Manuel utilisateur de StudioX

Dernière mise à jour 18 nov. 2024

Tutoriel : travailler avec des fichiers et des dossiers

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation pouvant enregistrer les pièces jointes attachées à tous les e-mails d'un dossier de recherche Outlook dans un dossier dont le nom reprend la date d’aujourd’hui, et pouvant créer un fichier texte où seront recopiés tous les noms de fichiers. L’automatisation vérifiera d’abord si le dossier où seront enregistrés les fichiers existe déjà, et si c’est le cas, elle demandera à l’utilisateur si le dossier doit être supprimé et recréé ou si le contenu doit être déplacé vers un dossier différent avant que les pièces jointes ne soient téléchargées.

Nous commencerons par ajouter une activité File Exists pour vérifier que le dossier où nous voulons télécharger les pièces jointes existe déjà. Nous ajouterons ensuite une activité Si (If) et à l’intérieur, nous ajouterons une activité Create Folder pour créer le dossier s’il n’existe pas. Si le dossier existe, nous ajouterons une activité Message Box pour inciter l’utilisateur à choisir comment procéder. Une autre activité Si suivra avec deux ensembles distincts d’activités à exécuter en fonction du choix de l’utilisateur : soit supprimer le dossier et le recréer ou déplacer le dossier existant à un autre emplacement. Nous ajouterons ensuite les activités pour enregistrer les pièces jointes d'Outlook, puis nous créerons deux dossiers à l’intérieur du dossier de destination, un dans lequel créer le fichier texte avec des informations sur les fichiers enregistrés et un dans lequel déplacer les fichiers après avoir ajouté les informations de fichier au fichier texte. Pour ajouter la date du jour au nom du dossier, nous utiliserons une formule intégrée au Bloc-notes du projet.

Étape 1 : Créez un dossier de recherche dans Outlook.
1. Lancez Outlook, faites un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet Dossier, puis sélectionnez Nouveau dossier de recherche.
2. Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé > Choisir.
3. Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisé, entrez « Pièces jointes de la semaine dernière » dans la case Nom, puis sélectionnez Critères.
4. Dans l’onglet Messages de la fenêtre Recherche avancée, sélectionnez reçu le et Semaine dernière dans les menus déroulants situés à côté de Date.
5. Dans l’onglet Autres choix, sélectionnez la ligne une ou plusieurs pièces jointes dans le menu déroulant adjacent à Uniquement les éléments.
6. Cliquez trois fois sur OK pour fermer les fenêtres et enregistrer le dossier de recherche.
Étape 2 : Configurer le projet.
Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
Étape 3 : Vérifier si le dossier où seront enregistrées les pièces jointes existe bien.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Fichier, puis double-cliquez sur Dossier existant. Une activité Dossier existant est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Le dossier existe (Folder exists) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Sortie, puis sélectionnez Enregistrer pour une utilisation ultérieure (Save for Later Use). Donnez le nom Folder 'MailAttachments' Exists à la valeur et cliquez sur OK.
    
    Vous avez indiqué que vous souhaitez vérifier si un dossier PiècesjointesEmail avec la date d’aujourd’hui existe et que vous souhaitez que le résultat de sortie de cette vérification soit enregistré pour une utilisation ultérieure dans votre automatisation.
Étape 4 : Ajouter les activités devant être exécutées lorsque le dossier existe et lorsque le dossier n’existe pas.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Commun, puis faites glisser une activité Si (If) et déposez-la sous l’activité Le dossier existe (Folder Exists). Une activité Si est ajoutée au module Designer.
2. Dans l’activité Si :
  - Cliquez sur Afficher sinon pour ajouter la branche Sinon.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Condition, puis sélectionnez Générateur de conditions.
3. Dans le générateur de conditions, ajoutez la condition « si le dossier existe » :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ sur la gauche, puis sélectionnez Utiliser la valeur enregistrée > Dossier « PiècesjointesEmail » existant pour sélectionner la sortie de l’activité Dossier existant correspondant à la valeur à évaluer dans la condition.
  - Au milieu du menu déroulant, sélectionnez est vrai et cliquez sur Enregistrer.
    
