Documentação COMO ESTÁ (Processo atual)

Os estágios Descoberta e Definir como está no Cartographer, cobrindo a estrutura da conversa, confirmando o mapa do processo e gerando um documento COMO ESTÁ.

Os estágios Descoberta e Definição como está capturam o estado atual do seu processo por meio de uma entrevistas de conversação. Cartographer descreve o que está criando, faz perguntas de acompanhamento direcionadas e confirma um mapa de processo COMO ESTÁ bloqueado antes que o Design futuro comece.

O que acontece durante a descoberta e a definição como está

A conversa é conversacional — você descreve o processo com suas próprias palavras e Cartographer faz perguntas de acompanhamento direcionadas, focadas no que o documento COMO ESTÁ ainda precisa. Os chips de sugestão oferecem uma próxima resposta que você pode escolher em vez de digitar uma. Você nunca recebe um formulário em branco para preencher.

Etapa	Area	O que o Cartographer está criando
1	Estrutura do processo	Nome do processo, objetivo, gatilho, frequência, volume e limites de escopo
2	Funções e sistemas	Cada equipe, pessoa e aplicativo envolvido, e sua relação com cada etapa
3	Passo a passo do processo	Uma descrição passo a passo do processo, desde o disparo até a conclusão
4	Regras e decisões de negócios	Condições, limites, aprovações e caminhos de exceção
5	Lacunas e ambiguidades	Perguntas que o material de origem não pode responder e itens diferidos sinalizados para mais tarde

Observação:

Você não precisa cobrir essas áreas em ordem rigorosa. O Cartographer se adapta ao modo como você descreve naturalmente o processo — se você cobrir regras antes das etapas, ele se reorganiza automaticamente.

Como dar respostas úteis

Tópico	Resposta fraca	Resposta forte
Gatilho	"Ele começa quando recebemos uma fatura."	"Um PDF da fatura chega à caixa de correio de contas a pagar (AP). O sistema verifica isso a cada 30 minutos em dias úteis."
System	"Usamos o SAP."	"Usamos o SAP S/4HANA. A transação relevante é MIRO para publicação de faturas e ME23N para pesquisa de PO."
Regra	"Faturas de alto valor precisam de aprovação."	"Faturas maiores que US$ 50.000 exigem aprovação dupla — Gerente de Finanças e VP de Finanças — antes de lançar."
Exceção	"Às vezes há erros."	"Se o número da ordem de compra estiver ausente, o sistema encaminha a fatura para o Assistente de Contas a Pagar para pesquisa manual. A meta de resolução é de 48 horas."

Dica:

Se você não puder responder a uma pergunta, diga explicitamente — por exemplo, "Não sei, marque isso como uma lacuna". O Cartographer faz o registro e segue em frente. Suposições produzem documentação imprecisa que é mais difícil de corrigir mais tarde.

Saiba quando a definição como está está concluída

Revise a lista de etapas capturadas, rastreadas no grupo FACTS (AS-IS) do painel Lista de verificação e o diagrama AS-IS do estado atual proposto. Corrija qualquer coisa que esteja errada antes de confirmar o mapa — após a confirmação, o mapa é bloqueado e usado como base para o documento do processo de Arquitetura . O mapa nunca é um espaço reservado; é seu fluxograma real confirmado, incorporado no Documento de design de processo (PDD).

Você pode alterar a captura AS-IS de três maneiras:

• Diga ao Cartographer para adicionar ou fazer uma alteração diretamente, por exemplo: "Renomeie a etapa 2 como 'Correspondência do paciente com o registro do patrocinador do funcionário.'"
• Forneça um novo arquivo que adicione informações, por exemplo: "Anexei páginas da Agência Reguladora do Estado que contêm regras de negócios que devemos cumprir. Consulte os parágrafos 5.6 a 5.8."
• Edite o conhecimento subjacente diretamente da seção Conhecimento na barra lateral.

Importante:

"Path Assistant" não é confirmação. Diga explicitamente: " Confirmo o mapa do processo" ou "o mapa está correto" para bloqueá-lo e concluir a definição como está.

Geração de um Documento AS-IS

Você não precisa gerar um documento COMO ESTÁ para continuar para o Design como será — o mapa confirmado é carregado automaticamente. Gerar um quando:

• Você precisa de um documento de linha de base para conformidade ou auditoria.
• Você está criando um guia de treinamento para operações atuais.
• Você deseja a assinatura das partes interessadas no estado COMO ESTÁ (Processo Atual) antes de projetar o estado TO-BE (Projeto futuro).
• Você ainda não está pronto para projetar o estado futuro.

O PDD é o formato padrão, normalmente de 30 a 50 páginas. Dois outros formatos também estão disponíveis: um Procedimento Operacional Padrão (SOP, 15 a 25 páginas) e um Resumo de Transformação (3 a 5 páginas, para executivos). Os modelos totalmente personalizados e específicos da organização estão no mapa — consulte a solução alternativa do modelo personalizado em Gerar o PDD.

Cada documento AS-IS contém:

• Visão geral do processo — o que o processo faz e por que ele é importante
• Mapa de processo confirmado — o fluxograma real incorporado, nunca um espaço reservado
• Passo a passo — uma descrição detalhada de cada etapa
• Regras de negócios — condições, limites e requisitos de aprovação
• Funções e sistemas — quem faz o quê e quais ferramentas usamos
• Pontos problemáticos — desafios e gargalos atuais identificados durante a entrevista
• Lacunas conhecidas — perguntas diferidas para resolução
• Atribuição de origem — de qual documento de origem veio cada fato

Dica:

Adicionando benchmarks (opcional): o Atlas de processos — uma base de conhecimento de processos integrada e selecionada — inclui benchmarks documentados para a maioria dos processos. Solicitar o agente: "Pesquise e inclua referências de processos do conhecimento do processo que são relevantes para esse processo na documentação AS-IS (Processo atual)". Anote cada ponto de referência com uma origem onde estiver disponível.>

Próximas Etapas

Continue em Delegar uma tarefa se precisar de entrada de outros membros da equipe ou continue diretamente para o design TO-BE e a geração de PDD.