Créer un diagramme

Cliquez sur Créer un diagramme (Build Diagram) pour créer votre propre diagramme, puis capturer les actions requises.

Choisissez cette option dans le cas où :

• vous connaissez la vue d'ensemble du processus de haut niveau ;
• vous voulez d'abord créer le diagramme de workflow, puis le remplir avec les actions capturées.
• le processus est complexe et comprend des scénarios de branchement

Construire votre diagramme de workflow à partir de zéro

L'action Démarrer est ajoutée par défaut à la carte de processus, mais le nom de l'élément peut être modifié en double-cliquant dessus. Une fois que vous avez sélectionné l'option Créer un diagramme (Build Diagram), la première Sequence est ajoutée automatiquement. Pour continuer à élaborer le diagramme de processus, suivez les étapes ci-dessous :

1. Survolez la séquence pour voir le signe plus (+) qui permet d'ajouter le nouvel élément à votre diagramme.
2. Survolez le signe plus (+) correspondant à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'élément suivant.

3. Sélectionnez le type d'élément de diagramme suivant. Les options disponibles sont :

   • Séquence (Sequence) - représente un groupe d'actions liées à une étape commerciale particulière de votre processus
   • Décision (Decision) - vous permet de créer différents scénarios de branchement du flux de processus

   • Fin (End) - spécifie le point final du processus

     Vous disposez également des options suivantes :

   • Ajouter une flèche
   • Lancer l'action de capture

4. Double-cliquez sur le nom de l'élément pour le modifier.

   
   

   

   
   

Propriétés des éléments

Travailler avec des éléments peut être simplifié à l'aide des propriétés des éléments.

Pour Sequence, Décision, Événements et Couloirs, vous pouvez définir les éléments suivants :

• Description - Une description peut être définie pour être disponible lors de l'exportation vers un fichier Word.

• Styles - Une couleur de remplissage, une couleur de contour et une couleur de police peuvent être ajoutées pour mieux différencier des éléments spécifiques. Vous pouvez Appliquer à toutes les Sequences et/ou Appliquer à toutes les formes les couleurs personnalisées sélectionnées.

  
  

  

  
  

Capture d'actions pour chaque séquence de diagramme

Une fois que vous avez terminé de créer le diagramme de workflow, suivez une des options ci-dessous et ajoutez les actions pertinentes à chaque séquence :

• Utilisez l'option de l'éditeur de séquence. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Démarrer la capture (Start Capture) dans le menu qui s'affiche lorsque vous cliquez sur une séquence vide.
• À partir de chaque séquence, que des actions y soient ajoutées ou non, cliquez sur Capturer l'action maintenant (Capture Action Now) afin de lancer le processus de capture.

Le widget de capture s'affiche.

L'outil crée une capture d'écran pour chaque clic de souris et obtient les métadonnées intelligentes pour chaque action particulière. Pour plus de détails sur les informations sur la séquence, accédez à la section Affichage et modification d’une séquence.

Couloirs

Les utilisateurs peuvent structurer la carte du processus en regroupant visuellement les éléments qui appartiennent aux différentes parties du processus. La cartographie des processus peut être structurée en fonction des rôles des utilisateurs, des différentes étapes du processus, des services, etc.

Des couloirs peuvent être ajoutés au diagramme de processus à partir du menu Modifier (Edit). Ils peuvent être horizontaux et verticaux.

La connexion du couloir avec les autres éléments est la suivante :

• L'élément qui est entièrement situé dans la zone du couloir est automatiquement relié à ce couloir. Lorsque vous déplacez (ou glissez-déposez) le couloir, les éléments à l'intérieur sont également déplacés.
• Lorsqu'un couloir en chevauche un autre, l'élément qui est inclus dans la zone des deux couloirs est relié aux deux. Lorsque vous déplacez l'un des couloirs, l'élément est également déplacé.

• Lorsque vous redimensionnez le couloir et que les éléments reliés semblent se situer en dehors de la zone du couloir, cela signifie qu'ils ne seront pas inclus dans le couloir.

  La taille minimale autorisée pour le couloir est :

• pour un couloir horizontal :

  • hauteur : s'adapte à la taille du titre
  • largeur : 100 px

• pour un couloir vertical :

  • hauteur : 100 px

  • largeur : s'adapte à la taille du titre

    
    

    

    
    

Les couloirs peuvent être renommés en double-cliquant sur le titre du couloir.

Lorsque l'on survole un couloir, un bouton + apparaît, et permet d'ajouter un nouveau couloir directement après celui avec lequel le bouton a été activé.

Combinaison de plusieurs projets Task Capture

Vous avez la possibilité de copier et coller entre deux (ou plusieurs) instances de Task Capture ouvertes en même temps. Cela vous aide à travailler sur plusieurs projets en même temps et à réutiliser des parties déjà documentées du processus (sequences, actions, etc.) au lieu de les créer en partant de zéro

Récupération de fichier

Task Capture peut récupérer des fichiers créés par l'utilisateur qui n'ont pas été enregistrés correctement. Lors de l'ouverture de Task Capture après sa fermeture inattendue, une fenêtre contextuelle apparaît, affichant une liste de fichiers non enregistrés et vous proposant de les récupérer.

Chaque fichier a une date de création, et à partir du menu à l'icône en forme de 3 points, vous pouvez choisir parmi les actions suivantes :

• ouvrir (open) - ouvre le fichier
• ouvrir dans une nouvelle fenêtre (open in new window) - ouvre le fichier dans une nouvelle instance de Task Capture

• enregistrer sous (save as) - une fenêtre contextuelle s'affiche, vous permettant d'enregistrer le fichier