Tutoriel : extraire des données d'e-mails automatisés et les déplacer vers une application de bureau

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation qui facilite l’extraction de données spécifiques à partir de blocs de texte reprenant un certain format. Imaginons que vous travaillez dans une banque et que vous recevez de nombreuses notifications par e-mail liées à de nouvelles transactions de dépôt. Vous devez ouvrir chaque e-mail, copier manuellement les montants et les coller dans une application de guichetier, puis déplacer chaque e-mail traité vers un dossier Outlook. Les e-mails sont automatisés ; ils reprennent tous le même modèle et le même texte apparaît toujours dans le corps du message à côté des montants dont vous avez besoin. Exemple:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

The default Project Notebook contains formulas that can extract only the needed amounts. We will manually edit the Project Notebook to extract the values from one email, as described in Step 2: Set up a project and get the necessary files , and then configure our automation to extract the same values from all similar emails.

L’automatisation effectue les tâches suivantes pour chaque e-mail stocké dans un dossier de recherche Outlook. Celui-ci contient les e-mails automatisés non lus les plus récents liés aux transactions de dépôt :

1. Copie le corps de l’e-mail et colle les données vers le Bloc-notes du projet où des données spécifiques sont extraites à l’aide de formules Excel destinées à la manipulation de texte.
2. Entre les données champ par champ dans une application de bureau et envoie les données.
3. Marque l’e-mail comme lu et le déplace vers un dossier Outlook pour les e-mails traités.

We will create a project and start by adding a Use Desktop Outlook App activity to indicate the Outlook account to use. We will then add a For Each Email activity, and then, to indicate the automation must be executed for each email, we will place all subsequent activities inside For Each Email. We will add a Write Cell activity to copy the body of each email to a specific cell in the Project Notebook. We will then add the UI automation activities needed to enter the data in our desktop application, and finally activities to mark the email as read and move the email .

1. Créez deux dossiers dans Outlook.

   Pour cet exemple, nous utiliserons des e-mails dont l'objet sera New Deposit Available et dont le corps sera comme mentionné précédemment.

   Pour créer un Dossier de recherche pour les e-mails non lus à partir d’aujourd’hui et dont le sujet est spécifié :

   1. Lancez Outlook, faites un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet Dossier, puis sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
   2. Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé > Choisir.
   3. Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisé, entrez Today's deposits dans la case Nom, puis sélectionnez Critères.
   4. Dans l’onglet Messages de la fenêtre Recherche avancée :
      • Dans les menus déroulants situés à côté de Date, sélectionnez reçu le et Aujourd’hui.
      • Dans le champ Rechercher le(s) mot(s), entrez Nouveau dépôt disponible.
      • Dans le menu déroulant Dans, sélectionnez champ Objet uniquement.
   5. Dans l’onglet Autres choix, sélectionnez la ligne non lu(s) dans le menu déroulant adjacent à Uniquement les éléments.
   6. Cliquez trois fois sur OK pour fermer les fenêtres et enregistrer le dossier.
   7. Dans votre boîte de réception, créez un dossier appelé DépôtsTraités. Il s’agit du dossier où les e-mails seront déplacés une fois traités.
   8. Envoyez plusieurs e-mails au compte de messagerie utilisé pour l’automatisation en reprenant l'objet indiqué et en utilisant un corps de texte reprenant le modèle indiqué, mais en entrant toutefois des montants différents dans chaque e-mail.
   9. Après les avoir envoyés, assurez-vous qu’ils s’affichent dans le dossier de recherche Today's deposits.

2. Configurez un projet et obtenez les fichiers nécessaires.

   1. Create a new blank project using the default settings.

   2. Ouvrez le Bloc-notes du projet pour le projet et copiez le corps d’un e-mail vers la cellule B4 dans la feuille Texte. Ensuite, entrez manuellement le texte à gauche de chacune des trois valeurs dans les cellules D5:D7, Cash in: dans la cellule D5, On Us Check: dans la cellule D6 Not On Us Check: et dans la cellule D7. Comme il n’y a pas de texte à droite des valeurs, les cellules E5:E7 doivent rester vides. Les formules déjà présentes dans les cellules F5:F7 doivent entraîner l'extraction des valeurs comme illustré dans l’image ci-dessous.

      

      Enregistrez et fermez le Bloc-notes du projet.

   3. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Double-click the file DoubleUI.exe to open the DoubleUI application.

3. Ajoutez le compte Outlook au projet et parcourez les messages du dossier de recherche.

   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail et double-cliquez sur Utiliser l’application de bureau Outlook. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.

   2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.

      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.

   3. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Pour chaque e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.

   4. In the For Each Email activity, click Plus on the right side of the In emails from field, and then select Outlook > [Search Folders] > [Today's deposits].

