Créer une automatisation à partir d’une idée

Une automatisation est constituée d'une séquence d’activités liées et interconnectées. Une activité représente l'élément de base d'une automatisation : il s'agit d'une étape ou d'une tâche que vous pouvez automatiser dans un workflow.

Pour créer une automatisation :

1. Décomposez l'idée que vous souhaitez automatiser en une série d'étapes individuelles, définissez ce qui doit déclencher l'automatisation et identifiez toutes les applications et tous les services que vous allez utiliser dans celle-ci.
2. Créez un projet dans Studio Web.
3. Identifiez les activités qui vous permettent d'automatiser chacune des étapes, ajoutez-les à votre projet, puis configurez-les dans le concepteur de projet.
4. Testez votre projet. Il est possible qu'il ne s'exécute pas correctement du premier coup ; il vous faudra alors peut-être procéder à des ajustements et l’exécuter plusieurs fois avant qu'il fonctionne comme vous le souhaitez.
5. Publiez votre projet afin de le rendre disponible en tant qu'automatisation. S'il utilise un déclencheur consécutif à un événement ou un déclencheur temporel, l'automatisation s'exécutera automatiquement.

Exemple de création d'une automatisation

Une idée peut être très simple. Par exemple : « Je veux que chaque événement annulé soit automatiquement supprimé de mon calendrier Outlook ».

En décomposant le processus et essayant de trouver des possibilités d'automatisation, nous cherchons à :

• Automatisez le calendrier Outlook ; nous allons donc utiliser les activités Microsoft Office 365.
• Exécutez l’automatisation à chaque fois qu’un événement de calendrier est mis à jour, pour que l'automatisation soit déclenchée par l’événement Événement du calendrier mis à jour.
• Supprimez un événement uniquement si celui-ci a été annulé. C'est pourquoi nous allons ajouter une condition pour traiter l'événement uniquement s'il a été annulé, en utilisant une activité Si (If), puis une activité Supprimer l’événement (Delete Event pour le supprimer de notre calendrier si la condition est remplie.

Créer l’automatisation

1. Accédez à la page Automatisations sur Studio Web et créez un nouveau projet. Pour le déclencheur, sélectionnez l' événement Microsoft 365 Événement du calendrier mis à jour. L’activité de déclencheur est ajoutée au projet.
2. Dans l'activité Événement du calendrier mis à jour (Calendar Event Updated), ajoutez ou sélectionnez une connexion.
3. Cliquez sur Ajoutez une activité (Add activity) après le déclencheur et ajoutez une activité Si (If). Cette activité vous permet de définir une condition, puis d'ajouter dans la branche Alors (Then) des activités à exécuter lorsque la condition est remplie, et éventuellement ajouter dans la branche Sinon (Else) des activités à exécuter lorsque la condition n'est pas remplie. Dans notre scénario, nous avons besoin de la condition l’événement a été annulé et nous allons utiliser la branche Then uniquement pour ajouter une activité permettant de supprimer l’événement lorsque la condition est remplie.
4. Dans l’activité Si (If), cliquez sur le champ Condition afin d'ouvrir le Générateur de conditions :
   1. Dans le premier champ, nous voulons trouver la propriété d'événement EstAnnulé de l'événement ayant déclenché l'automatisation. Nous pouvons rechercher le texte annuler ou sélectionner Voir plus > Utiliser la variable > Événement du calendrier mis à jour > Événement > EstAnnulé.
   2. Dans le deuxième champ, sélectionnez est True.

5. Cliquez sur Ajouter une activité (Add activity) dans la zone Alors (Then) et ajoutez une activité Microsoft 365 Supprimer l'événement (Delete Event).Nous allons la configurer de façon à supprimer l'événement ayant déclenché l'automatisation.
   1. Ajoutez ou sélectionnez une connexion.
   2. Événement à supprimer (Event to delete) : sélectionnez Événement du calendrier mis à jour (Calendar Event Updated) > Événement (Event) pour indiquer que vous souhaitez supprimer l'événement. Étant donné que cette activité est ajoutée à l'intérieur de la branche Alors (Then), l'événement ne sera supprimé que s'il a été annulé.
   3. Supprimer (Delete) : si l'événement est récurrent, sélectionnez Événement unique uniquement pour supprimer seulement cette occurrence.

Testez l'automatisation

Pour tester l’automatisation, assurez-vous que votre calendrier Outlook comporte un événement récemment annulé. Vous pouvez sélectionner l'option Tester le déclencheur (Test trigger) dans l'activité de déclencheur pour vérifier s'il existe au moins un événement ayant été mis à jour récemment.

Cliquez sur Tester en haut du concepteur afin de tester l'automatisation, puis vérifiez votre calendrier pour voir si l'événement annulé a bien été supprimé.

Publiez l'automatisation

Si l'automatisation fonctionne comme prévu, il vous suffit de la publier sur votre espace de travail personnel. Cliquez sur Publier (Publier) en haut du concepteur, saisissez un nom et une description représentatifs, puis cliquez sur Publier (Publier).