Automatisation Excel

À propos de l’automatisation d’Excel

StudioX offre une intégration profonde avec Microsoft Excel et est fourni avec un certain nombre d’activités permettant d'automatiser les tâches que vous effectuez dans Excel. Pour plus d'informations sur l'installation du complément Excel, consultez le guide de Studio.

Vous commencez par faire du fichier Excel que vous souhaitez automatiser une ressource du projet d’automatisation, puis vous ajoutez les activités à effectuer dans le fichier. Lors de la configuration des activités qui utilisent le fichier, vous pouvez sélectionner des feuilles, des tables, des plages nommées et des cellules nommées directement dans le menu Plus dans StudioX. Vous pouvez également basculer sans problème de StudioX à Excel pour indiquer les données du fichier à utiliser directement.

Si vous cliquez sur Indiquer dans Excel dans le menu Plus lors de la configuration d’une activité pour sélectionner des données directement depuis un fichier, votre feuille de calcul s’ouvrira dans Excel et un onglet UiPath apparaîtra dans le ruban Excel. Sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser (par exemple, une cellule ou une plage de cellules), puis cliquez sur Confirmer dans l’onglet UiPath pour confirmer la sélection.

Remarque : si vous utilisez Microsoft Excel 2010, n'indiquez pas de colonnes entières dans le fichier Excel (par exemple, B:G), indiquez toujours des plages finies (par exemple, B1:G100). En raison des limitations des anciennes versions d'Excel, l'indication de colonnes entières peut entraîner une erreur lors de l'exécution du projet.

Vous pouvez également indiquer manuellement les données Excel à utiliser en sélectionnant l’option Entrée personnalisée dans le menu Plus. Cette option vous permet d’entrer les références des cellules et des plages, des noms de tables ou des noms de feuilles. Elle peut être utile lorsque vous travaillez avec des fichiers Excel avec des noms dynamiques ou des fichiers qui n’existent pas au moment de la conception et qu’aucun fichier modèle n’est disponible.

Si vous souhaitez répéter les mêmes activités pour chaque ligne contenue dans une plage, ajoutez une activité Pour chaque ligne Excel (For Each Excel Row) puis ajoutez-y les activités devant être répétées.

Pour apprendre à automatiser les tâches Excel, consultez les tutoriels suivants :

• Tutoriel : Création d’un tableau croisé dynamique
• Tutoriel : parcourir les lignes d'une table
• Tutoriel : comparaison des fichiers Excel et envoi par e-mail des erreurs de rapprochement
• Tutoriel : extraire des données d'e-mails automatisés et les déplacer vers une application de bureau
• Tutoriel : Filtrage des données dans Excel
• Tutoriel : Formatage des cellules
• Tutoriel : ajout d’informations sur les fichiers d'un dossier dans un fichier Excel
• Tutoriel : ajout de ses propres formules au Bloc-notes du projet
• Tutoriel : remplir des formulaires en format PDF avec des données Excel dans Acrobat Reader

Les activités suivantes sont disponibles dans StudioX :

• Utiliser le fichier Excel
• Ajouter la plage (Append Range)
• Auto Fill
• Plage d’ajustement automatique
• Change Pivot Data Source
• Clear Sheet/Range/Table
• Create Pivot Table
• Copy/Paste Range
• Delete Rows
• Supprimer la colonne (Delete Column)
• Supprimer la feuille
• Duplicate Sheet
• Export to CSV
• Filtrer (Filter)
• Fill Range
• Find First/Last Data Row
• Valeur Rechercher/Remplacer
• Formater en tant que table
• For Each Excel Row
• For Each Excel Sheet
• Format Cells
• Obtenir un graphique Excel
• Insérer la colonne (Insert Column)
• Insert Chart
• Insert Rows
• Insert Sheet
• Match function
• Protect Sheet
• Lire la formule de cellule (Read Cell Formula)
• Read Cell Value
• Lire la plage (Read Range)
• Refresh Pivot Table
• Actualiser les données de connexion Excel
• Supprimer les doublons
• Rename Sheet
• Run Spreadsheet Macro
• Save Excel File
• Save Excel File As
• Save Excel File As PDF
• Sort Range
• Text to Columns
• Unprotect Sheet
• Mettre à jour un graphique Excel
• VLookup
• Écrire la cellule (Write Cell)
• Écrire un objet DataTable dans Excel

