tage) ein, die später dem Datum in Zelle B4 im Blatt hinzugefügt werden sollen. Folgende Formeln sind verfügbar:

• Datum plus Anzahl von Tagen (DatePlusDays) - gibt das Datum zurück, das sich aus dem Hinzufügen der Anzahl der Tage in Zelle B6 zum Eingabedatum in Zelle B4 ergibt.
• Datum plus Anzahl Arbeitstage (DatePlusWorkingDays) - Gibt das Datum zurück, das sich aus dem Hinzufügen der Anzahl der Tage in Zelle B6 zum Eingabedatum in Zelle B4 ohne Wochenenden ergibt.
• Datumsformat (JJJJMMTT) - gibt das Eingabedatum aus Zelle B4 zurück, die in einen Text mit dem Format JJJJMMTT konvertiert wurde.
• Heute - gibt das heutige Datum zurück.
• Daten der letzten Woche (Montag, Freitag, Sonntag) - gibt das Datum für den Montag der letzten Woche (LastWeekMonday), Freitag (LastWeekFriday) und Sonntag (LastWeekSunday) zurück.
• Daten des letzten Monats (Erster und Letzter) - gibt die Daten des ersten Tages des letzten Monats (LastMonthStartDate) und des letzten Tages (LastMonthEndDate) zurück.
• Erster/letzter Arbeitstag in diesem Monat - gibt die Daten des ersten Arbeitstages (ThisMonthFirstWorkingDay) und des letzten Arbeitstages (ThisMonthLastWorkingDay) des aktuellen Monats zurück.

Text auf eine gebietsschemaunabhängige Weise in ein Datum konvertieren

Geben Sie in Zelle B18 (DateText) ein Datum ein, das japanische Zeichen für Jahr, Monat und Tag enthält, das nach den Ziffern eingefügt wurde. Das Datum wird in das Format MM/TT/JJJJ konvertiert und zurückgegeben in Zelle B29 (ReformattedDate).

For an example of how you can use the formulas in the Date sheet, see Tutorial: Working with Files and Folders.

Text

Geben Sie einen Text in Zelle B4 (Text_Input) ein. Um in Zelle B4 nach einem bestimmten Text zu suchen, geben Sie den Text ein, nach dem in Zelle B10 gesucht werden soll (Suche). Um den gesuchten Text durch einen anderen Text zu ersetzen, geben Sie den Ersatztext in Zelle B11 (Ersetzen) ein. Folgende Formeln sind verfügbar:

• Gekürzt - Gibt den Text aus Zelle B4 zurück, wobei alle überflüssigen Leerzeichen entfernt wurden.
• Länge- Gibt die Anzahl der Zeichen des Texts in Zelle B4 zurück.
• Großbuchstabe- Gibt den Text aus Zelle B4 zurück, wobei alle Zeichen in Großbuchstaben konvertiert wurden.
• Kleinbuchstaben - Gibt den Text aus Zelle B4 zurück, wobei alle Zeichen in Kleinbuchstaben konvertiert werden.
• Ergebnis - Gibt den Text in Zelle B4 geändert zurück, wobei der in Zelle B10 hinzugefügte Text durch den in Zelle B11 hinzugefügten Text ersetzt wird.
• Enthält - überprüft, ob der in Zelle B10 hinzugefügte Text im Text aus Zelle B4 angezeigt wird, und gibt TRUE zurück, wenn der Text gefunden wird, oder FALSE, wenn der Text nicht gefunden wird.
• Vorname - Gibt den Text vor dem letzten Leerzeichen im Text aus Zelle B4 zurück.
• Nachname - Gibt den Text nach dem letzten Leerzeichen im Text aus Zelle B4 zurück.

