Melhores práticas

Task Mining não assistida foi projetada para explorar o desconhecido, registrando as atividades da área de trabalho de seus funcionários e descobrindo tarefas repetitivas adequadas para automação e melhoria de processos.

Compreender o porquê

Ao começar a usar a Task Miningnão assistida, uma prática recomendada é sempre apresentar a lógica e o resultado esperado para seus usuários finais.Task Mining não assistida registra apenas as partes relevantes da atividade do usuário final do trabalho, especificamente capturas de tela e metadados, para usar IA e criar uma imagem clara da tarefa em questão.

Os principais textos explicativos incluem:

• A gravação só começará com o consentimento do usuário final.

  

• Apenas os aplicativos que foram permitidos serão gravados, de modo que os aplicativos que preocupam os usuários podem ser negados para gravação.

• A configuração de mascaramento de informações de identificação pessoal é sempre uma opção.

• O anonimização do usuário é sempre uma opção.

No geral, o objetivo de registrar esses dados é entender melhor as ineficiências na tarefa para otimizar ainda mais a equipe/tarefa. Explicar o motivo e também o motivo para fazer isso é importante.

Configuração do projeto

Navegue até seu serviço de Task Mining e crie um Projeto de Task Miningnão assistido. É melhor criar um projeto por equipe/departamento. Forneça um título e uma descrição exclusivos e relevantes durante a criação do projeto. Adicione até 10 usuários ao seu projeto, a quantidade recomendada é de 2 a 7 usuários. Para melhores resultados, é recomendável ter usuários experientes que estejam familiarizados com o trabalho do dia a dia.

Cada usuário recebe um e-mail solicitando que baixe e instale o gravador. Consulte a página de configurações do gravador para configurar o gravador de acordo com suas especificações.

Indique quais aplicativos você quer aplicar ou negar a gravação, pois isso limita a coleta de dados ruidosa. É recomendável aplicar a gravação a aplicativos que você sabe que são fundamentais para a tarefa em questão. Especifique URLs para aplicativos da Web com a maior precisão possível sem limitar muito a gravação.

Exemplo: um projeto pode negar o Slack, pois os dados coletados na comunicação fora da conclusão da tarefa não fazem parte das etapas da tarefa e podem ser considerados dados com ruído. Isso frequentemente se aplica a outras ferramentas de comunicação.

Ferramentas de comunicação como Slack, Zoom e Microsoft Teams são inerentemente ruidosas, pois os usuários de gravação navegarão por várias mensagens diferentes. Não é recomendável gravar esses aplicativos, pois eles afetam a saída das tarefas da análise de IA.

Seja específico com o aplicativo ou site para o qual você deseja permitir/negar a gravação. Se quiser permitir a gravação de todos os sites, inclua o navegador, por exemplo, chrome.exe ou msedge.exe, na listade permissões. Nesse caso, considere adicionar sites pessoais que o usuário final pode acessar, como Facebook.com ou Gmail.com, à lista de negações.

Observação:

Ao adicionar um site à lista de permissões, você está dando permissão para que esse site específico seja gravado, independentemente de qual navegador é usado para acessá-lo. Mesmo que o navegador em si não seja adicionado explicitamente na lista de permissões, o site permitido ainda será gravado.

Gravando tarefas

Forneça a cada usuário de gravação o contexto do objetivo do projeto e a quantidade de gravação necessária. A quantidade recomendada de ações coletadas é de 20 a 70 mil para limitar os dados ruidosos. Como uma forma rápida de estimar, um usuário ativo normalmente fornece de 200 a 1.000 ações por hora. Indicar a importância de gravar apenas o conteúdo relevante relacionado a tarefas ou pausar o gravador quando eles precisarem sair das tarefas do dia a dia.

Dicas para gravar:

• Conclua a tarefa que você iniciou → minimizar a interpretação/intervalos durante a gravação.

• Para obter resultados autenticados e precisos, o comportamento durante a gravação deve permanecer o mesmo.

• Limite a troca de tarefas, se possível, durante a gravação. Minimizar o uso de aplicativos não compatíveis.

• Pause a gravação se surgirem outros detalhes durante a conclusão de uma tarefa.

Execução da análise de IA

Após a quantidade recomendada de ações ser coletada (10.000 mínimo, 50.000 o ideal, 200.000 no máximo), certifique-se de ter o projeto do AI Center™ adequado criado no mesmo tenant. Do ponto de vista financeiro e de precisão, é melhor executar a avaliação uma vez após atingir o limite e finalizar a gravação.

Ao executar o pipeline de avaliação de IA, tenha certeza de que você está pronto para receber a saída da tarefa, pois a execução de uma análise consome 5.000 AI Units por análise, independentemente do número de ações.

Análise de suas tarefas

Depois de receber seus resultados da descoberta, revise as tarefas com um especialista no assunto do processo de negócios seguindo o Guia de Análise de Task Mining Não Assistidas.

Dicas para a análise de tarefas:

• Todas as tarefas detectadas são classificadas por padrão com base na repetibilidade.

• A tabela que mostra todas as tarefas detectadas contém muitos insights sobre o valor da automação do potencial da tarefa.

• Ao revisar tarefas, podemos expor todas as etapas detectadas desativando apenas as etapas principais. Além disso, passar o mouse exporá informações adicionais sobre cada parâmetro do gráfico.

• Ao revisar um trace selecionado, o administrador pode ver todas as capturas de tela tiradas do usuário que o realizou. Ao visualizar uma etapa selecionada, o administrador pode ver todas as capturas de tela tiradas de todas as ações dos usuários nessa etapa.