Remarque : il existe plusieurs manières de lancer et de prévisualiser des fichiers Excel, à la fois au moment de l'exécution et au moment de la conception. Pour en savoir plus, consultez les paramètres du projet.

Ajout d’un fichier Excel à une automatisation

Il existe deux façons d’ajouter un fichier Excel comme ressource à une automatisation. La principale différence entre ces deux méthodes est de savoir quelles activités du projet permettent d’accéder aux données du fichier Excel et de les modifier :

• Ajoutez une activité de ressource Utiliser un fichier Excel. En utilisant cette option, les données du fichier ne peuvent être extraites ou modifiées que par les activités ajoutées à l'intérieur de l'activité de ressource. Une fois que toutes les activités à l'intérieur de Utiliser un fichier Excel (Use Excel File) ont été exécutées, le fichier est fermé. Ceci est utile lorsque le fichier sera créé au moment de l'exécution (par exemple téléchargé ou enregistré à partir d'une pièce jointe d'un e-mail) ou si le fichier doit être envoyé à un autre emplacement (par ex. téléchargé ou envoyé comme pièce jointe par e-mail).
• Connecter le projet au fichier Excel. Grâce à cette option, le fichier est ajouté en tant que ressource globale. Cela signifie qu’il peut être consulté et modifié par toutes les activités du projet. La connexion au fichier n’est fermée qu’une fois l’exécution de l’automatisation terminée. Cette méthode est adaptée lorsque le nom et l’emplacement du fichier ne changent pas et qu’il n’est pas nécessaire d’utiliser le fichier pour effectuer d’autres actions telles que son téléchargement ou son envoi en tant que pièce jointe.

Connecter un projet à un fichier Excel

Pour vous connecter à un fichier Excel et l’ajouter en tant que ressource globale :

1. Cliquez sur Se connecter à la ressource en haut du panneau Data Manager, puis sélectionnez Se connecter à un nouveau fichier Excel.

2. Dans la fenêtre Gérer la ressource, fournissez les informations suivantes, puis cliquez sur OK :

   • Sélectionner un fichier Excel - Cliquez sur Parcourir à côté du champ, puis naviguez vers le fichier Excel à ajouter à l’automatisation et sélectionnez-le.
   • Et donnez-lui un nom pour plus tard - Entrez un nom de référence pour le fichier dans le projet d’automatisation.

   • Enregistrer les modifications - Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le fichier soit enregistré à la fin de l’automatisation. Dans le cas contraire, le fichier revient à l’état initial après l’exécution du projet. Cette option est activée par défaut.

     Lorsque l’option pour enregistrer les modifications est désactivée, le message Enregistrement désactivé s’affiche à côté des entrées de ressource Excel dans le menu Plus et dans le panneau Data Manager.

   • Lecture seule - Sélectionnez cette option si vous souhaitez ouvrir le fichier en mode lecture seule. Cette option vous permet d’effectuer des opérations d’extraction de données si le fichier est verrouillé pour empêcher toute modification ou si la modification du fichier est protégée par un mot de passe. Cette option n’est pas sélectionnée par défaut.

Gestion des ressources Excel

Vous pouvez gérer les ressources Excel depuis le panneau Data Manager, quelle que soit la manière utilisée pour les ajouter à l’automatisation. Cliquez-droit sur une ressource Excel et sélectionnez l’une des options du menu contextuel :

• Ouvrir un fichier Excel - Ouvre le fichier dans Excel.
• Ouvrir l’emplacement d’un fichier Excel - Ouvre le dossier contenant le fichier Excel.
• Modifier - Ouvre la fenêtre Gérer la ressource où vous pouvez modifier les propriétés de la ressource.
• Supprimer - Supprime la ressource du projet.

