Créer une automatisation à partir d’une idée

Une automatisation est constituée d'une séquence d’activités liées et interconnectées. Une activité représente l'élément de base d'une automatisation : il s'agit d'une étape ou d'une tâche que vous pouvez automatiser dans un workflow.

Pour créer une automatisation :

1. Décomposez l'idée que vous souhaitez automatiser en une série d'étapes individuelles, définissez ce qui doit déclencher l'automatisation et identifiez toutes les applications et tous les services que vous allez utiliser dans celle-ci.
2. Créez un projet dans Studio Web.
3. Identifiez les activités qui vous permettent d'automatiser chacune des étapes, ajoutez-les à votre projet, puis configurez-les dans le concepteur de projet.
4. Testez votre projet. Il est possible qu'il ne s'exécute pas correctement du premier coup ; il vous faudra alors peut-être procéder à des ajustements et l’exécuter plusieurs fois avant qu'il fonctionne comme vous le souhaitez.
5. Publiez votre projet afin de le rendre disponible en tant qu'automatisation. S'il utilise un déclencheur consécutif à un événement ou un déclencheur temporel, l'automatisation s'exécutera automatiquement.

Exemple de création d'une automatisation

Une idée peut être très simple. Par exemple : « Je veux que chaque événement annulé soit automatiquement supprimé de mon calendrier Outlook ».

En décomposant le processus et essayant de trouver des possibilités d'automatisation, nous cherchons à :

• Automatisez le calendrier Outlook ; nous allons donc utiliser les activités Microsoft Office 365.
• Exécutez l’automatisation à chaque fois qu’un événement de calendrier est mis à jour, pour que l'automatisation soit déclenchée par l’événement Événement du calendrier mis à jour.
• Supprimez un événement uniquement si celui-ci a été annulé. C'est pourquoi nous allons ajouter une condition pour traiter l'événement uniquement s'il a été annulé, en utilisant une activité Si (If), puis une activité Supprimer l’événement (Delete Event pour le supprimer de notre calendrier si la condition est remplie.

Créer l’automatisation

1. Accédez à la page Automatisations sur Studio Web et créez un nouveau projet. Pour le déclencheur, sélectionnez l' événement Microsoft 365 Événement du calendrier mis à jour. L’activité de déclencheur est ajoutée au projet.
2. Dans l'activité Événement du calendrier mis à jour (Calendar Event Updated), ajoutez ou sélectionnez une connexion.
3. Click Add activity after the trigger and add an If activity. This activity enables you to define a condition, then add activities to execute when the condition is met inside the Then branch, and optionally activities to execute when the condition is not met in the Else branch. For our scenario, we need the condition the event is canceled and we will only use the Then branch to add an activity to delete the event when the condition is met.
4. Dans l’activité Si (If), cliquez sur le champ Condition afin d'ouvrir le Générateur de conditions :
   1. In the first field, we want to find the IsCancelled event property for the event that triggered the automation. We can search for the text cancel, or select See more > Use variable > Calendar Event Updated > Event > IsCancelled.
   2. Dans le deuxième champ, sélectionnez est True.

5. Click Add activity in the Then box and add a Microsoft 365 Delete Event activity. We will configure it to delete the event that triggered the automation.
   1. Ajoutez ou sélectionnez une connexion.
   2. Événement à supprimer (Event to delete) : sélectionnez Événement du calendrier mis à jour (Calendar Event Updated) > Événement (Event) pour indiquer que vous souhaitez supprimer l'événement. Étant donné que cette activité est ajoutée à l'intérieur de la branche Alors (Then), l'événement ne sera supprimé que s'il a été annulé.
   3. Supprimer (Delete) : si l'événement est récurrent, sélectionnez Événement unique uniquement pour supprimer seulement cette occurrence.

Testez l'automatisation

Pour tester l’automatisation, assurez-vous que votre calendrier Outlook comporte un événement récemment annulé. Vous pouvez sélectionner l'option Tester le déclencheur (Test trigger) dans l'activité de déclencheur pour vérifier s'il existe au moins un événement ayant été mis à jour récemment.

Cliquez sur Tester en haut du concepteur afin de tester l'automatisation, puis vérifiez votre calendrier pour voir si l'événement annulé a bien été supprimé.

Publiez l'automatisation

Si l'automatisation fonctionne comme prévu, il vous suffit de la publier sur votre espace de travail personnel. Cliquez sur Publier (Publier) en haut du concepteur, saisissez un nom et une description représentatifs, puis cliquez sur Publier (Publier).