Tutorial: Extraer datos de correos electrónicos automatizados y trasladarlos a una aplicación de escritorio

En este tutorial, creamos una automatización que facilita la extracción de datos específicos de bloques de texto que siguen un formato determinado. Imaginemos que trabajas en un banco y recibes muchas notificaciones por correo electrónico relacionadas con nuevas operaciones de depósito. Es necesario abrir cada correo electrónico, y copiar manualmente los importes para pegarlos en una aplicación de cajero, y luego trasladar cada correo electrónico procesado a una carpeta de Outlook. Los correos electrónico se automatizan la plantilla y el mismo texto aparece junto a las cantidades que necesitas en el cuerpo de correo electrónico. Por ejemplo:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

The default Project Notebook contains formulas that can extract only the needed amounts. We will manually edit the Project Notebook to extract the values from one email, as described in Step 2: Set up a project and get the necessary files , and then configure our automation to extract the same values from all similar emails.

La automatización realiza las tareas siguientes para cada correo electrónico de una carpeta de búsqueda de Outlook que contiene los últimos correos electrónicos automatizados no leídos relacionados con las transacciones de depósito:

1. Copia el cuerpo del correo electrónico y pega los datos en el Cuaderno del proyecto, donde se extraen datos determinados utilizando fórmulas de Excel para la manipulación del texto.
2. Introduce los datos campo por campo en una aplicación de escritorio y envía los datos.
3. Marca el correo electrónico como leído y lo traslada a una carpeta de Outlook para procesar los correos electrónicos.

We will create a project and start by adding a Use Desktop Outlook App activity to indicate the Outlook account to use. We will then add a For Each Email activity, and then, to indicate the automation must be executed for each email, we will place all subsequent activities inside For Each Email. We will add a Write Cell activity to copy the body of each email to a specific cell in the Project Notebook. We will then add the UI automation activities needed to enter the data in our desktop application, and finally activities to mark the email as read and move the email .

1. Crea dos carpetas en Outlook.

   Para este ejemplo, utilizamos correos electrónico con el asunto New Deposit Availabley un texto como mencionamos anteriormente.

   Para crear una carpeta de búsqueda para los correos electrónicos no leídos hoy que tengan el asunto especificado:

   1. Abra Outlook, y luego haz clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda en el panel de carpetas y selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
   2. En la ventana de Nueva carpeta de búsqueda, selecciona Crear una carpeta de búsqueda personalizada > Elegir.
   3. Today's depositsEn la ventana de Carpeta de Búsqueda Personalizada, escriba en la casilla Nombre y luego selecciona Criterios.
   4. En la pestaña Mensajes de la ventana Criterios de búsqueda de carpetas:
      • En los menús desplegables junto a la Hora selecciona recibido y Hoy.
      • En el cuadro Buscar palabras(s), escribe un nuevo depósito disponible.
      • En el menú desplegable En, selecciona solo el campo del asunto.
   5. En la pestaña Más opciones, selecciona Solo los elementos que están y luego los no leídos en el menú desplegable adyacente.
   6. Haz clic en Aceptar tres veces para cerrar las ventanas y guardar la carpeta.
   7. Crea una carpeta en tu bandeja de entrada llamada ProcessedDeposits. Esta es la carpeta a la que se moverán los correos electrónicos después de ser procesados.
   8. Envía unos cuantos correos a la cuenta de correo electrónico que utilizas en la automatización, con el asunto especificado y un texto que siga la plantilla indicada, pero introduce cantidades diferentes en cada correo.
   9. Después de enviarlos, asegúrate de que aparezcan en la carpeta de búsquedaToday's deposits.

2. Configura un proyecto y obtén los archivos necesarios.

   1. Create a new blank project using the default settings.

   2. Cash in:Not On Us Check:Abre el Cuaderno del proyecto y copia el cuerpo de un correo electrónico en la celda B4 de la hoja de texto, luego introduce manualmente el texto a la izquierda de cada uno de nuestros tres valores en las celdas D5:D7, en la celda D5, en la celda D6, On Us Check:en la celda D7. Como no hay un texto a la derecha de los valores, las celdas E5:E7 deben estar vacías. Como se puede ver en la siguiente imagen, las fórmulas que ya se encuentran en las celdas F5:F7 deben extraer los valores.

      

      Guarda y cierra el Cuaderno del proyecto.

   3. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Double-click the file DoubleUI.exe to open the DoubleUI application.

3. Añade la cuenta de Outlook al proyecto e itera a través de los mensajes en la Carpeta de búsqueda.

   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Correo y a continuación haz doble clic en Usar la aplicación Outlook de escritorio. La actividad se añade al panel Diseñador.

   2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

   3. En el panel de actividades, arrastre la actividad Para cada correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilice la actividad de la aplicación Outlook del escritorio.

   4. In the For Each Email activity, click Plus on the right side of the In emails from field, and then select Outlook > [Search Folders] > [Today's deposits].