À propos du Bloc-notes du projet

Le Bloc-notes du projet est un classeur Excel que vous pouvez utiliser comme bloc-notes dans lequel vous conserverez des formules et à partir duquel vous manipulerez les données. Son but est d’être utilisé pour les calculs et le stockage temporaire des données lors de l’exécution du projet. Par défaut, les modifications apportées au Bloc-notes du projet ne sont pas enregistrées lorsque l’exécution de l’automatisation est terminée.

Le Bloc-notes du projet par défaut est un fichier nommé Projet_Blocnotes.xlsx. Ce dernier est créé par StudioX dans le dossier du projet. Le fichier est fourni avec un ensemble prédéfini de formules que vous pouvez utiliser dans n’importe quel projet d’automatisation. Les formules sont réparties sur plusieurs feuilles en fonction de la zone à laquelle elles s’appliquent. Chaque feuille contient des cellules où vous pouvez ajouter des données d’entrée et des formules pour manipuler ces données. Les formules se trouvent dans des cellules nommées et faciles à identifier. Vous pouvez sélectionner ces cellules directement dans le menu Plus pour les utiliser dans vos automatisations.

Configurer le Bloc-notes du projet

Sélectionnez Bloc-notes > Configurer le bloc-notes dans le ruban StudioX. Vous pouvez configurer les paramètres suivants :

• Fichier de bloc-notes - Sélectionnez un autre fichier Excel à utiliser comme bloc-notes du projet.
• Et donnez-lui un nom pour plus tard - Entrez un nom de référence pour le fichier Excel dans le projet lorsqu’une activité interagit avec lui. Le nom par défaut est Notes.
• Mot de passe d’accès - Le cas échéant, entrez le mot de passe nécessaire pour ouvrir le fichier.
• Mot de passe pour la modification - Le cas échéant, entrez le mot de passe nécessaire pour modifier le fichier.

• Enregistrer automatiquement le fichier - Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le fichier soit enregistré à la fin de l’automatisation. Dans le cas contraire, le fichier revient à l’état initial après l’exécution du projet. Cette option est désactivée par défaut.

  Lorsque l’option pour enregistrer les modifications est désactivée, le message Enregistrer les modifications : désactivé s’affiche à côté des entrées du Bloc-notes du projet dans le menu Plus et dans le panneau Data Manager.

  
  

  

  
  
• Lecture seule - Sélectionnez cette option si vous souhaitez ouvrir le fichier en mode lecture seule. Cette option vous permet d’effectuer des opérations d’extraction de données si le fichier est verrouillé pour empêcher toute modification ou si la modification du fichier est protégée par un mot de passe. Cette option n’est pas sélectionnée par défaut.

Formules du Bloc-notes du projet

Les formules disponibles dans le Bloc-notes du projet sont détaillées ci-dessous. Pour savoir comment ajouter des formules au Bloc-notes du projet, consultez Tutoriel : Ajout de vos propres formules au Bloc-notes du projet.

Date

Entrez une date de base (par défaut, la date d’aujourd’hui) dans la cellule B4 (Date_Input) et un certain nombre de jours (par défaut, 7) dans la cellule B6 (Days) à ajouter plus tard à la date dans la cellule B4 de la feuille. Les formules suivantes sont disponibles :