Extrahieren von Werten aus einem Text

Um einen bestimmten Wert aus dem Text zu extrahieren, der in Zelle B4 zu Zelle F5 hinzugefügt wird, fügen Sie links vom Wert in Zelle D5 und/oder dem Text rechts neben dem Wert in Zelle E5 Text hinzu. Um mehrere Werte zu extrahieren, verwenden Sie die Zellen in denselben Spalten in den Zeilen 6-9. Sie können dies in Automatisierungen verwenden, um Variablenwerte aus Textblöcken zu extrahieren, die derselben Vorlage folgen. Sie können z. B. Werte wie Rechnungsnummern und Beträge aus automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen extrahieren, denen dieselben Beschriftungen vorangestellt sind.

For an example of how you can use the formulas in the Text sheet, see Tutorial: Extracting Data from Automated Emails and Moving It to a Desktop Application.

Nummer

Geben Sie eine Zahl in Zelle B4 (Number_Input) ein. Die folgenden Formeln stehen zur Verfügung, um die Zahl zu bearbeiten:

• Bereinigt (CleanNumber) - Gibt die in Zelle B4 hinzugefügte Zahl zurück, wobei alle Zeilenumbrüche und geschützten Leerzeichen entfernt wurden.
• Int - gibt den Integer-Teil der Zahl aus Zelle B4 zurück.
• 2 Dezimalstellen (TwoDecimals) - gibt die Zahl zurück, die in Zelle B4 mit 2 Dezimalstellen hinzugefügt wurde.

Text auf eine gebietsschemaunabhängige Weise in eine Zahl konvertieren

Geben Sie eine Zahl ein, die kein Gruppentrennzeichen oder einen Punkt (.) als Gruppentrennzeichen hat und ein Komma (,) als Dezimaltrennzeichen in Zelle B11 (NumberText_Input) hat. Die Zahl wird in Zelle B15 (ReformattedNumber) zurückgegeben, und wird so konvertiert, dass sie Komma (,) als Gruppentrennzeichen und Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen verwendet.

Datei

Geben Sie den vollständigen Pfad zu einer Datei einschließlich der Dateierweiterung in Zelle B6 (FullFileName_Input) ein. Folgende Formeln sind verfügbar:

• Dateiname (FileName) - gibt den Dateinamen einschließlich der Erweiterung aus dem Dateipfad zurück, der in Zelle B6 hinzugefügt wurde.
• Dateierweiterung (FileExtension) - gibt die Dateierweiterung aus dem Dateipfad zurück, der in Zelle B6 hinzugefügt wurde.
• Dateiname ohne Erweiterung (FileNameNoExtension) - gibt den Dateinamen ohne Erweiterung aus dem Dateipfad zurück, der in Zelle B6 hinzugefügt wurde.
• Ordner (Folder) - Gibt den Pfad zu dem Ordner zurück, der die Datei enthält, deren Pfad in Zelle B6 hinzugefügt wurde.
• Neuformatierter Dateiname (ReformattedFileName) - Gibt die Werte in den Zellen B9 und B10 getrennt durch . (Punkt) zurück. Das Ergebnis ist der Dateiname mit der Erweiterung.

For an example of how you can use the formulas in the File sheet, see Tutorial: Saving, Renaming, and Moving Attachments.

Tutorial: Vergleichen von Excel-Dateien und Senden von Abstimmungsfehlern per E-Mail

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, um die Beträge in einer Kalkulationstabelle, die Rechnungen enthält, mit den Beträgen aus einer CSV-Datei zu vergleichen, die eine Zusammenfassung pro Lieferant enthält. Wenn Abstimmungsfehler zwischen den Dateien vorhanden sind, erstellen wir eine CSV-Datei mit Details und senden die Datei per E-Mail.

Wir erstellen ein Projekt mit folgenden Aktivitäten:

1. Zwei Excel-Datei verwenden Aktivitäten um die Excel-Datei mit den Rechnungen und die Datei anzugeben, in der wir die Daten abstimmen möchten.