      Indicaste que quieres iterar a través de los correos en la carpeta de búsqueda de Outlook "Depósitos de hoy".

      

4. Copia el cuerpo del correo electrónico en alguna celda del Cuaderno del proyecto para extraer el texto.

   1. In the Activities panel, select the Excel tab, then drag the Use Excel File activity and drop it inside the For Each File In Folder activity.
   2. Under the Excel file field, browse to the "Project_Notebook.xlsx" Excel file.
   3. Inside the Use Excel File activity, add a Write Cell activity.
   4. En la actividad Escribir celda:

      • Click Plus on the right side of the What to write field and then select CurrentMail > Body to indicate that you want to copy the body of the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Where to write field, and then select Notebook > Indicate in Excel to open the file in Excel. In the file, select the Text sheet, and then the B4 cell, and click Confirm in the UiPath tab in the Excel ribbon. You have indicated that you want to paste the email body to cell B4 in the Text sheet of the Project Notebook.

        

5. Añade la aplicación de escritorio y las actividades a realizar en ella.

   1. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Aplicación y luego arrastra la actividad Utilizar la aplicación/Navegador y suéltalo dentro de la actividad Para cada correo de correo electrónico, selecciona la actividad Escribir Celda.Se añade al panel diseñador una actividad Utilizar la aplicación/navegador.

   2. En la actividad Utilizar aplicación/navegador, haz clic en Indicar aplicación y luego mueve el puntero del ratón en la aplicación DoubleUI.Cuando se resalte la ventana, haz clic en cualquier lugar en DoubleUI.

      La actividad Utilizar aplicación/navegador se actualiza y una captura de pantalla de la ventana aparece dentro de la actividad.

   3. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Type Into activity and drop it inside the Use Application/Browser activity. A Type Into activity is added in the Use Application/Browser activity.

   4. En la actividad Escribir en:

      • Haz clic en Indicar destino en la pantalla, luego mueve el puntero del ratón en el campo Efectivo en la aplicación DoubleUI.exe y, cuando se resalte, haz clic en el campo. El campo de texto se identifica como el destino y la etiqueta Efectivo junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. Se muestra una imagen del destino y el anclaje en la actividad Escribir en.

        Indicaste que quieres escribir en el campo Efectivo desde la aplicación DoubleUI.exe

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Excel > Indicate in Excel. In the Excel file, select the F4 cell (the Cash In value) and click Confirm in the UiPath tab of the Excel ribbon. The Type this field displays your selection as [Notes] Text!F5.

        Indicaste que quieres copiar el valor de Efectivo del archivo de Excel al campo Efectivo en la aplicación DoubleUI.exe.

   5. Repite los pasos 3 y 4 dos veces para añadir actividades Escribir en para copiar los valores de Cheque "On Us" y Cheque "Not On Us" del archivo de Excel (celdas F6 y F7 respectivamente) a los campos correspondientes en la aplicación DoubleUI

   6. In the Activities panel, select the App/Web tab, and then drag a Click activity and drop it inside the Use Application/Browser activity after the Get Text activity. A Click activity is added in the Use Application/Browser activity.

   7. En la actividad Clic, haz clic en Indicar destino en pantalla, y, a continuación, mueve el puntero del ratón sobre el botón Aceptar en la aplicación DoubleUI.exe y, cuando esté resaltado, haz clic en el botón. El botón Aceptar se identifica como el destino y el botón Cancelar junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. Una imagen del destino y del anclaje se muestra en la actividad Clic.

      Indicaste que quieres hacer clic en el botón Aceptar de la aplicación DoubleUI.exe.

      

6. Marca el correo electrónico como leído y luego muévelo a una carpeta de Outlook.

   1. En el panel de actividades, selecciona la opción Correo y luego arrastra Marcar correo electrónico como leído/sin leer y suéltelo dentro de la actividad Para cada correo electrónico debajo de la actividad Utilizar aplicación/navegador. Se añade una actividad de Marcar correo electrónico como leído/no leído al panel Diseñador.

   2. En la actividad Marcar el correo electrónico como leído:

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to mark the current mail in the iteration.
      • From the Mark as drop-down menu, select Read.

   3. En el panel de actividades, arrastre una actividad para mover el correo electrónico dentro de la actividad Para cada correo electrónico, que se encuentra debajo de la actividad Marcar el correo electrónico como leído/no leído. Se añade una actividad de Mover de correo electrónico al panel Diseñador.

   4. En la actividad Mover correo electrónico:

      • Click Plus on the right side of the Email field and then select CurrentMail to indicate that you want to move the current mail in the iteration.

      • Click Plus on the right side of the Move to field, and then select Outlook > [Inbox] > [ProcessedDeposits]. You have indicated that you want to move the email to the ProcessedDeposits folder.

        

   5. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.

      For each email in the Outlook Search Folder, the body is copied to Excel, the data is extracted and entered in the DoubleUI desktop application, the email is then marked as read and moved to a different folder.Download example