• Date plus un certain nombre de jours (DatePlusDays) - Renvoie la date qui résulte de l’ajout du nombre de jours dans la cellule B6 à la date d’entrée dans la cellule B4.
• Date plus un certain nombre de jours de travail (DatePlusWorkingDays) - Renvoie la date qui résulte de l’ajout du nombre de jours dans la cellule B6 à la date entrée dans la cellule B4 sans inclure les weekends.
• Format de date (JJMMAAAA) - Renvoie la date d’entrée de la cellule B4 convertie en texte en format JJMMAAAA.
• Aujourd’hui - Renvoie la date d’aujourd’hui.
• Dates de la semaine dernière (lundi, vendredi, dimanche) - Renvoie la date du lundi (LastWeekMonday), du vendredi (LastWeekFriday) et du dimanche (LastWeekSunday) de la semaine dernière.
• Dates du mois dernier (premier et dernier jours) - Renvoie les dates du premier jour (LastMonthStartDate) et du dernier jour (LastMonthEndDate) du mois dernier.
• Premier/Dernier jour ouvrable du mois - Renvoie les dates de la première journée (ThisMonthFirstWorkingDay) et la dernière journée de travail (ThisMonthLastWorkingDay) du mois en cours.

Convertir le texte en date localement et indépendamment

Entrez une date dans la cellule B18 (DateText) qui contient des caractères japonais pour l’année, le mois et le jour insérés après les chiffres. Cette date est convertie au format JJ/MM/AAAA et renvoyée dans la cellule B29 (ReformattedDate).

Pour découvrir un exemple de l'utilisation qui peut être faite des formules dans la feuille Date, voir Tutoriel : travailler avec des fichiers et des dossiers.

Texte

Entrez un texte dans la cellule B4 (Text_Input). Pour rechercher un texte spécifique à l’intérieur de la cellule B4, entrez le texte à rechercher dans la cellule B10 (Search). Pour remplacer le texte recherché par un autre texte, entrez le texte de remplacement dans la cellule B11 (Replace). Les formules suivantes sont disponibles :

• Découpé - Renvoie le texte de la cellule B4 avec tous les espaces supplémentaires supprimés.
• Longueur- Renvoie le nombre de caractères dans le texte de la cellule B4.
• Lettre majuscule- Renvoie le texte de la cellule B4 avec tous les caractères en majuscule.
• Minuscule- Renvoie le texte de la cellule B4 avec tous les caractères en minuscule.
• Résultat - Renvoie le texte modifié de la cellule B4 en remplaçant le texte ajouté dans la cellule B10 par le texte ajouté dans la cellule B11.
• Contient - Vérifie si le texte ajouté dans la cellule B10 apparaît dans le texte de la cellule B4 et renvoie VRAI si le texte est trouvé ou FAUX si le texte est introuvable.
• Prénom- Renvoie le texte avant le dernier caractère espace dans le texte de la cellule B4.
• Nom de famille- Renvoie le texte après le dernier caractère espace dans le texte de la cellule B4.

Extraire des valeurs d’un texte

Pour extraire une valeur spécifique du texte ajouté dans la cellule B4 vers la cellule F5, ajoutez du texte à gauche de la valeur dans la cellule D5 et/ou à droite de la valeur dans la cellule E5. Pour extraire plusieurs valeurs, utilisez les cellules dans les mêmes colonnes sur les lignes 6-9. Vous pouvez utiliser ceci dans les automatisations pour extraire des valeurs variables à partir de blocs de texte qui suivent le même modèle. Par exemple, vous pouvez extraire des valeurs telles que les numéros et les montants des factures des notifications par e-mail automatisées, car elles y sont précédées des mêmes libellés.

Pour découvrir un exemple de l'utilisation qui peut être faite des formules dans la feuille Texte, consultez le document Tutoriel : extraire des données d'e-mails automatisés et les déplacer vers une application de bureau.

Numérique

Entrez un numéro dans la cellule B4 (Number_Input). Les formules suivantes sont disponibles pour manipuler le nombre :

• Nettoyage (CleanNumber) - Renvoie le nombre ajouté dans la cellule B4 avec tous les sauts de ligne et toutes les espaces insécables enlevés.
• Ent - Renvoie la partie entière du nombre de la cellule B4.
• 2 décimales (TwoDecimals) - Renvoie le nombre ajouté dans la cellule B4 avec 2 décimales.