2. Eine Reihe von Zelle schreiben- Aktivitäten, um der Excel-Abstimmungsdatei zwei Spaltenüberschriften hinzuzufügen und die Summe der Rechnungen für einen Lieferanten und die Differenz zwischen dieser Summe und dem Betrag in der ursprünglichen Zusammenfassung zu berechnen. Wir fügen eine Aktivität vom Typ Bereich kopieren hinzu, um die Formeln zu kopieren, die wir für einen Lieferanten zu allen Zeilen im Blatt hinzugefügt haben, damit wir die gleichen Berechnungen für alle Lieferanten durchführen können. Dann fügen wir eine weitere Aktivität vom Typ „Zelle schreiben“ hinzu, um die Gesamtdifferenz zu addieren einer Zelle.

3. Eine Aktivität vom Typ Wenn , bei der wir eine Bedingung hinzufügen, durch die bei Abstimmungsfehlern (die Summe der Differenzen wird größer als 0) eine CSV-Datei mit Details erstellt und per E-Mail an eine angegebene Adresse gesendet wird. Für E-Mail-Aufgaben fügen wir in der Aktivität „Wenn“ eine Aktivität vom Typ Outlook-Desktop-App verwenden hinzu, um das Outlook-Konto anzugeben, von dem wir eine E-Mail senden möchten, und eine Aktivität vom Typ E-Mail senden in „Outlook-Desktop-App verwenden“.

4. Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Copy the folder data to your project folder.

5. Schritt 2: Fügen Sie die Excel-Dateien zum Projekt hinzu.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file invoices.xlsx

      • Geben Sie im Feld Referenzieren als Invoices ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Rechnungen.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als „Rechnungen“ bekannt ist.

   3. Click Add activity inside the Use Excel File activity, and then add a another Use Excel File activity.

   4. In der zweiten Aktivität:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file reconcile.xlsx

      • Geben Sie im Feld Referenzieren als Rec ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Abgleich.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als „Abg.“ bekannt ist.

        

6. Schritt 3: Kopieren Sie die Daten in die Abstimmungsdatei.

   1. Click Add activity inside the second Use Excel File, and then find the Read CSV activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added inside the Use Excel File activity.

   2. In the Read CSV activity:

      • Click Browse next to the Read from file field, and then browse to and select the file summary.csv.

      • Click Plus on the right side of the Output to field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Invoices.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Daten aus der CSV-Datei „Zusammenfassung.csv“ Datei „Abg.“ in das Blatt „Zusammenfassung“ kopieren möchten.

   3. Click Add activity inside the second Use Excel File below the Read CSV activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added inside the Use Excel File activity.

   4. In der Aktivität Bereich kopieren (Copy Range):

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Invoices > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Invoices] Invoices.

        Sie haben angegeben, dass Sie das Blatt „Rechnungen“ aus der Datei „Rechnungen“ kopieren möchten.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Rec] Invoices.

        Sie haben angegeben, dass Sie den kopierten Bereich in das Blatt „Rechnungen“ in der Datei „Abg.“ einfügen möchten.

        

7. Schritt 4: Erforderliche Berechtigungen für den Datenvergleich erstellen.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus, und ziehen Sie die Aktivität Zelle schreiben (Write Cell) und legen Sie sie unter der zweiten Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Zelle schreiben“-Aktivität hinzugefügt.

   2. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Calculated Amount.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle C1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C1 aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte C aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei den Text Calculated Amount enthalten soll.

   3. Fügen Sie eine zweite Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle C2 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C2 aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass C2 aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei die Formel =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "") enthalten soll. Diese Formel überprüft, dass die Lieferantenzelle (A2) nicht leer ist, und summiert die Werte in der Spalte C des Blatts „Rechnungen“ für den Lieferanten in der Zelle A2 des Blatts „Zusammenfassung“.

   4. Fügen Sie eine dritte Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Difference.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle D1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!D1 aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte D aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei den Text Difference enthalten soll.

   5. Fügen Sie eine vierte Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle D2 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!D2 aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass D2 aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei die Formel =IF(A2 <> "", C2-B2, "") enthalten soll. Diese Formel überprüft, dass die Lieferantenzelle (A2) nicht leer ist, und berechnet die Differenz zwischen den Werten in den Zellen C2 und B2 des Blatts „Zusammenfassung“.