    Les activités que vous ajoutez dans la branche Puis de l’activité Si seront exécutées si le dossier existe et celles que vous avez ajoutées à la branche Sinon seront exécutées si le dossier n’existe pas.
4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Fichier, puis faites glisser une activité Créer un dossier et déposez-la à l’intérieur de la branche Puis de l'activité Si. Une activité Créer un dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
5. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un dossier PiècesjointesEmail avec la date d’aujourd’hui dans le nom si le dossier n’existe pas déjà.
6. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Commun, puis faites glisser l’activité Zone de message et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si. Une activité Zone de message est ajoutée au panneau Concepteur.
7. Cliquez sur Plus sur le côté droit de l’activité Zone de message, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez un message à afficher pour l'utilisateur. Par exemple :
  
  An older MailAttachments_ folder already exists. Do you want to delete the old one and create a new one? If you choose "No", the old one will be moved to a backup folder and a new one will be created.. Pour ajouter la date actuelle au nom du dossier, placez le curseur de la souris après MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Cliquez sur Enregistrer dans le générateur de texte.
8. Sélectionnez l’activité Zone de message ajoutée au panneau Concepteur et ouvrez le panneau Propriétés :
  - Dans le menu déroulant Boutons, sélectionnez OuiNon.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ BoutonSélectionné, sélectionnez Enregistrer pour une utilisation ultérieure et nommez la valeur (par exemple, ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists).
    
    Vous avez indiqué vouloir inviter l'utilisateur à choisir si le dossier doit être supprimé s'il existe déjà en affichant une Zone de message avec les boutons : Oui et Non. Le choix de l'utilisateur est enregistré pour une utilisation ultérieure dans l'automatisation.
Étape 5 : Ajouter les activités devant être exécutées lorsque l’utilisateur choisit de supprimer n’importe quel dossier existant possédant le même nom ou de le déplacer.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Commun, puis faites glisser une autre activité Si et déposez-la dans la branche Puis de la première activité Si sous la Boîte de message. Une activité Si est ajoutée au module Designer.
2. Dans l’activité Si :
  - Cliquez sur Afficher sinon pour ajouter la branche Sinon.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Condition, puis sélectionnez Générateur de conditions.
3. Dans le générateur de conditions, ajoutez la condition « si l’utilisateur a cliqué sur Oui »:
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ sur la gauche, puis sélectionnez Utiliser la valeur enregistrée > BoutonSélectionné dans la Zone de message DossierExistant. Cette étape permet de sélectionner le choix de l’utilisateur (le bouton sur lequel il a cliqué dans l’activité Zone de message) comme étant la valeur à évaluer dans la condition.
  - Au milieu du menu déroulant, sélectionnez égale à.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ de droite, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Yes, puis cliquez deux fois sur Enregistrer (Save).
    
    Les activités que vous ajoutez dans la branche Puis de l’activité Si seront exécutées si l’utilisateur clique sur Oui et celles que vous avez ajoutées à la branche Sinon seront exécutées si l’utilisateur clique sur Non.
4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Fichier, puis faites glisser une activité Supprimer le dossier et déposez-la à l’intérieur de la branche Puis de la deuxième activité Si. Une activité Supprimer le dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
5. Dans l’activité Supprimer le dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez supprimer le dossier existant PiècesjointesEmail avec la date d’aujourd’hui dans le nom.
6. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Créer un dossier et déposez-la à l’intérieur de la branche Vrai de la deuxième activité Si en dessous de l'activité Supprimer le dossier. Une activité Créer un dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
7. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué vouloir créer un nouveau dossier PiècesjointesEmail avec la date d’aujourd’hui dans le nom.
8. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Déplacer le dossier et déposez-la à l’intérieur de la branche Sinon de la deuxième activité Si. Une activité Créer un dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
9. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\old_MailAttachments, puis cliquez sur Enregistrer (Save).
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un nouveau dossier appelé anciennes_PiècesjointesEmail.
10. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Move Folder et déposez-la à l’intérieur de la branche Else de la deuxième activité If en dessous de Create Folder. Une activité Move Folder est ajoutée au module Designer.
11. Dans l’activité Déplacer le dossier (Move Folder) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ De, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\old_MailAttachments, puis cliquez sur Enregistrer (Save).
    
    Vous avez indiqué vouloir déplacer le dossier existant PiècesjointesEmail avec la date d'aujourd'hui dans le nom vers le dossier anciennes_PiècesjointesEmail.
Étape 6 : Enregistrer les pièces jointes du dossier de recherche Outlook.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser une activité Utiliser l’application de bureau Outlook et déposez-la en dessous de la première activité Si comme la dernière activité du projet. L’activité est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
  
  Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
3. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Pour chaque e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.
4. Dans l’activité Pour chaque e-mail, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dans les e-mails de, puis sélectionnez Outlook > [Dossiers de recherche] > [Pièces jointes de la semaine dernière] afin de sélectionner le dossier créé dans le compte Outlook. Votre sélection s’affiche dans le champ Dans les e-mails de sous le nom de « Pièces jointes de la semaine dernière ».
  