Convertir localement et indépendamment le texte en nombre

Entrez un numéro qui n’a pas de séparateur de groupe ou un point (.) comme séparateur de groupe et a une virgule (,) comme séparateur décimal dans la cellule B11 (NumberText_Input). Le nombre est renvoyé dans la cellule B15 (ReformattedNumber) convertie pour utiliser une virgule (,) comme séparateur de groupe et un point (.) comme séparateur décimal.

Fichier

Entrez le chemin complet vers un fichier, y compris l’extension de fichier dans la cellule B6 (FullFileName_Input). Les formules suivantes sont disponibles :

• Nom du fichier (FileName) - Renvoie le nom du fichier, y compris l’extension du chemin d'accès au fichier ajouté dans la cellule B6.
• Extension de fichier (FileExtension) - Renvoie l’extension de fichier à partir du chemin d'accès au fichier ajouté dans la cellule B6.
• Nom de fichier sans extension (FileNameNoExtension) - Renvoie le nom du fichier sans extension du chemin d’accès au fichier ajouté dans la cellule B6.
• Dossier (Folder) - Renvoie le chemin d'accès au dossier qui contient le fichier dont le chemin d'accès a été ajouté dans la cellule B6.
• Nom du fichier reformaté (ReformattedFileName) - Renvoie les valeurs séparées par un point (.) dans les cellules B9 et B10. Vous obtenez le nom du fichier avec l'extension.

Pour découvrir un exemple de l'utilisation qui peut être faite des formules dans la feuille Fichier, consultez le document Tutoriel : enregistrer, renommer et déplacer des pièces jointes.

Tutoriel : comparaison des fichiers Excel et envoi par e-mail des erreurs de rapprochement

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation pour comparer les montants de factures contenues dans une feuille de calcul avec les montants d’un fichier CSV contenant un résumé pour chaque fournisseur. Si des erreurs de rapprochement entre les fichiers sont constatées, nous créerons un fichier CSV contenant les détails et enverrons le fichier par e-mail.

Nous allons créer un projet avec les activités suivantes :

1. Deux activités Utiliser un fichier Excel pour indiquer le fichier Excel avec les factures et le fichier où nous voulons rapprocher les données.
2. Une série d’activités Écrire la cellule afin d’ajouter deux en-têtes de colonne au fichier de rapprochement Excel et de calculer la somme des factures pour un fournisseur et la différence entre cette somme et le montant dans le résumé initial. Nous ajouterons une activité Copier la plage afin de copier les formules que nous avons ajoutées pour un fournisseur à toutes les lignes de la feuille afin de pouvoir effectuer les mêmes calculs pour tous les fournisseurs. Ensuite, nous ajouterons une autre activité Écrire la cellule pour ajouter la différence totale à une cellule.
3. Une activité Si (If) où nous ajouterons une condition que s’il existe des erreurs de rapprochement (la somme des différences est supérieure à 0), un fichier CSV avec des détails doit être créé et envoyé par e-mail à une adresse spécifiée. Pour les tâches relatives aux e-mails au sein de l’activité Si, nous ajouterons une activité Utiliser l’application de bureau Outlook (Use Desktop Outlook App) pour indiquer le compte Outlook depuis lequel nous voulons envoyer l’e-mail et une activité Envoyer un e-mail (Send Email) à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.

1. Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.
   1. Créez un nouveau projet vierge en utilisant les paramètres par défaut.
   2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez les données du dossier dans votre dossier de projet.
2. Étape 2 : ajouter des fichiers Excel au projet.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité dans le panneau Concepteur, puis recherchez l’activité Utiliser un fichier Excel dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Utiliser un fichier Excel est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité :
      • Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier invoices.xlsx et sélectionnez-le.
      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Invoices.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier factures.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Factures.