   6. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   7. In der Aktivität Bereich kopieren (Copy Range):

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C2:D2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C2:D2.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C3-D20, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C3-D20.

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü Was kopiert werden soll die Option Formeln aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Formel im kopierten Bereich C2:D2 in dieselben Spalten im Blatt einfügen möchten.

   8. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus, und ziehen Sie die Aktivität Zelle schreiben (Write Cell) und legen Sie sie unter der letzten Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Zelle schreiben“-Aktivität hinzugefügt.

   9. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the formula =SUM(Summary!D:D).

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie das Blatt mit Rechnungen, dann die Zelle F1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Rechnungen!F1 aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte F aus dem Blatt „Rechnungen“ der Datei „Abg.“ die Formel =SUM(Summary!D:D) enthalten soll. Die Formel fügt die Summe der Differenzen in der Spalte D des Blatts „Zusammenfassung“ zur F1-Zelle im Blatt „Rechnungen“ hinzu.

        

8. Schritt 5: E-Mails mit Details zur Abstimmung senden, falls die Summe der Differenzen größer als 0 ist.

   Die Rechnungen und Zusammenfassungsdaten werden in die Datei reconcile.xlsx kopiert, die Berechnungen werden durchgeführt und da der Gesamtbetrag in den Rechnungen nicht mit dem Betrag in der Zusammenfassung für einen der Lieferanten übereinstimmt, wird das Zusammenfassungsblatt der Datei „reconcile.xsls“ in eine CSV-Datei kopiert, deren Name das heutige Datum enthält. Die Datei wird an eine E-Mail angehängt und an die angegebene Adresse gesendet. In der Datei können Sie den Lieferanten mit Abstimmungsfehlern anhand des Werts in Zelle D3 identifizieren, der größer als 0 ist.

   Beispiel herunterladen

   1. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select If. An If activity is added to the Designer panel.

   2. In the If activity, click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. Fügen Sie im Bedingungsgenerator die Bedingung "wenn die Summe der Differenzen größer als 0 ist" hinzu:

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the sheet Invoices, then the cell F1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Invoices!F1.

      • From the drop-down menu in the middle, select greater than.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld auf der rechten Seite, wählen Sie Zahl aus, geben Sie 0 ein und klicken Sie zweimal auf Speichern.

        Die Aktivitäten, die Sie im Dann-Zweig der Wenn-Aktivität hinzufügen, werden ausgeführt, wenn diese Bedingung erfüllt ist.

   4. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte CSV aus, und ziehen Sie dann die Aktivität CSV schreiben in den Dann-Zweig der Aktivität „Wenn“. Dem Entwurfsbereich wird eine Aktivität vom Typ „CSV schreiben“ hinzugefügt.

   5. In der Aktivität „CSV schreiben (Write CSV)“:

      • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter reconcile, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Schreiben aus und wählen Sie dann Abg. > Zusammenfassung [Blatt] aus. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung aktualisiert.

        Sie haben angegeben, dass Sie eine CSV-Datei im Projektordner erstellen möchten, deren Name das Wort „Abgleich“ und das heutige Datum enthält, und das Zusammenfassungsblatt der Abg.-Datei hineinkopieren möchten.

   6. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und ziehen Sie die Aktivität Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App) in den Dann-Zweig der Aktivität „Wenn“ (If) unter der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV).

   7. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.

      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.

   8. Ziehen Sie die Aktivität E-Mail senden (Send Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.

   9. In der Aktivität „E-Mail senden“ (Send Email):

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter Reconciliation errors for, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The text in the Text Builder is updated to Reconciliation errors for Date!Today.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..

      • Wählen Sie für Anlagen Dateien aus, und geben Sie dann denselben Dateinamen ein wie in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) in Schritt 5 ein, reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Sie können z. B. den Textgenerator für das Feld In welche Datei schreiben der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) öffnen, den gesamten Text kopieren und dann in den Textgenerator für das Dateianlagenfeld einfügen.

        

   10. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.