Gobernanza y auditoría

Para que las organizaciones puedan ofrecer StudioX a un amplio grupo de usuarios de forma segura, StudioX cuenta con registros y controles automáticos incorporados que pueden hacer cumplir las políticas de la organización.

Watch the following video for an overview of the governance capabilities available in Studio and a demo of how to use them in StudioX. The video showcases the file-based governance model. For an even easier way to manage governance policies, use Automation Ops.

Informes y auditoría

Una de las principales preocupaciones de las organizaciones con respecto a los despliegues amplios de Citizen Developer es cómo hacer un seguimiento del uso, saber qué automatizaciones existen y qué hacen esas automatizaciones.

If your organization licenses Robots and StudioX through Orchestrator, the Robots and associated StudioX instances are connected to Orchestrator. This means that many common actions are logged by default in the execution logs including every time an automation is executed. The logged events include:

• Identidad Windows del usuario
• Nombre de la máquina
• Nombre del proceso
• Versión, y más

Esto permite a su organización tener una profunda visibilidad del uso de la automatización en la organización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo podemos saber quién utiliza las automatizaciones en la organización?

Events in the execution logs include user and machine information. This enables you to build reports from the execution logs showing all the users who ran automations in your organization using supported reporting technologies (direct queries against the logs, UiPath^® Insights, etc.).

¿Cómo podemos saber qué automatizaciones se utilizan en la organización?

By logging all user and process information in the execution logs, you can build reports and know who is running which automations. This enables you to enact organizational policies that ensure all automations are shared with IT and properly documented and understood if needed, avoiding situations where employees build automations that nobody else in the organization knows about.

¿Cómo podemos saber qué hacen los usuarios en sus automatizaciones?

By default, the activities used by StudioX projects record important information in the execution logs with no action required from the user. This gives you a high-level picture into important actions performed by the Robot. For more details on what is logged, see Audit Logging.

¿Cómo podemos saber qué usuarios utilizan StudioX, Assistant, etc.?

Every execution started event in the execution logs includes an initiatedBy property that records which product started the automation (Assistant, StudioX, Studio, or Orchestrator). This means that you can build a report from the logs showing who is using which product, and detect patterns such as users running only from StudioX, rather than publishing completed processes and running them from the Assistant.

Controles de gobernanza

Muchas organizaciones quieren tener la capacidad de poner barreras para asegurar que los Desarrolladores Ciudadanos sigan las políticas y directrices de la organización. Para que esto sea posible, StudioX ofrece la posibilidad de especificar políticas que controlen áreas como:

• Configuraciones (por ejemplo, Analizador de flujo de trabajo)
• Paquete de actividades permitidas para la alimentación
• Actividades y paquetes permitidos
• Aplicaciones y URLs que pueden ser automatizadas
• Cómo evitar la producción de StudioX
• Configuración del control de fuentes en StudioX
• Ajustes de filtrado en el Panel de actividades

Preguntas frecuentes

¿Cómo configuramos y desplegamos una política de gobierno para nuestros usuarios?

Puede aplicar las políticas de gobernanza utilizando cualquiera de los dos métodos:

• Automation Ops, a web application available in Automation Cloud that enables administrators to quickly set up and deploy policies in the organization. For more information, see the Automation Ops Guide.
• A file-based governance model that consists of creating a JSON policy file and deploying the file via a registry key or via Orchestrator. You place this file in a read-only location accessible from your users' machines, such as a network share or blob storage, and then set a registry key either via your install script or Windows group policy. Alternatively, you can paste the contents of the file or add the file path in specific assets in Orchestrator. StudioX loads the policy when it starts and behaves as defined by the policy. For more information, see Governance in the Studio Guide.

¿Cómo podemos limitar las aplicaciones o sitios web que se pueden automatizar?

StudioX incluye una regla de analizador de flujo de trabajo de App/restricciones de URL. Para limitar las aplicaciones y/o URLs que los usuarios pueden automatizar, puedes elegir entre prohibir aplicaciones/URLs específicas o permitir sólo las de una lista específica (ambas opciones son compatibles). Para bloquear los flujos de trabajo no conformes y evitar que se ejecuten o publiquen:

• En la política, active la opción Aplicar analizador antes de ejecutaryAplicar el analizador antes de publicar (para el modelo basado en archivos, establezca la opción AnalyzeOnRun y AnalyzeOnPublish atrue).Esto requerirá que las automatizaciones pasen una comprobación de los analizadores de flujo de trabajo antes de ser ejecutadas o publicadas.
• Configure the App/URL Restrictions rule using either the prohibited or allowed lists per your organization's requirements, and set the Default action to Error.

¿Cómo podemos asegurarnos de que los usuarios realicen las ejecuciones de producción desde Assistant y no desde StudioX?

You can limit the number of runs allowed from StudioX for projects that have no changes. After the limit is reached for a project, running it from StudioX is no longer allowed, the user is prompted to publish the project, and optionally, an event is logged in an Orchestrator queue of your choice. To set this up, for the file-based model, configure the parameters in the RequireUserPublish section of the governance file.

¿Qué reglas de Analizador de Flujo de Trabajo se incluyen en StudioX?

See About Workflow Analyzer for a full list of rules.

¿Podemos crear reglas personalizadas de Analizador de Flujo de Trabajo para StudioX?

You can create custom Workflow Analyzer rules for StudioX in the same way as you do for Studio. To make a rule available in the StudioX profile, an additional property must be defined. For more information, see Building Custom Rules.

Registro de auditoría

Audit information regarding the data used by activities in automation projects is recorded in execution logs at the Information level in messages that begin with Audit: (except for the Use Application/Browser activity, which has information recorded at the Trace level).

Además, los registros también contienen una initiatedBypropiedad que registra dónde se inició la ejecución de cada proyecto: Assistant, StudioX, Studio o Orchestrator. Esto permite a las organizaciones hacer un seguimiento de cómo se utilizan las herramientas.

Consulta el siguiente vídeo para ver una descripción general de las capacidades de control disponibles en Studio y una demostración de cómo utilizarlas en StudioX.

The following table lists audit information logged for StudioX activities. For more information about logging, see the Studio guide.

Actividades	Información de auditoría registrada
Utilizar Aplicación/Navegador	For desktop applications : El nombre del archivo ejecutable de la aplicación de destino. Cualquier argumento pasado a la aplicación en el inicio. For web browsers : El nombre del navegador web (IE, Firefox, Chrome o Edge). La URL de la página web de destino.
Utilice el archivo de Excel	El nombre del archivo de Excel utilizado por la actividad.
Utilizar archivo de Word	El nombre del documento de Word utilizado por la actividad.
Utiliza Outlook 365/Utiliza Gmail/Utiliza la aplicación Outlook de escritorio	La cuenta de correo electrónico utilizada por la actividad.
Extraer datos de tabla	URL de la página web de la que se extraen los datos.
Enviar correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc. Si el correo electrónico se envía o se guarda como borrador.
Responder al correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc.
Reenviar correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc.
Usar presentación de PowerPoint	El nombre del archivo PowerPoint utilizado por la actividad.
Utiliza Documentos de Google/Utiliza Google Spreadsheets/Utiliza Google Drive	La cuenta de Google utilizada por la actividad.
Utilizar OneDrive y SharePoint	La cuenta de Microsoft 365 utilizada por la actividad.