   3. Cliquez sur Ajouter une activité dans l’activité Utiliser un fichier Excel, puis ajouter une autre activité Utiliser un fichier Excel.
   4. Dans la deuxième activité :
      • Cliquez sur Parcourir à côté du champ Fichier Excel, puis naviguez vers le fichier reconcile.xlsx et sélectionnez-le.
      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Rec.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier rapprochement.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Rap.

        
        

        

        
        
3. Étape 3 : copier les données vers le fichier de rapprochement.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel, puis trouvez l’activité Lire un fichier CSV dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. L’activité est ajoutée à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel.
   2. Dans l’activité Lire un fichier CSV (Read CSV) :
      • Cliquez sur Parcourir à côté du champ Lire à partir du fichier, naviguez vers le fichier summary.csv puis sélectionnez-le.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Sortie vers, puis sélectionnez Rap > Résumé [Feuille]. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier les données du fichier CSV summary.csv vers le fichier Rap dans la feuille Résumé.

   3. Cliquez sur Ajouter une activité à l’intérieur de la deuxième activité Utiliser un fichier Excel en dessous de l’activité Lire un fichier CSV, puis trouvez l’activité Copier la plage dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Copier la plage est ajoutée à l’intérieur de l’activité Utiliser un fichier Excel.
   4. Dans l’activité Copier la plage :

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Factures > Factures [Feuille]. Votre sélection s’affiche ainsi dans le champ : [Factures] Factures.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier la feuille Factures du fichier Factures.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage de destination, puis sélectionnez Rap > Factures [Feuille]. Votre sélection s’affiche ainsi dans le champ : [Rap] Factures.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la plage copiée vers la feuille Factures du fichier Rap.

        
        

        

        
        
4. Étape 4 : Effectuer les calculs nécessaires à la comparaison des données.
   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déposez-la dans la deuxième activité Utiliser un fichier Excel, en dessous de Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule Calculated Amount.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C1 ([Rec] Summary!C1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne C de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Calculated Amount.
   3. Ajoutez une deuxième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C2 ([Rec] Summary!C2).

        Vous avez indiqué que vous voulez que la cellule C2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Cette formule permet de vérifier si la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de récapituler les valeurs dans la colonne C de la feuille Factures pour le fournisseur dans la cellule A2 de la feuille Résumé.
   4. Ajoutez une troisième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule Difference.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D1 ([Rec] Summary!D1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne D de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Difference.
   5. Ajoutez une quatrième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D2 ([Rec] Summary!D2).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la cellule D2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Cette formule permet de vérifier que la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de calculer la différence entre les valeurs dans les cellules C2 et B2 de la feuille Résumé.
   6. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de l’activité Écrire la cellule, puis trouvez l’activité Copier la plage) dans le champ de recherche en haut de l’écran et sélectionnez-la. Une activité Copier la plage est ajoutée au panneau Concepteur.
   7. Dans l’activité Copier la plage :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Plage source, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la plage C2:D2, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D2 ([Rec] Summary!D2).
      • Cliquez sur Plus sur le côté de droit du champ Plage de destination, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la plage C3-D20, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C3-D20.

      • Depuis le menu déroulant Que copier, sélectionnez Formules.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la formule dans la plage copiée C2:D2 aux mêmes colonnes de la feuille.

   8. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déplacez-la en dessous de la dernière activité Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.
   9. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Que faut-il écrire, puis sélectionnez Texte. Dans le Générateur de textes, saisissez la formule =SUM(Summary!D:D).

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la feuille Factures (Invoices) et la cellule F1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures!F1 ([Rec] Invoices!F1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne F de la feuille Factures du fichier Rap contienne la formule =SUM(Summary!D:D). Cette formule permet d’ajouter la somme des différences dans la colonne D de la feuille Résumé à la cellule F1 dans la feuille Factures.
        