      Vous avez indiqué que vous souhaitez parcourir les e-mails dans le dossier de recherche Outlook « Dépôts d’aujourd’hui ».

      

4. Copiez le corps de l'e-mail dans une cellule du Bloc-notes de projet pour extraire le texte.

   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l'activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File) et déposez-la à l’intérieur de l'activité Pour chaque fichier du dossier (For Each File In Folder).
   2. Sous le champ Fichier Excel (Excel file), accédez au fichier Excel « Project_Notebook.xlsx ».
   3. Dans l'activité Utiliser le fichier Excel (Use Excel File), ajoutez une activité Écrire la cellule (Write Cell).
   4. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :

      • Click Plus on the right side of the What to write field and then select CurrentMail > Body to indicate that you want to copy the body of the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Where to write field, and then select Notebook > Indicate in Excel to open the file in Excel. In the file, select the Text sheet, and then the B4 cell, and click Confirm in the UiPath tab in the Excel ribbon. You have indicated that you want to paste the email body to cell B4 in the Text sheet of the Project Notebook.

        

5. Ajouter l’application bureau et les activités devant y être effectuées.

   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Application/Web, puis faites glisser une activité Utiliser l'application/le navigateur et déposez-la dans l’activité Pour chaque e-mail sous l’activité Écrire la cellule. Une activité Utiliser l'application/le navigateur est ajoutée au panneau Concepteur.

   2. Dans l’activité Utiliser l'application/le navigateur, cliquez sur Indiquer l’application, puis déplacez le pointeur de souris sur l’application DoubleUI. Lorsque la fenêtre est mise en surbrillance, cliquez n’importe où dans DoubleUI.

      L’activité Utiliser l'application/le navigateur est mise à jour et une capture d’écran de la fenêtre apparaît à l’intérieur de l’activité.

   3. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Type Into activity and drop it inside the Use Application/Browser activity. A Type Into activity is added in the Use Application/Browser activity.

   4. Dans l’activité Saisir dans :

      • Cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le champ Encaissement dans l’application DoubleUI.exe. Lorsque le champ est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le champ de texte est identifié comme étant la cible et le libellé Encaissement juste à côté du champ est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Saisir dans.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez saisir dans le champ Encaissement depuis l’application DoubleUI.exe.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Excel > Indicate in Excel. In the Excel file, select the F4 cell (the Cash In value) and click Confirm in the UiPath tab of the Excel ribbon. The Type this field displays your selection as [Notes] Text!F5.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier la valeur Encaissement du fichier Excel vers le champ Encaissement dans l’application DoubleUI.exe.

   5. Répétez les étapes 3 et 4 deux fois de plus pour ajouter les activités Saisir dans afin de copier les valeurs Chèque tiré sur notre banque et Chèque non tiré sur notre banque du fichier Excel (cellules F6 et F7 respectivement) vers les champs correspondants de l’application DoubleUI.

   6. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Click activity and drop it inside the Use Application/Browser activity after the Get Text activity. A Click activity is added in the Use Application/Browser activity.

   7. Dans l’activité Cliquer, cliquez sur Indiquer la cible à l’écran, puis déplacez le pointeur de souris sur le bouton Accepter dans l’application DoubleUI.exe. Lorsque le bouton est mis en surbrillance, cliquez dessus. Le bouton Accepter est identifié comme étant la cible et le bouton Annuler est identifié comme étant une ancre. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Options de sélection pour enregistrer la sélection. Une image de la cible et de l’ancre apparaît dans l’activité Cliquer.

      Vous avez indiqué que vous souhaitez cliquer sur le bouton Accepter depuis l’application DoubleUI.exe.

      

6. Marquez l’e-mail comme lu, puis déplacez-le vers un dossier Outlook.

   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser une activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu et déposez-la dans l’activité Pour chaque e-mail sous l’activité Utiliser l’application/le navigateur. Une activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu est ajoutée au panneau Concepteur.

   2. Dans l’activité Marqué l'e-mail comme lu :

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to mark the current mail in the iteration.
      • From the Mark as drop-down menu, select Read.

   3. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Déplacer un e-mail à l’intérieur de l’activité Pour chaque e-mail en dessous de l’activité Marquer l’e-mail comme lu/non lu. Une activité Déplacer un e-mail est ajoutée au panneau Concepteur.

   4. Dans l’activité Déplacer l'e-mail :

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to move the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Move to field, and then select Outlook > [Inbox] > [ProcessedDeposits]. You have indicated that you want to move the email to the ProcessedDeposits folder.

        

   5. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

      For each email in the Outlook Search Folder, the body is copied to Excel, the data is extracted and entered in the DoubleUI desktop application, the email is then marked as read and moved to a different folder.Download example