  Vous avez indiqué vouloir parcourir les e-mails dans Pièces jointes de la semaine dernière du Dossier de recherche.
5. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Enregistrer les pièces jointes d'un e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Pour chaque e-mail.
6. Dans l’activité Enregistrer les pièces jointes d'un e-mail :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À partir du message, puis sélectionnez EmailActuel pour indiquer que l’e-mail dont vous souhaitez enregistrer les pièces jointes est l’e-mail que vous êtes en train de parcourir.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Enregistrer dans le dossier, puis sélectionnez Text. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
    
    Vous avez indiqué vouloir enregistrer les pièces jointes dans le dossier PiècesjointesEmail avec la date d’aujourd’hui dans le nom.
Étape 7 : Créer le fichier texte où seront ajoutées les informations sur les fichiers, créer des sous-fichiers dans lesquels enregistrer le fichier texte et déplacer les pièces jointes.
1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Fichier, puis faites glisser une activité Créer un dossier et déposez-la en dessous de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook comme la dernière activité du projet. Une activité Créer un dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Output. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un sous-dossier nommé Sortie dans le dossier PiècesjointesEmail.
3. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Create File et déposez-la sous la dernière activité Create Folder.
4. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Emplacement du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Output\AttachmentsDetails.txt. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier appelé DétailsPiècesjointes.txt dans le sous-dossier Sortie.
5. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Write Text File et déposez-la sous l’activité Create File. Une activité Write Text File est ajoutée au module Designer.
6. Dans l’activité Écrire un fichier texte (Write Text File) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Files received in the last week:. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire dans le nom du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Output\AttachmentsDetails.txt. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
    
    Vous avez indiqué vouloir saisir le texte « Fichiers reçus la dernière semaine: » dans le fichier DétailsPiècesjointes.txt.
7. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Créer un dossier (Create Folder) et déposez-la sous l’activité Écrire un fichier texte. Une activité Créer un dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
8. Dans l’activité Créer un dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Nom du dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Processed. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué vouloir créer un sous-dossier nommé Traitement effectué dans le dossier PiècesjointesEmail.
Étape 8 : Parcourir les fichiers, ajouter des informations sur chaque fichier au fichier texte, puis déplacer chaque fichier vers le sous-dossier Traité.
1. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Pour chaque fichier du dossier (For Each File in Folder) et déposez-la sous la dernière activité Créer un dossier. Une activité Pour chaque fichier du dossier est ajoutée au panneau Concepteur.
2. Dans l’activité Pour chaque fichier du dossier, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Dossier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  
  Vous avez indiqué vouloir parcourir les fichiers du dossier PiècesjointesEmail.
3. Dans le panneau Activités, faites glisser une activité Append Line et déposez-la à l’intérieur de l’activité For Each File in Folder. Une activité Append Line est ajoutée au module Designer.
4. Dans l’activité Ajouter une ligne (Append Line) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Texte, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez FileName:, puis, dans le champ Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez FichierActuel > Nom, puis entrez | LastModifiedDate:, puis, à partir du Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez FichierActuel > Dernière date de modification. Le texte devrait ressembler à ceci : FileName: [CurrentFile] Name | LastModifiedDate: [CurrentFile] LastModifiedDate. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire dans le nom du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Output\AttachmentsDetails.txt. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
    
    Vous avez indiqué vouloir saisir le nom du fichier et l’heure à laquelle le fichier a été modifié dans le fichier DétailsPiècesjointes.txt pour le fichier que vous êtes en train de parcourir.
5. Dans le panneau Activités, cliquez sur une activité Move File et faites-la glisser dans une activité For Each File in Folder sous Ajouter une ligne. Une activité Move Email est ajoutée au module Designer.
6. Dans l’activité Déplacer le fichier (Move File) :
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ De, puis sélectionnez FichierActuel > Chemin complet.
  - Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez C:\MailAttachments_, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule] et entrez \Processed. Le texte devrait ressembler à ceci : C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Cliquez sur Enregistrer (Save) dans le générateur de texte.
    
    Vous avez indiqué vouloir déplacer le fichier que vous êtes en train de parcourir vers le sous-dossier Traitement effectué.
7. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.
Les pièces jointes situées dans le dossier de recherche Outlook sont enregistrées dans le dossier PiecesJointes, un fichier texte contenant des informations sur les fichiers est créé dans le sous-dossier Sortie, puis les fichiers sont déplacés vers le sous-dossier Traité. Si vous exécutez à nouveau le projet parce que le dossier a déjà été créé au cours de la première exécution, vous serez invité à indiquer ce qu'il faut faire du dossier existant avant que les autres activités ne soient exécutées.

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