        

        

        
        
5. Étape 5 : Envoyer un e-mail contenant des détails sur le rapprochement si la somme des différences est supérieure à 0.
   1. Cliquez sur Ajouter une activité en dessous de la dernière activité Écrire la cellule, puis, dans le champ de recherche en haut de l’écran, localisez et sélectionnez Si. Une activité Si est ajoutée au panneau Concepteur.
   2. Dans l’activité Si, cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Condition, puis sélectionnez Générateur de conditions.
   3. Dans le générateur de conditions, ajoutez la condition « si la somme des différences est supérieure à 0 »:
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ à gauche, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la feuille Factures et la cellule F1, puis cliquez sur Confirmer. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures!F1 ([Rec] Invoices!F1).
      • Au milieu du menu déroulant, sélectionnez égale à.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ sur la droite, sélectionnez Numéro, saisissez 0 et cliquez deux fois sur Enregistrer.

        Les activités que vous ajoutez dans la branche Puis de l’activité Si seront exécutées si cette condition est remplie.

   4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet CSV, puis faites glisser l’activité Écrire un fichier CSV et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si. Une activité Écrire un fichier CSV est ajoutée au panneau Concepteur.
   5. Dans l'activité Écrire un fichier CSV (Write CSV) :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire dans le nom du fichier, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez reconcile , puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > JJMMAAAA [Cellule]. Le texte du Générateur de textes est mis à jour vers reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Saisissez le texte .csv à la fin et cliquez sur Enregistrer. Le texte final devrait être reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire depuis, puis sélectionnez Rap > Résumé [Feuille]. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé ([Rec] Summary).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier CSV dans le dossier du projet dont le nom contient le mot rapprocher et la date d’aujourd’hui et y copier la feuille Résumé du fichier Rap.

   6. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si en dessous de l’activité Écrire un fichier CSV.
   7. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.
   8. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Envoyer un e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.
   9. Dans l’activité Envoyer un e-mail :
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À partir du compte, puis sélectionnez Outlook.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ À, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, entrez l’adresse e-mail du ou des destinataires. Par exemple, vous pouvez saisir votre adresse e-mail pour vous envoyer l’e-mail. Si vous laissez l’option Est un brouillon sélectionnée, l’automatisation n’envoie pas l’e-mail, mais enregistre l’e-mail dans le dossier Brouillons d’Outlook.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Objet, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez Reconciliation errors for, puis, dans le menu Plus sur le côté droit du générateur de texte, sélectionnez Bloc-notes du projet (Notes) > Date [Feuille] > Aujourd’hui [Cellule]. Le texte du Générateur de textes est mis à jour vers Reconciliation errors for Date!Today.
      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Corps, puis sélectionnez Texte. Dans la fenêtre du générateur de texte, saisissez le corps du texte de l’e-mail (par exemple, One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details.).
      • Pour les pièces jointes, sélectionnez Fichiers, puis entrez le même nom de fichier que celui utilisé à l’étape 5 de l’activité Écrire un fichier CSV : reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Par exemple, vous pouvez ouvrir le générateur de texte pour le champ Écrire dans quel fichier de l’activité Écrire un fichier CSV, copier tout le texte, puis le coller dans le générateur de texte pour le champ de la pièce jointe du fichier.
        
        

        

        
        
   10. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

   Les factures et les données récapitulatives sont copiées dans le fichier rapprochement.xlsx et les calculs sont effectués. Comme pour l’un des fournisseurs, le montant total des factures ne correspond pas à celui du résumé, la feuille Synthèse du fichier rapprochement.xsls est copiée vers un fichier CSV dont le nom inclut la date d’aujourd’hui. Le fichier est ensuite attaché à un e-mail et envoyé à l’adresse spécifiée. Dans le fichier, vous pouvez identifier le fournisseur présentant des erreurs de rapprochement en regardant si la valeur de la cellule D3 est supérieure à 0.

   Téléchargez l'exemple